KPI đánh giá hiệu quả đào tạo là một trong số những nhân tố quan trọng giúp Training Manager biết được khóa học có đạt được mục tiêu như mong đợi hay không. KPI được đo lường thông qua các yếu tố liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến khóa học. Ở bài viết này, VMP Academy sẽ giới thiệu 8 loại KPI đánh giá hiệu quả đào tạo liên quan trực tiếp đến khóa học bạn không thể bỏ qua.
1. KPI đánh giá hiệu quả đào tạo: Tỷ lệ đậu/rớt (Activity Pass/Fail Rate)
Nhà quản lý đào tạo cho học viên kiểm tra sau khóa học. Sau đó so sánh số lượng học viên đạt hay không đạt. Thông qua kết quả này có thể đánh giá ba thứ: một là nội dung đào tạo, hai là phương pháp đào tạo liệu có phù hợp với năng lực nhân viên, và cuối cùng là mức độ tiếp thu của nhân viên.
Nếu số lượng học viên rớt quá nhiều, nhà quản lý đào tạo tiến hành khảo sát, đánh giá lại về nội dung, phương pháp đào tạo và năng lực hiện tại của nhân viên. Với mục đích cải tiến khóa đào tạo chất lượng hơn trong lần tiếp theo.
2. Điểm kiểm tra trung bình (Average Test Score)
Loại KPI này có thể áp dụng khi bạn đưa ra một phương pháp giảng dạy mới và dùng nó để đánh giá mức độ tiếp thu của học viên. Theo dõi điểm kiểm tra theo thời gian sẽ cho phép bạn biết được liệu thay đổi đó có tác động tích cực hay tiêu cực đến hiệu quả của khóa đào tạo. Qua đó, đưa ra các điều chỉnh về mặt nội dung, phương pháp đào tạo sao cho phù hợp.
Ngoài ra, theo dõi điểm kiểm tra trung bình thường xuyên cũng giúp bạn phát hiện ra những bất thường khi điểm số đột ngột tăng hoặc giảm. Nó phản ánh sự thay đổi trong môi trường doanh nghiệp. Có thể mục tiêu hiện tại của bộ phận đã đổi mới, và nội dung bài test của bạn không còn phù hợp nữa.
3. Phần trăm hoàn thành đào tạo (Training Completion Percentage Rate)
KPI đánh giá hiệu quả đào tạo thứ 3 bạn có thể tham khảo là tỷ lệ phần trăm hoàn thành khóa học. Bạn có thể theo dõi báo cáo thường xuyên để đảm bảo các khóa học không bị “bỏ quên”. Trong trường hợp bạn làm ở doanh nghiệp theo mùa, chẳng hạn doanh nghiệp FMCG sẽ tập trung đào tạo nhân sự mạnh vào tháng 7, 8 hàng năm để chuẩn bị cho dịp Sale lớn vào cuối năm.
Lúc này, hãy đảm bảo rằng nhân sự hoàn thành tất cả các khóa đào tạo trước tháng 8. Trong trường hợp tỷ lệ hoàn thành đào tạo của các bộ phần thấp hơn 100%, hãy thông báo cho quản lý các bộ phận để họ đảm bảo rằng nhân viên sẽ hoàn thành khóa học đúng hạn.
4. KPI đánh giá hiệu quả đào tạo: Mức độ hoàn thành vai trò công việc (Job Role Competency Rate)
Nhà quản lý sẽ đảm nhận việc theo dõi mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân.Thông thường, nhà quản lý sẽ đảm nhận việc theo dõi mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân. Thông qua kết quả này, nhà quản lý có thể đánh giá được sự tiến bộ của nhân viên sau khóa đào tạo. Đồng thời, tìm ra được điểm mạnh/yếu của từng nhân viên trong bộ phận và có thể giao các công việc phù hợp để họ có thể phát triển thế mạnh cá nhân, hoặc luân chuyển sang bộ phận khác phù hợp hơn.
Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để nhà phụ trách đào tạo đánh giá được mức độ thành công của khóa học. Qua đó, chọn lọc nội dung để xây dựng cải tiến các khóa đào tạo trong tương lai cho lực lượng lao động kế thừa.
5. Khả năng hoàn thành công việc của bộ phận (Departmental Job Competence Rate)
KPI đánh giá hiệu quả đào tạo tiếp theo là khả năng hoàn thành công việc của bộ phận. Bạn có thể chạy báo cáo này để xem tỷ lệ phần trăm số người hoàn thành công việc trong bộ phận và so sánh với tỷ lệ tổng của toàn công ty. Hoặc bạn có thể so sánh kết quả giữa các bộ phận với nhau.
Điều này giúp bạn đánh giá năng lực trong một bộ phận hoặc giữa các bộ phận khác nhau. Bộ phận nào có tỷ lệ nhân viên hoàn thành công việc thấp nhất sẽ phải chủ động thay đổi để cải thiện hiệu quả.
6. Phần trăm học viên tuân thủ (Compliance Percentage Rate)
KPI đánh giá hiệu quả đào tạo này cho phép nhà quản lý đào tạo theo dõi liệu học viên có đang tuân thủ tham gia các khóa học theo mục tiêu ban đầu hay không. Hoặc họ có đang hoàn thành đúng các công việc được giao theo hạn định hay không. Việc đánh giá có thể thực hiện theo tuần, tháng hoặc quý.
Việc đánh giá thông qua chỉ số này cũng cho Training Manager cái nhìn tổng quan về tinh thần học tập của tổ chức. Trong trường hợp học viên không hoàn thành đúng theo tiến độ, Training Manager thông báo cho trưởng các bộ phận để họ nhắc nhở nhân viên hoàn thành theo hạn định. Về lâu dài, nhà phụ trách đào tạo cần xây dựng văn hóa học tập chủ động để học viên tham gia với tinh thần tích cực, mang hiệu quả cao.
7. Tỷ lệ tham gia khóa học (Class Attendance Rate)
Một loại KPI đánh giá hiệu quả đào tạo khác có thể kể đến là tỷ lệ tham gia khóa học của học viên. Bạn có thể đánh giá dựa trên số lượng học viên tự nguyện đăng ký tham gia, số hiện diện và vắng mặt.
Giả sử bạn tổ chức khóa đào tạo về Leadership mỗi tháng dành cho 20 học viên, dựa vào các chỉ số nêu trên, bạn đánh giá được nội dung khóa học có được nhân viên hưởng ứng hay không, đây có phải là nội dung mà họ đang quan tâm thời điểm hiện tại hay không. Qua đó xây dựng các chương trình đào tạo khớp hơn với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
8. Thời gian trung bình hoàn thành khóa đào tạo (Average Time to Completion)
Bạn cần thiết lập một bản thống kê thời gian trung bình hoàn thành khóa đào tạo của các nhân viên hoặc tổng bộ phận. Đây sẽ là yếu tố quan trọng giúp bạn đánh giá ROI đào tạo.
Bạn có thể tính chi phí đào tạo trong trường hợp này đơn giản thông qua công thức sau: Số người hoàn thành khóa đào tạo x Thời gian hoàn thành trung bình x Mức lương trung bình theo giờ.
Tạm kết về KPI đánh giá hiệu quả đào tạo
Trên đây là 8 loại KPI đánh giá hiệu quả đào tạo mà bạn có thể tham khảo áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, để có thể ứng dụng thành thạo các công cụ đánh giá hiệu quả đào tạo, bạn có thể tham gia vào khóa Training Manager FX.
Tại đây, bạn sẽ được “cầm tay chỉ việc” bởi chuyên gia Phan Hữu Lộc. Anh có hơn 20 năm kinh nghiệm làm đào tạo tại các tập đoàn đa quốc gia như: Unilever, Coca Cola, Bayer, Diageo… Anh còn là tác giả của quyển sách đầu tiên và duy nhất dành riêng cho nhà quản lý đào tạo mang tên “Training Manager và 7 ngộ nhận”.