Khoảng trống năng lực là chênh lệch giữa năng lực hiện tại của đội ngũ quản lý và những hành vi cần có để hoàn thành công việc với hiệu suất cao. Nếu không xác định đúng khoảng trống này, doanh nghiệp dễ tổ chức đào tạo theo cảm tính, triển khai nội dung dàn trải nhưng không cải thiện được kết quả thực tế.

Bài viết hướng dẫn cách xác định GAP năng lực quản lý dựa trên yêu cầu công việc, kết quả kỳ vọng và hành vi của nhóm High Performer. Đây là cơ sở để bộ phận nhân sự, L&D lựa chọn đúng nội dung đào tạo, ưu tiên đúng nhóm năng lực và sử dụng ngân sách hiệu quả hơn.

Vì sao đào tạo nhiều nhưng năng lực quản lý chưa cải thiện?

Khi xây dựng kế hoạch đào tạo, nhiều doanh nghiệp thường bắt đầu bằng những câu hỏi như:

• Đội ngũ quản lý đang muốn học chủ đề nào?
• Kỹ năng nào đang được quan tâm?
• Năm trước doanh nghiệp đã tổ chức khóa học gì?
• Ngân sách hiện tại phù hợp với chương trình nào?

Những câu hỏi này có thể giúp thu thập ý kiến ban đầu nhưng chưa đủ để xác định nhu cầu đào tạo quản lý thực sự.

Người quản lý thường nhìn thấy biểu hiện của vấn đề nhưng chưa chắc xác định đúng nguyên nhân. Chẳng hạn, khi nhân viên thường xuyên trễ hạn, doanh nghiệp có thể cho rằng đội ngũ thiếu kỹ năng quản lý thời gian.

Tuy nhiên, nguyên nhân thực tế có thể đến từ việc quản lý giao việc chưa rõ đầu ra, thay đổi ưu tiên liên tục hoặc không thiết lập điểm kiểm tra tiến độ.

Vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp chưa tổ chức đủ khóa học. Vấn đề nằm ở chỗ chưa xác định đúng khoảng trống năng lực cần được thu hẹp.

Khoảng trống năng lực là gì?

Khoảng trống năng lực, hay GAP năng lực, là khoảng cách giữa:

Năng lực hiện tại của người quản lý và năng lực cần có để tạo ra kết quả công việc kỳ vọng.

Có thể hiểu theo công thức:

GAP năng lực = Năng lực cần có – Năng lực hiện tại

Trong đó:

• Năng lực cần có là kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để hoàn thành tốt vai trò quản lý.
• Năng lực hiện tại là mức độ người quản lý đang thể hiện những hành vi đó trong công việc.
• GAP năng lực quản lý là phần chênh lệch cần được phát triển thông qua đào tạo, coaching, hướng dẫn hoặc thực hành tại công việc.

Không phải mọi vấn đề đều là GAP năng lực

Kết quả công việc có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố:

• Thiếu kiến thức hoặc kỹ năng.
• Quy trình phức tạp, chồng chéo.
• Thiếu nguồn lực, công cụ hoặc dữ liệu.
• Vai trò và quyền hạn chưa rõ.
• Cơ chế đánh giá chưa phù hợp.
• Người thực hiện biết cách làm nhưng chưa có động lực thay đổi.

Đào tạo chủ yếu giải quyết những vấn đề liên quan đến năng lực. Nếu nguyên nhân nằm ở quy trình, nguồn lực hoặc cơ chế, tổ chức thêm khóa học khó tạo ra thay đổi rõ rệt.

Do đó, quá trình xác định khoảng trống năng lực cần trả lời được:

1. Kết quả nào đang chưa đạt?
2. Hành vi nào đang gây ra vấn đề?
3. Hành vi cần thiết là gì?
4. Khoảng cách nằm ở năng lực hay hệ thống?
5. Nội dung nào thực sự cần đào tạo?

Vì sao cần dùng High Performer làm chuẩn đối sánh?

Muốn xác định khoảng trống, doanh nghiệp cần so sánh năng lực hiện tại với năng lực kỳ vọng.

Tuy nhiên, những tiêu chuẩn như “giao tiếp tốt”, “biết tạo động lực” hoặc “có năng lực lãnh đạo” thường khá chung chung. Các mô tả này chưa chỉ ra người quản lý cần thực hiện hành vi nào trong công việc.

