Bạn đã từng gặp những vấn đề khó khăn mà chưa biết cách giải quyết? Bạn đã từng tự hỏi tại sao rắc rối luôn diễn ra xung quanh công việc của bạn? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 05 bước để rèn luyện những kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả.
Đây cũng là nội dung được trích từ khóa “Kỹ năng giải quyết vấn đề” do TS. NGUYỄN CHÍ BÌNH – Chuyên gia cấp cao tại VMP Academy chia sẻ cùng các anh chị tại công ty Ajinomoto.
Bước 1: Tìm hiểu và thu thập thông tin
“Vấn đề” là những rắc rối, những khó khăn, những trì trệ, những mâu thuẫn, … mà chúng ta phải tìm cách khắc phục, giải quyết để đảm bảo cho các hoạt động của đơn vị đi theo đúng mục tiêu, quỹ đạo và kế hoạch đã đặt ra. Vậy thì bước đầu tiên sẽ là tìm hiểu và thu thập thông tin nhằm xác định nguyên nhân về vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Hai điều cần lưu ý trong việc thu thập thông tin chính là:
Thông tin kịp thời: nhất là trong sản xuất kinh doanh. Nó đòi hỏi tổ chức, doanh nghiệp phải xây dựng được một chế độ thu thập thông tin một cách đầy đủ và thường xuyên.
Thông tin nhiều chiều và không xét đoán trước về kết quả để đảm bảo tính khách quan.
Bước 2: Phân tích vấn đề (có 2 phương pháp chính)
Phương pháp 1: Biểu đồ xương cá
Còn gọi Ishikama, Sơ đồ nhấn mạnh nguyên nhân – kết quả của vấn đề. Với biểu đồ này, nhà quản lý sẽ không bỏ sót những nguyên nhân có thể khiến vấn đề phát sinh.
Phương pháp 2: Sử dụng mô hình 5WHY
Phương pháp này dùng để tìm ra nguyên nhân gốc của vấn đề, từ đó có giải pháp phù hợp.
Ví dụ: A thường xuyên đi muộn, gây ách tắc công việc
WH 1: Tại sao A thường xuyên đi muộn. Suy ra A bị tắc đường
WH 2: Tại sao A bị tắc đường. Suy ra A ra khỏi nhà muộn
WH 3: Tại sao A ra khỏi nhà muộn. Suy ra A phải thức khuya làm việc mang về từ Công ty
WH 4: Tại sao A phải thức khuya làm việc mang về từ Công ty. Suy ra vì sếp giao quá nhiều việc
WH 5: Tại sao sếp giao quá nhiều việc. Suy ra phòng có 4 người chỉ có A là có năng lực, các nhân viên khác không được việc
Bước 3: Hình thành giải pháp
Đây là một bước rất quan trọng trong những kỹ năng giải quyết vấn đề. Đó là quá trình xác định, phân tích nguyên nhân, lựa chọn giải pháp tối ưu, triển khai và đánh giá giải pháp nhằm loại bỏ mâu thuẫn giữa thực tế và mong muốn.
Bạn có thể dựa vào tiến trình DECIDE để hình thành giải pháp
Devise objectives: Đưa ra mục tiêu giải quyết
Establish options: Liệt kê các cách có thể giải quyết
Compare options: So sánh các giải pháp
Identify the best choice: Xác định lựa chọn tốt nhất
Direct the choice: Chỉ đạo lựa chọn
Ensure results: Đảm bảo kết quả
Bước 4: Thực hiện giải pháp
Sau khi đã phân tích và dự đoán kết quả, lựa chọn giải pháp, người quản lý phải ra quyết định hành động. Có 3 cách ra quyết định:
- Có được sự đồng ý của cả nhóm. Đặc biệt, có được sự đồng ý của đa số là cách tốt nhất. Muốn vậy thì cần phải làm cho nhân viên hiểu được vai trò của người lãnh đạo
- Tìm kiếm sự ủng hộ của số đông nhân viên
- Sử dụng quyền lực của nhà quản lý (Chỉ dùng khi khẩn cấp và có nhiều hạn chế)
Bước 5: Theo dõi và đánh giá
Bước cuối cùng cực kỳ quan trọng vì đây sẽ là cơ sở để đánh giá nhà quản lý đã nắm được những kỹ năng giải quyết vấn đề hay chưa.
Những điều cần lưu ý ở giai đoạn này là: đối chiếu các chỉ tiêu theo kế hoạch, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện giải pháp để có hiệu quả cao, tiến hành điều chỉnh để phù hợp với điều kiện thực tiễn.
Kết luận:
Nắm vững những kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ là hành trang hiệu quả giúp nhà quản lý cân bằng công việc và tránh những rắc rối không cần thiết. Rất cám ơn các anh chị quản lý công ty Ajinomoto đã đồng hành cùng VMP Academy hoàn thành khóa học. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ hỗ trợ anh chị đáp ứng được nhu cầu công việc và ngày càng phát triển.
Được thành lập từ năm 1991, Công ty Ajinomoto Việt Nam là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài thuộc Tập đoàn Ajinomoto, Nhật Bản với giá trị đầu tư ban đầu hơn 8 triệu đô la Mỹ. Trải qua 30 năm hoạt động, Công ty đã không ngừng phát triển mở rộng mạng lưới kinh doanh và nâng công suất sản xuất các sản phẩm.