Đào tạo theo yêu cầu giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình phù hợp với năng lực đội ngũ quản lý, mục tiêu hiệu suất và những vấn đề thực tế trong công việc. Tuy nhiên, việc chỉ xác định tên khóa học hoặc danh sách kỹ năng mong muốn có thể chưa phản ánh đúng nhu cầu phát triển. Để chương trình mang lại giá trị ứng dụng, HR/L&D cần làm rõ những thông tin gì trước khi triển khai?

1. Đào tạo theo yêu cầu là gì?

Đào tạo theo yêu cầu (Customized Training) là hình thức đào tạo được thiết kế hoặc điều chỉnh dựa trên mục tiêu, đối tượng học viên và bối cảnh công việc cụ thể của từng doanh nghiệp.

Khác với chương trình có nội dung cố định, đào tạo doanh nghiệp theo yêu cầu cho phép điều chỉnh mục tiêu, chuyên đề, tình huống thực hành, thời lượng và kết quả đầu ra theo nhu cầu thực tế.

Đối với đội ngũ quản lý, sự khác biệt này đặc biệt quan trọng bởi cùng một kỹ năng có thể cần cách tiếp cận khác nhau tùy theo cấp quản lý và vấn đề đang gặp phải.

Ví dụ: Với chủ đề giao việc và trao quyền:

• Quản lý mới: Cần biết cách xác định nhiệm vụ, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ.
• Quản lý có kinh nghiệm: Cần cải thiện khả năng trao quyền, giảm tình trạng ôm việc và phát triển tính chủ động của nhân viên.

Nếu sử dụng cùng một nội dung cho cả hai nhóm, chương trình có thể chưa đáp ứng đúng nhu cầu phát triển.

Vì vậy, giá trị của đào tạo quản lý theo yêu cầu nằm ở khả năng tập trung vào những năng lực và hành vi quản lý cần thay đổi để góp phần nâng cao hiệu suất đội nhóm.

2. 05 thông tin cần chuẩn bị khi triển khai đào tạo quản lý theo yêu cầu

Trước khi liên hệ đơn vị đào tạo, HR/L&D nên thu thập những thông tin cơ bản để làm rõ mục tiêu và phạm vi chương trình.

Vấn đề hiệu suất cần giải quyết

Một yêu cầu đào tạo hiệu quả nên bắt đầu từ những khó khăn thực tế, thay vì chỉ từ tên khóa học mong muốn.

Chẳng hạn, doanh nghiệp nhận thấy nhiều phòng ban thường xuyên chậm tiến độ. Thay vì lập tức đề xuất khóa quản lý thời gian, HR/L&D cần xác định vấn đề xuất phát từ đâu:

• Quản lý chưa biết xác định thứ tự ưu tiên.
• Công việc được phân công thiếu rõ ràng.
• Các bộ phận chưa thống nhất trách nhiệm phối hợp.
• Quy trình hoặc nguồn lực chưa đáp ứng yêu cầu.

Nếu nguyên nhân liên quan đến năng lực quản lý, đào tạo có thể là giải pháp phù hợp. Ngược lại, những vấn đề về quy trình hoặc phân bổ nguồn lực có thể cần biện pháp cải thiện khác.

Thông tin cần chuẩn bị: Mô tả vấn đề, biểu hiện cụ thể, mức độ ảnh hưởng và kết quả doanh nghiệp muốn cải thiện.

Đối tượng và khoảng cách năng lực quản lý

Cùng một chương trình có thể không phù hợp với tất cả học viên. Vì vậy, doanh nghiệp cần làm rõ đặc điểm đội ngũ tham gia, bao gồm:

• Cấp quản lý, vị trí công việc và phạm vi trách nhiệm.
• Kinh nghiệm quản lý và những khó khăn thường gặp.
• Năng lực hiện tại so với yêu cầu của vị trí.

Bên cạnh khảo sát và phỏng vấn, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu đánh giá năng lực để xác định rõ hơn những nội dung cần ưu tiên.

Ứng dụng hệ thống VAC trong xác định nhu cầu đào tạo

Hệ thống VAC – VMP Assessment Center của VMP Academy hỗ trợ xây dựng khung năng lực theo vị trí và đánh giá năng lực quản lý dựa trên hành vi.

Thông qua các hình thức như đánh giá 180°-360° và bài tình huống, VAC cung cấp thêm dữ liệu về năng lực hiện tại và những khoảng cách cần xem xét.

Ví dụ, một doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất đội ngũ quản lý cấp trung có thể sử dụng dữ liệu đánh giá để nhận diện những nhóm năng lực cần ưu tiên như quản lý thực thi, phát triển nhân viên hoặc phối hợp liên phòng ban.

Tuy nhiên, kết quả đánh giá cần được đối chiếu với mục tiêu và bối cảnh công việc thực tế trước khi xác định chương trình đào tạo phù hợp.

Hành vi và kết quả mong đợi sau đào tạo

Một trong những thông tin quan trọng nhất khi xây dựng chương trình đào tạo theo yêu cầu là xác định người học cần thay đổi điều gì sau chương trình.

Thay vì đặt mục tiêu chung như “Nâng cao kỹ năng quản lý đội nhóm”, doanh nghiệp nên làm rõ các hành vi có thể quan sát trong công việc.

Ví dụ: Với chương trình kỹ năng giao việc, kết quả mong đợi có thể là:

• Quản lý xác định rõ mục tiêu và tiêu chuẩn hoàn thành trước khi giao việc.
• Nhân viên hiểu trách nhiệm và quyền hạn khi nhận nhiệm vụ.
• Quản lý duy trì theo dõi, phản hồi và hỗ trợ phù hợp trong quá trình thực hiện.

