Sau mỗi cuộc họp, nếu người nhân viên biết được mình cần làm gì để đạt được mục tiêu và bắt tay ngay vào công việc chứng tỏ được sự thành công của nhà quản lý. Bí quyết nằm ở phương pháp hoặc công cụ mà người quản lý đã áp dụng. Ngày hôm nay, VMP giới thiệu đến bạn một công cụ điều phối cuộc họp hiệu quả mang tên LION.
Đây cũng là công cụ được Trainer Phan Hữu Lộc chia sẻ trong khóa UMM Online – Ultimate Middle Manager ngày 07 – 08/082021 vừa qua. “Sau khoá học, em ấn tượng nhất với mô hình điều phối cuộc họp LION. Phương pháp này giúp giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và thoải mái theo từng bước” – Chia sẻ từ chị Ánh Nhật – Học viên khoá UMM Online.
Mô hình điều phối cuộc họp hiệu quả LION
LION là từ viết tắt của Last time – Issue – Options – Next step. Áp dụng LION trong cuộc họp giúp nhân viên hình dung rõ ràng những việc cần làm sau cuộc họp, tránh lan man và bỏ sót thông tin. Mô hình khuyến khích các cá nhân trong đội nhóm chủ động giải trình về những vấn đề gặp phải hay những thành tựu đạt được trong quá trình làm việc. Qua đó, tự rút bài học kinh nghiệm và định hướng những bước đi tiếp theo để làm tốt hơn.
Last time: Nhân viên đã áp dụng được gì trước đó?
Nhà quản lý có thể mở đầu cuộc họp bằng cách “điểm qua” các công việc mà các thành viên trong nhóm đang phụ trách. Theo đó, mỗi thành viên sẽ tự trình bày về tình trạng, tiến độ công việc hiện tại, những gì đã áp dụng thành công trong công việc thời gian vừa rồi.
Issue: Vấn đề mà nhân viên đang gặp phải là gì?
Người quản lý tiếp tục “thăm hỏi” những vấn đề mà người nhân viên đang gặp phải trong quá trình làm việc, để xác định những nguyên nhân khiến công việc chưa được hoàn thành. Đồng thời, người quản lý cũng khích lệ người nhân viên đưa ra những quan điểm cá nhân về việc cải thiện công việc tốt hơn.
Options: Chúng ta sẽ lựa chọn cách thức nào để giải quyết công việc
Khi nắm được nguyên nhân của vấn đề và nghe các giải pháp đề xuất từ nhân viên, nhà quản lý cần đứng ra với vai trò một nhà lãnh đạo để chọn cách thức giải quyết phù hợp nhất. Điều này rất quan trọng vì “phương pháp quyết định kết quả”, chọn lựa phương pháp đúng sẽ giải quyết được vấn đề trước đó và đạt được kết quả như mong đợi.
Next step: Bước tiếp theo chúng ta cần làm gì?
Sau khi đã chọn lựa phương pháp phù hợp, bước tiếp theo nhà quản lý cần hướng dẫn cho nhân viên của mình thực hiện các bước tiếp theo. Trong trường hợp cần thiết, nhà quản lý có thể làm mẫu cho nhân viên của mình rằng công việc đó cần làm như thế nào, theo trình tự các bước ra sao để người nhân viên nắm rõ.
Phương pháp Brainstorming – Trợ thủ đắc lực cho LION
Thông thường trong cuộc họp, việc kêu gọi người tham dự nêu ý kiến là rất khó khăn và ít có nhân viên chủ động làm việc này. Đặc biệt là trong việc nêu ra các vấn đề và giải pháp khắc phục. Phương pháp Brainstorming là một công cụ hữu ích giúp kích thích khả năng sáng tạo của người tham dự cuộc họp để họ đưa ra các sáng kiến vô cùng mới mẻ và thú vị. Brainstorming cũng được xem là “trợ thủ đắc lực” cho nhà quản lý thu thập thông tin trong các cuộc họp.
Để áp dụng Brainstorming, người quản lý cần làm theo các bước sau:
Bước 1: Đặt ra một câu hỏi hoặc chủ đề để mọi người tham gia góp ý.
Bước 2: Chọn ra một người thư ký ghi chép lại tất cả đáp án (lưu ý, ghi nhận kể cả những đáp án được cho là điên rồ nhất và không phán xét).
Bước 3: Chỉ định một đến hai nhân viên trả lời trước để kích thích mọi người trả lời theo. Khi mọi người đã bắt đầu tham gia, hãy luôn khích lệ và tạo không khí hào hứng để mọi người có động lực đóng góp ý kiến sôi nổi.
Bước 4: Xem kết quả thu được. (Phương pháp brainstorming lấy số lượng chứ không lấy chất lượng, vì vậy kết quả thu được càng nhiều ý kiến thì chứng tỏ nhà quản lý đã áp dụng phương pháp thành công).
“Brainstorming giúp em định hình rõ ràng hơn trong quá trình làm việc với đội nhóm của mình, đồng thời nó sẽ giúp em rất nhiều trong các cuộc họp. Em nghĩ rằng mình có thể áp dụng ngay phần này vào công việc và cuộc sống” – chia sẻ từ anh Mike Thành – Học viên khóa UMM Online ngày 07-08/08/2021.
Tạm kết cho điều phối cuộc họp hiệu quả với Lion
Trong khi Lion giúp nhà quản lý điều phối cuộc họp một cách hiệu quả thì Brainstorming là trợ thủ đắc lực giúp nhà quản lý kích thích được không khí sôi nổi của cuộc họp và thu tập được nhiều ý kiến.
UMM – Ultimate Middle Manager Online là khóa đào tạo năng lực toàn diện cho nhà quản lý. Khóa học giúp nhà quản lý thay đổi tư duy mạnh mẽ, biết và áp dụng thành công các phương pháp, kỹ năng để trở thành một nhà quản lý toàn diện: Thực hiện tốt hai công việc lớn nhất đó là quản lý công việc và lãnh đạo con người.
Cảm ơn các anh chị quản lý đến từ doanh nghiệp hàng đầu trong và ngoài nước như Công Ty Mainetti Việt Nam, Công ty Zuellig Pharma Việt Nam, Công Ty TNHH Super Cargo Service, Trường mầm non Golden Key,… đã dành thời gian tham dự khóa UMM Online ngày 07 – 08/08/2021. Hy vọng những tổng kết trên đây sẽ giúp ích được cho công việc của các anh chị.