Bạn đang loay hoay không biết nên xây dựng quy trình đào tạo nhân viên như thế nào, cần những bước gì và mỗi bước cần làm như thế nào? Bài viết này là “cứu tinh” dành cho bạn khi cung cấp 5 bước trong quy trình đào tạo nhân viên: Xác định nhu cầu, lên kế hoạch triển khai, đo lường đánh giá và cải tiến hoạt động đào tạo. 

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo qua doanh nghiệp, người học và thị trường

Đối với doanh nghiệp, bạn dựa trên mục tiêu kinh doanh của tổ chức. Từ đó bạn suy ra những năng lực cần thiết để có thể đạt được mục tiêu này (tùy thuộc vào các phòng ban sẽ có năng lực đặc thù riêng). Sau đó, so sánh với năng lực đội ngũ hiện tại, bạn sẽ tìm ra được những năng lực còn thiếu và tiến hành đào tạo. 

Đối với người học, bạn sử dụng GAP Model để xác định nhu cầu đào tạo. GAP là viết tắt của Goal – Mục tiêu học viên mong muốn đạt được là gì? Action – Hành vi học viên muốn thay đổi để tốt hơn? Programs – Những nội dung học viên quan tâm trong khóa học?

Đối với thị trường, bạn tiến hành tìm hiểu, khảo sát xem thị trường ở thời điểm hiện tại đang cần những năng lực gì, liệu nó có phù hợp với chương trình mà bạn sắp đào tạo cho nhân viên hay không. Ví dụ: Do ảnh hưởng từ đại dịch, mọi hoạt động chuyển sang online nhiều hơn, cũng chính vì thế các công cụ làm việc online cũng phát triển hơn. Thị trường cần những người có năng lực sử dụng thuần thục các công cụ làm việc từ xa. Dựa vào đây, bạn đề xuất các chương trình đào tạo năng lực phù hợp.

Có thể bạn quan tâm: Xác định nhu cầu đào tạo thông qua 7 dấu hiệu.

Bước 2: Lên kế hoạch đào tạo chuyên sâu với mẫu sẵn

Sau khi xác định nhu cầu đào tạo và vạch ra được những năng lực cần đào tạo, bước tiếp theo bạn cần làm đó là lên kế hoạch đào tạo. Có 03 bước lập kế hoạch, đó là:

Bước 1: Xác định mục tiêu SMART

Bước 2: Liệt kê công việc bằng Brainstorming

Bước 3: Bắt đầu lập kế hoạch

Xem chi tiết các bước lập kế hoạch tại đây.

Một số công cụ giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả là 5W1H, biểu đồ Gantt, biểu đồ xương cá,… Ngoài ra, để có thể lập kế hoạch đào tạo một cách chuyên sâu, biểu mẫu có sẵn sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp bạn thực hiện công việc này nhanh hơn. Dựa vào biểu mẫu, bạn có thể điều chỉnh các mục cho phù hợp với doanh nghiệp hiện tại. 

Tải mẫu lập kế hoạch đào tạo chuyên sâu tại đây. 

Bước 3: Triển khai đào tạo 

Để triển khai chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả, bạn cần chủ bị đầy đủ các tài liệu sau:

• Outline khóa học: Nêu sơ lược về các nội dung sẽ truyền đạt trong khoá đào tạo. Tải template chuẩn tại đây.
• Agenda: Lịch trình khoá học, bao gồm các khung giờ cố định và hoạt động tương ứng.
• Check list: Bảng kê các dụng cụ sẽ sử dụng trong khóa học (như flipchart, bút lông, laser pointer,…). Tải mẫu checklist tại đây.
• Leader guide: Là bài giảng chi tiết, liệt kê các hoạt động dẫn giảng một cách cụ thể, bao gồm cả nội dung sẽ nói, vật dụng, trò chơi cần thiết để phục vụ cho nội dung đó.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, bước tiếp theo bạn cần làm là tiến hành đào tạo, quá tình này gồm hai bước:

• Bước 1: Pilot Training – Tổ chức đào tạo thử nghiệm cho một nhóm nhóm nhỏ.
• Bước 2: Training – Tiến hành đào tạo thật trên quy mô rộng hơn. 

Bước 4: Đo lường, đánh giá hoạt động đào tạo

Sau khi triển khai chương trình đào tạo, bạn cần tiến hành đo lường, đánh giá các hoạt động đào tạo để biết liệu các hoạt động này có mang lại hiệu quả như mong đợi. Có 04 cấp độ giúp bạn đo lường, đánh giá hoạt động đào tạo trong tổ chức:

Cấp độ 1: Reaction – Mức độ hài lòng của học viên sau đào tạo?

Cấp độ 2: Learning – Học viên đã học được những gì?

Cấp độ 3: Behavior – Học viên có áp dụng được vào công việc?

Cấp độ 4: Result – Hiệu quả công việc cải thiện không?

Trong quá trình đánh giá, bạn cần đưa ra những bằng chứng cụ thể, đo lường được. Ví dụ, ở mức độ hài lòng của học viên, bạn cho làm khảo sát và tổng hợp số liệu xem mức độ hài lòng đang ở mức mấy, cần cải thiện điều gì. Tương tự với các cấp độ khác. Khi đã thu thập đầy đủ chuyển sang bước 5.

Bước 5: Cải tiến quy trình đào tạo với PDCA

PDCA là viết tắt của Plan – Do – Check – Action. Đây là chu trình giúp bạn cải tiến công việc đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp. Sau khi hoàn thành 4 bước xác định nhu cầu đào tạo, lên kế hoạch, triển khai, đo lường đánh giá đào tạo, bạn thu được những điểm làm được và chưa được.

Dựa vào kết quả này, bạn tiếp tục lên plan để triển khai các chương trình đào tạo nội bộ khác với mục tiêu phát huy những điểm làm được và cải thiện những điểm chưa tốt. Cứ như vậy, lặp lại chu trình PDCA sẽ giúp bạn cải tiến quy trình đào tạo nội bộ.

Tạm kết về quy trình đào tạo nhân viên

Trên đây là 05 bước trong quy trình đào tạo nhân viên “chuẩn” cho doanh nghiệp. Lặp đi lặp lại 5 bước này sẽ giúp bạn hình thành một quy trình đào tạo nhân viên chuyên nghiệp. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây giúp ích được đến công việc của bạn. Nội dung được trích từ khóa Training Manager FX – Nhà quản lý đào tạo tiên phong.