Những hành vi này có thể được theo dõi sau đào tạo, giúp doanh nghiệp có cơ sở đánh giá mức độ vận dụng thay vì chỉ ghi nhận kết quả học tập tại lớp.

Tình huống quản lý thực tế của doanh nghiệp

Chương trình đào tạo sẽ có tính ứng dụng cao hơn khi học viên được thực hành trên những vấn đề quen thuộc trong công việc.

Doanh nghiệp có thể cung cấp các tình huống như:

• Nhân viên liên tục không hoàn thành công việc đúng thời hạn.
• Quản lý gặp khó khăn khi trao quyền hoặc phản hồi nhân viên.
• Các phòng ban thường xuyên phát sinh bất đồng trong quá trình phối hợp.
• Đội nhóm chưa đạt KPI dù đã có kế hoạch thực hiện.

Những tình huống này giúp đơn vị đào tạo hiểu rõ bối cảnh và xây dựng hoạt động thực hành phù hợp.

Ví dụ: Với chương trình quản trị hiệu suất, thay vì chỉ học cách thiết lập KPI, học viên có thể phân tích một trường hợp đội nhóm không đạt mục tiêu để xác định nguyên nhân và đề xuất kế hoạch cải thiện.

Đây là cơ sở để kết nối kiến thức đào tạo với những yêu cầu công việc người quản lý đang trực tiếp đảm nhận.

Điều kiện triển khai và yêu cầu theo dõi ứng dụng

Bên cạnh nội dung, doanh nghiệp cần thống nhất những điều kiện tổ chức để đảm bảo chương trình phù hợp với nguồn lực và hoạt động vận hành.

Các thông tin nên chuẩn bị gồm:

• Quy mô và hình thức: Số lượng học viên, địa điểm, đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến.
• Thời lượng và ngân sách: Quỹ thời gian học tập và mức đầu tư dự kiến.
• Yêu cầu sau đào tạo: Hoạt động thực hành, kế hoạch ứng dụng và cách theo dõi kết quả.

Với những chương trình cần phát triển đồng bộ năng lực quản lý, doanh nghiệp có thể cân nhắc hình thức Inhouse để tổ chức đào tạo riêng cho đội ngũ.

>> Đào tạo Inhouse là gì? So sánh Inhouse và Public khi nâng cao năng lực quản lý.

3. Làm thế nào để đánh giá một đề xuất đào tạo theo yêu cầu?

Sau khi cung cấp những thông tin đầu vào, doanh nghiệp cần xem xét mức độ phù hợp của chương trình do đơn vị đào tạo đề xuất.

Bốn tiêu chí quan trọng gồm:

Ví dụ: Nếu mục tiêu là giảm tình trạng quản lý ôm việc, một đề xuất chỉ giới thiệu lý thuyết về trao quyền có thể chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu.

Chương trình cần thể hiện cách học viên thực hành lựa chọn nhiệm vụ để giao, xác định mức độ trao quyền và xây dựng phương án theo dõi mà không can thiệp quá mức.

Đồng thời, cần xác định những hành vi quản lý sẽ được áp dụng sau lớp học để có cơ sở đánh giá sự cải thiện.

Một đề xuất đào tạo theo yêu cầu phù hợp cần làm rõ năng lực nào được phát triển, học viên sẽ thực hành như thế nào và kết quả được theo dõi ra sao.

4. Giải pháp đào tạo quản lý theo yêu cầu tại VMP Academy

Với định vị “Đối tác phát triển năng lực quản lý hiệu suất cao dựa trên công việc thực tế”, VMP Academy tập trung xây dựng các chương trình đào tạo quản lý theo yêu cầu, gắn với năng lực, hành vi và mục tiêu hiệu suất của từng doanh nghiệp.

Giải pháp được triển khai theo ba giai đoạn PRE – IN – POST:

PRE – Xác định nhu cầu và năng lực cần phát triển

Kết hợp khảo sát, trao đổi với doanh nghiệp và dữ liệu đánh giá năng lực từ VAC khi phù hợp, nhằm nhận diện những khoảng cách năng lực quản lý cần ưu tiên.

IN – Thiết kế và triển khai đào tạo dựa trên công việc

Ứng dụng Work-Based Design 4D™ (Define – Design – Deliver – Demonstrate) kết hợp phương pháp Learning By Doing 3V (Vui vẻ – Vận động – Vận dụng).

Nội dung được thiết kế theo vấn đề thực tế, giúp học viên thực hành các kỹ năng quản lý và công cụ có thể vận dụng trong công việc.

POST – Theo dõi ứng dụng sau đào tạo

Kết nối chương trình với kế hoạch hành động, theo dõi việc vận dụng và đánh giá sự thay đổi hành vi quản lý theo mục tiêu đã thống nhất với doanh nghiệp.

Các chương trình có thể tập trung vào những nhóm năng lực như quản lý kết quả, trao quyền và phát triển nhân viên, phối hợp liên phòng ban, chuẩn hóa và cải tiến hiệu suất đội nhóm.

Với doanh nghiệp mong muốn phát triển năng lực quản lý đồng bộ, VMP Academy cung cấp giải pháp đào tạo Inhouse được thiết kế phù hợp với cấp quản lý, bối cảnh công việc và mục tiêu phát triển riêng.

>> TÌM HIỂU GIẢI PHÁP ĐÀO TẠO INHOUSE CHO QUẢN LÝ TẠI VMP ACADEMY