High Performer giúp doanh nghiệp chuyển những tiêu chuẩn chung thành hành vi có thể quan sát và đánh giá.

High Performer không chỉ là người có KPI cao nhất. Đây là người tạo ra kết quả ổn định, phát triển được đội ngũ và sở hữu cách làm có thể phân tích, chuyển giao hoặc nhân bản.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm High Performer là gì và cách nhận diện nhà quản lý hiệu suất cao trước khi lựa chọn hình mẫu đối sánh.

High Performer giúp xác định hành vi tạo hiệu suất

Thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng, doanh nghiệp cần phân tích cách High Performer:

• Chuyển mục tiêu thành kế hoạch hành động.
• Giao việc và làm rõ tiêu chuẩn đầu ra.
• Theo dõi tiến độ mà không kiểm soát quá mức.
• Phản hồi khi nhân viên chưa đạt yêu cầu.
• Trao quyền theo năng lực của từng người.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan.
• Cải tiến quy trình và giảm lỗi lặp lại.

Từ những hành vi này, doanh nghiệp có thể xây dựng chuẩn đối sánh để đánh giá năng lực quản lý hiện tại.

Việc xác định khoảng trống năng lực theo cách này giúp doanh nghiệp tìm ra hành vi cần thay đổi, thay vì chỉ lập danh sách những kỹ năng nên học.

5 bước xác định GAP năng lực quản lý

Bước 1: Xác định kết quả cần cải thiện

Phân tích nhu cầu đào tạo nên bắt đầu từ kết quả công việc, không bắt đầu từ tên khóa học.

Doanh nghiệp cần làm rõ:

• Kết quả nào đang chưa đạt kỳ vọng?
• Nhóm quản lý nào có ảnh hưởng trực tiếp?
• Vấn đề xuất hiện trong tình huống nào?
• Hệ quả đối với đội ngũ và doanh nghiệp là gì?

Thay vì đặt nhu cầu chung là “nâng cao năng lực lãnh đạo”, doanh nghiệp có thể mô tả cụ thể hơn:

Công việc thường xuyên chậm tiến độ do quản lý chưa làm rõ ưu tiên, đầu ra và điểm kiểm tra khi giao việc.

Mô tả cụ thể giúp khoanh vùng đúng hành vi cần phát triển và tạo cơ sở đo lường sau đào tạo.

Bước 2: Lựa chọn High Performer phù hợp

Việc lựa chọn High Performer không nên chỉ dựa vào KPI.

Một quản lý phù hợp để làm chuẩn đối sánh cần đáp ứng:

• Kết quả đội ngũ ổn định.
• Cách làm có thể quan sát và mô tả.
• Nhân viên có khả năng chủ động.
• Hiệu suất không phụ thuộc hoàn toàn vào cá nhân quản lý.
• Phương pháp có thể áp dụng cho các nhóm tương đồng.
• Không tạo ra tình trạng quá tải hoặc kiểm soát quá mức.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều High Performer để tránh biến phong cách cá nhân của một người thành tiêu chuẩn chung.

Bước 3: Phân tích hành vi tạo kết quả

Sau khi lựa chọn High Performer, doanh nghiệp cần phân tích cách người đó xử lý các tình huống thực tế.

Dữ liệu có thể được thu thập thông qua:

• Phỏng vấn hành vi.
• Quan sát tại công việc.
• Phản hồi từ cấp trên, đồng cấp và cấp dưới.
• Phân tích quy trình, tài liệu và kết quả công việc.
• So sánh cách xử lý cùng một tình huống.

Các câu hỏi nên tập trung vào hành động:

• Khi nhận mục tiêu mới, người quản lý bắt đầu từ đâu?
• Khi nhân viên không hoàn thành công việc, người quản lý xử lý thế nào?
• Khi giao việc, những thông tin nào được làm rõ?
• Khi xảy ra mâu thuẫn liên phòng ban, người quản lý làm gì?
• Khi lỗi lặp lại, người quản lý cải tiến cách làm ra sao?

Kết quả của bước này cần là danh sách hành vi có thể quan sát, không phải những khái niệm năng lực chung chung.

Bước 4: Đánh giá năng lực quản lý hiện tại

Khi đã có chuẩn hành vi, doanh nghiệp tiến hành đánh giá năng lực quản lý để xác định khoảng cách giữa hiện tại và kỳ vọng.

