Bạn có từng rơi vào trường hợp tổ chức cuộc họp nhưng người tham dự im lặng và không đưa ra ý kiến không? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn giải pháp mang tên điều phối cuộc họp Brainstorming.
Đây cũng là nội dung được Trainer Phan Hữu Lộc chia sẻ cùng các anh chị Quản lý Tập đoàn Hải Phát Land tại khoá Ultimate Middle Manager Online ngày 14, 16/09/2021.
Brainstorming là gì?
Từ “BRAINSTORM” được phát minh bới ông trùm ngành quảng cáo Alex Faickney Osborn, xuất hiện đầu tiên trong quyển sách Applied Imagination của ông từ những năm 1948. Sau khi gặp phải vấn đề về bí ý tưởng quảng cáo, Osborn đã quyết định gom tất cả nhân viên của mình vào một phòng và vắt kiệt bất cứ ý tưởng nào được nêu ra, từ đó Brainstorming ra đời.
Brainstorm là một phương pháp dùng để phát triển các ý tưởng sáng tạo cho một vấn đề. Phương pháp Brainstorming thu thập ý kiến dựa trên “số lượng” và không quan tâm “chất lượng”. Mọi ý kiến nêu ra đều được ghi nhận.
Ưu điểm của Brainstorming
- Thu thập được nhiều ý kiến trong thời gian ngắn.
- Tạo được không khí sôi nổi cho buổi họp.
- Thúc đẩy tinh thần hợp tác, phối hợp để đưa ra những ý tưởng đột phá giúp giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Người nêu ý kiến thoải mái vì ý kiến của mình không bị phán xét.
- Tận dụng tối đa mọi nguồn lực, mọi ý tưởng được nêu ra.
Nhược điểm của Brainstorming
- Dễ gây tình trạng lạc đề nếu chủ đề chung chung, thiếu cụ thể.
- Việc lựa chọn ra ý kiến để triển khai sẽ tốn nhiều thời gian vì có quá nhiều ý kiến thu thập được.
- Việc tham gia có thể không đồng đều, một số người đưa ra quá nhiều ý kiến và một số khác thì không tham gia.
05 bước thực hiện điều phối cuộc họp Brainstorming
Bước 1: Đặt ra một câu hỏi hoặc chủ đề để mọi người tham gia góp ý
Như tại buổi học của khoá UMM Online ngày 14, 16/09/2021, các anh chị quản lý tại công ty Hải Phát Land cùng nhau thảo luận về công dụng của kim kẹp giấy. Câu hỏi chủ đề được Trainer Phan Hữu Lộc đặc ra là: Những kim kẹp giấy này có thể dùng để làm gì?
Bước 2: Chọn ra một người thư ký ghi chép lại tất cả đáp án
Sẽ có rất nhiều ý kiến được đưa ra trong lúc brainstorming nên việc chọn ra người thư ký đề ghi chép là rất quan trọng. Việc ghi chép sẽ giúp thống kê tất cả các ý kiến được nêu ra, chúng sẽ thành data để phục vụ cho việc chọn ra ý tưởng tốt nhất sau khi buổi họp kết thúc.
Lưu ý, nhiệm vụ của người thư ký chỉ là ghi nhận lại ý kiến, không phán xét hay chê bai bất kì ý kiến nào, dud cho ý kiến đó nghe có vẻ điên rồ.
Bước 3: Đưa ra “luật chơi”
Bạn có thể đưa ra luật để mọi người có thể tuân theo, ví dụ: Mỗi người chỉ đưa ra ý kiến một lần và không được trùng lắp với những ý kiến được nêu ra trước đó. Sau khi đưa ra câu trả lời, người A sẽ chỉ định người tiếp theo để đưa ra ý kiến.
Có một luật chơi rõ ràng, cụ thể sẽ giúp mọi người dễ dàng hình dung được cách thực hiện brainstorming. Khi bắt đầu, nhân viên sẽ không tránh khỏi sự lúng túng, vì thế người chủ cuộc họp nên dẫn dắt và làm mẫu để nhân viên làm tốt hơn.
Bước 4: Bắt đầu “Brainstorming”
Việc để nhân viên chủ động nêu ý kiến ngay từ ban đầu đôi khi sẽ gặp khó khăn vì tâm lý ngại đưa ra ý kiến cá nhân. Để khắc phục tình trạng này, người chủ cuộc họp hãy chỉ định một đến hai nhân viên trả lời câu hỏi trước để kích thích mọi người tham gia.
Khi mọi người đã bắt đầu tham gia, hãy luôn khích lệ và tạo không khí hào hứng để mọi người có động lực đóng góp ý kiến sôi nổi. Phương pháp brainstorming lấy số lượng chứ không lấy chất lượng, vì vậy kết quả thu được càng nhiều ý kiến thì chứng tỏ nhà quản lý đã áp dụng phương pháp thành công.
Lưu ý không nên đưa ra bất cứ ý kiến bình phẩm nào, vì nó có thể ảnh hưởng đến tâm lý của người sau. Nếu khen người trước, người sau khi đưa ra ý kiến sẽ rụt rè vì sợ ý kiến của mình không đặc sắc bằng. Hoặc nếu chê ý kiến được đưa ra thật điên rồ thì người sau sẽ không còn tinh thần đóng góp nữa.
Bước 5: Cảm ơn và đánh giá kết quả thu được
Khi đã có đầy đủ các ý kiến, đừng quên cảm ơn nhân viên vì đã đóng góp trong cuộc họp.
Đây cũng là lúc cả nhóm sẽ ngồi lại “xử lý” cục dữ liệu này. Những việc cần làm là: Loại bỏ những ý kiến trùng lặp về ý nghĩa, “lạc đề”. Sau đó chỉ cần chọn lựa ra ý kiến phù hợp nhất để giải quyết vấn đề.
Giọng điệu – Yếu tố quyết định Brainstorming thành công!
Với cương vị là người dẫn dắt cuộc họp, nhà quản lý cần để ý tới giọng điệu của mình để khiến buổi Brainstorming càng trở trên sôi nổi và hiệu quả hơn. Nguyên tắc để truyền đạt hiệu quả là 7% phụ thuộc vào lời nói, 38% phụ thuộc vào giọng điệu và 55% phụ thuộc vào hình ảnh minh họa (có thể hiểu là body language).
Nhà quản lý nên sử dụng giọng điệu sôi nổi kết hợp với cử chỉ thoải mái như mở rộng vòng tay sẽ giúp nhân viên có cảm giác an tâm và được khích lệ tinh thần, từ đó họ sẽ đóng góp nhiều ý kiến hơn. Đây cũng là “bí mật” giúp buổi brainstorming diễn ra thành công,
Tạm kết về điều phối cuộc họp Brainstorming
Brainstorming là phương pháp khá phổ biến thường được áp dụng trong các cuộc họp trưng cầu ý kiến. Tuy nhiên không phải lúc nào việc sử dụng brainstorming cũng diễn ra thành công vì người chủ cuộc họp đôi khi phạm phải những sai lầm trong lúc thực hiện.
Hy vọng rằng những nội dung trên đây sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan nhất về brainstorming, đồng thời có cơ sở để luyện tập và thực hiện brainstorming thành công.