Trong chu trình TNA có bước phân tích chi phí. Nhưng các chi phí này không phải lúc nào cũng được tối ưu theo mục tiêu của Doanh nghiệp. Nhiệm vụ của Quản lý Đào tạo là giảm các chi phí cần thiết để phù hợp với ngân sách cho phép.
Khi đã ưu tiên các nhu cầu đào tạo của nhân viên và soạn thảo ngân sách ban đầu, chúng ta có thể xem xét những cách để tối đa hóa hiệu quả chi phí.
Xem thêm: 08 cách để tối phân tích mọi đào tạo
Khi xem xét các tích lũy (cumulative expenses) của chi phí cho mỗi nhân viên, Quản lý Đào tạo có thể dùng 9 cách để tối ưu chi phí đào tạo như sau để tối ưu:
1/ Đào tạo nhóm (Group Training)
Tận dụng chiết khấu của dịch vụ chuyên nghiệp bằng cách đào tạo nhiều nhân viên cùng một lúc.
2/ Tìm giảng viên trong nội bộ công ty (Find Trainers within your company)
Tập trung vào phát triển một nhân viên có năng lực cao về kỹ năng giao tiếp, tương tác và nhờ họ đào tạo phần còn lại. Chúng ta có thể mở rộng mô tả công việc của họ bao gồm cả đào tạo đồng nghiệp.
Tìm giảng viên tại đây: Đào tạo giảng viên nội bộ
3/ Lưu trữ các sự kiện định kỳ (Hosting Weekly or Monthly events)
Cách này không nhất thiết phải được tổ chức theo hướng nghiêm túc. Chúng ta có thể tận dụng các dịp này để gia tăng tinh thần đoàn kết của Nhân viên theo hướng đào tạo và cải thiện động lực. Chọn một chủ đề thảo luận và bao gồm tất cả các câu hỏi, mối quan tâm liên quan. Lắng nghe thông tin họ chia sẻ và tổng hợp trong các email hoặc bản ghi nhớ tiếp theo (memos).
4/ Nhân viên đào tạo chéo (Cross-training employees)
Đây là thông lệ phổ biến ở các Doanh nghiệp dựa vào lực lượng lao động nhanh nhẹn. Chúng ta giao cho Nhân viên vai trò, trách nhiệm mới và thiết kế chương trình để họ làm việc với những người đã thành thạo nghiệp vụ cần đào tạo. Theo đó, chúng ta cần thay đổi vai trò thường xuyên để giữ cho nhân viên có động lực và liên tục học hỏi.
5/ Bắt đầu một chương trình cố vấn (Starting a Mentorship Program)
Một chương trình cố vấn mang lại lợi ích đến những người lao động mới và thiếu kinh nghiệm mà không cần Quản lý thực sự trả tiền cho việc đào tạo của họ. Có một nhân viên cao cấp hoạt động như người cố vấn và dễ dàng chuyển tiếp vào môi trường công ty.
6/ Sử dụng lại các tài liệu (Re-using materials)
Hầu hết các tài liệu đào tạo như video với thời hạn sử dụng dài và có thể được dùng nhiều lần. Nhiều văn phòng muốn tối giản không gian làm việc bằng cách thanh lý các tài liệu không cần thiết. Nhưng sách, đĩa CD, DVD có thể được lưu trữ và sử dụng cho nhân viên mới. Vì vậy hãy sắp xếp cất giữ cho lần Đào tạo tiếp theo.
7/ Giáo dục điện tử (eLearning)
Các tùy chọn điện tử có giá cả phải chăng hơn so với đào tạo truyền thống. Giáo dục điện tử thường liên quan đến việc giảm chi phí vật chất vì tất cả hoặc hầu hết các thông tin đào tạo đều có sẵn trên nền tảng trực tuyến. Nó cho phép linh hoạt và giảm chi phí đi lại, vì nhân viên có thể truy cập các khóa học từ xa. Mô hình Giáo dục điện tử hỗ trợ sự phát triển của người học trong thời gian thực, cung cấp một mức độ cá nhân hóa và đồng bộ hóa nhất định.
8/ Hiệp hội hoặc nhóm thương mại (Associations or Trade Groups)
Một số hiệp hội ngành cung cấp các chương trình đào tạo giảm giá hoặc miễn phí cho thành viên tại sự kiện hàng năm, trực tuyến và thông qua những hội thảo.
9/ Chuyển sang Nhà cung cấp và Khách hàng(Turning to your Vendors and Clients)
Chúng ta có thể thương lượng đào tạo miễn phí hoặc giảm chi phí từ những nhà cung cấp cho các dự án, sản phẩm cụ thể. Khách hàng có động lực đầu tư vào đào tạo nếu điều đó giúp họ nhận được dịch vụ tốt hơn.
Quản lý Đào tạo có thể sử dụng các kỹ thuật này riêng lẻ hoặc kết hợp dựa trên nhu cầu của chúng ta. Như vậy, việc tận dụng các kênh nội bộ và bên ngoài có thể giúp Quản lý Đào tạo tối ưu chi phí. Nếu thực hiện tốt một cách linh hoạt xuyên suốt các giai đoạn kinh doanh cụ thể của Doanh nghiệp, ngân sách Đào tạo không còn là “nỗi lo” trong dài hạn.
Hy vọng với 9 cách để tối ưu chi phí đào tạo như trên, quý Độc giả và Doanh nghiệp có thể một phần nào đó tối ưu được chi phí bỏ ra trong chính Doanh nghiệp của mình.
Bạn có thể xem thêm các khóa học: Tại đây
Nguồn: Nhiều nguồn tham khảo kết hợp kinh nghiệm thực tế.