Không nên chỉ sử dụng một nguồn dữ liệu. Tự đánh giá có thể bị ảnh hưởng bởi nhận thức chủ quan, trong khi đánh giá của cấp trên có thể phụ thuộc vào kết quả gần nhất.

Doanh nghiệp nên kết hợp:

• Kết quả công việc.
• Tự đánh giá của quản lý.
• Đánh giá từ cấp trên.
• Phản hồi của nhân viên.
• Quan sát hành vi tại công việc.
• Phỏng vấn các bên liên quan.
• Tình huống mô phỏng.
• Khảo sát nhu cầu đào tạo.

Có thể sử dụng biểu mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo quản lý để thu thập dữ liệu ban đầu. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cần được đối chiếu với yêu cầu công việc và hành vi của High Performer trước khi đưa ra kết luận.

Bước 5: Phân loại và ưu tiên GAP

Không phải mọi khoảng trống đều cần đưa vào chương trình đào tạo.

Kết quả phân loại giúp bộ phận nhân sự xác định đúng nhu cầu đào tạo quản lý, thay vì đưa tất cả vấn đề vào một chương trình chung.

Các GAP nên được ưu tiên dựa trên:

• Mức độ ảnh hưởng đến kết quả.
• Tần suất xuất hiện trong công việc.
• Số lượng quản lý đang gặp vấn đề.
• Khả năng thay đổi thông qua đào tạo.
• Chi phí nếu không xử lý.

Thay vì đưa quá nhiều nội dung vào một khóa học, doanh nghiệp nên tập trung vào những hành vi có ảnh hưởng lớn nhất đến hiệu suất.

Những sai lầm khi xác định khoảng trống năng lực

Chỉ dựa vào danh sách kỹ năng: Danh sách kỹ năng chưa cho biết vấn đề nào đang ảnh hưởng trực tiếp đến công việc. Một chương trình đào tạo hiệu quả cần liên kết ba yếu tố: Kết quả cần cải thiện – Hành vi cần thay đổi – Nội dung cần đào tạo

Chỉ dựa vào tự đánh giá: Người quản lý có thể đánh giá quá cao hoặc quá thấp năng lực của mình. Vì vậy, tự đánh giá cần được đối chiếu với dữ liệu công việc và phản hồi từ các bên liên quan.

Chọn người có KPI cao nhất làm hình mẫu: KPI cao không phản ánh đầy đủ cách tạo ra kết quả. Một quản lý có thể đạt mục tiêu nhờ ôm việc, kiểm soát hoặc làm việc quá tải. Đây không phải những hành vi phù hợp để nhân bản.

Biến mọi vấn đề thành nhu cầu đào tạo: Nếu nguyên nhân nằm ở quy trình, cơ chế hoặc quyền hạn, đào tạo chỉ xử lý phần biểu hiện mà không giải quyết được gốc rễ.

Dùng một chương trình cho mọi cấp quản lý: Tân quản lý, quản lý cấp trung và quản lý nhiều phòng ban có bối cảnh công việc khác nhau. GAP năng lực quản lý cần được phân nhóm theo vai trò, cấp độ và tình huống thực tế.

Tải Ebook xác định nhu cầu đào tạo quản lý dựa trên High Performer

Xác định khoảng trống năng lực mới chỉ là một phần trong quá trình phân tích nhu cầu đào tạo. Doanh nghiệp còn cần lựa chọn đúng High Performer, giải mã hành vi tạo hiệu suất và phân biệt vấn đề năng lực với vấn đề hệ thống.

Ebook “Xác định nhu cầu đào tạo quản lý dựa trên High Performer” giúp bộ phận nhân sự và L&D:

• Nhận diện đúng hình mẫu quản lý hiệu suất cao.
• Xác định hành vi tạo ra kết quả bền vững.
• Tìm đúng GAP năng lực quản lý của đội ngũ.
• Phân biệt vấn đề cần đào tạo với vấn đề hệ thống.
• Xây dựng kế hoạch đào tạo bám sát công việc thực tế.

Đừng bắt đầu kế hoạch đào tạo bằng câu hỏi “Nên tổ chức khóa học nào?”. Hãy bắt đầu bằng việc xác định đúng hình mẫu hiệu suất và khoảng trống năng lực cần thu hẹp. Tải Ebook miễn phí để xây dựng kế hoạch đào tạo quản lý có cơ sở, đúng nhu cầu và bám sát công việc thực tế.