Với COVID-19, các công ty trên toàn thế giới cũng như nhiều doanh nghiệp Việt đã nhanh chóng chuyển sang làm việc từ xa để giảm thiểu sự lây lan của căn bệnh này. Công việc từ xa cũng đặt ra những thách thức độc đáo cho các nhà quản lý, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên. Sau đây là 5 điều cần làm cho nhà quản lý từ xa lần đầu tiên:
Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp lời khuyên khi làm việc với đội ngũ từ xa
1. Thực hiện giao tiếp dễ dàng và dễ tiếp cận
Giao tiếp là chìa khóa cho bất kỳ tập thể nào, nhưng điều quan trọng hơn đối với một nhóm từ xa đang cố gắng thực hiện các mục tiêu được chia sẻ từ các vị trí ảo khác nhau. Tùy thuộc vào nhu cầu của cả tập thể, nhà quản lý có thể tận dụng tối đa mọi phương tiện liên lạc tại nơi làm việc có sẵn cho nhóm của mình.
Ngoài các khía cạnh kỹ thuật trong giao tiếp, nhà quản lý cần tập trung vào khía cạnh cá nhân, chia sẻ thông tin cũng như cung cấp khả năng lãnh đạo. Bằng cách đó, nhóm từ xa sẽ cảm thấy như họ đang ở trong vòng lặp và tự tin rằng hướng dẫn của cấp trên đang giúp cả đội đạt được mục tiêu.
2. Tổ chức các cuộc họp ảo có ý nghĩa
Biết khi nào và làm như thế nào để tổ chức các cuộc họp trực tuyến có thể là một mảnh ghép lớn cho những nhà quản lý từ xa lần đầu tiên. Chúng ta hãy xem các cuộc họp trực tuyến như một cách để gắn kết các nhân viên từ xa và cho họ cơ hội để biết nhau nhiều hơn. Và đó là một cơ hội không thể tuyệt vời hơn để cả đội hình thành nên mối liên kết với nhau.
Tuy nhiên, việc tổ chức các cuộc họp quá thường xuyên hoặc yêu cầu nhân viên kết hợp với nhau mà không có chương trình nghị sự hiệu quả nào có thể gây tác dụng ngược. Và rõ ràng, nhà quản lý sẽ cần phải chú ý và tôn trọng các múi giờ khác nhau để làm cho các cuộc họp không chỉ có giá trị mà còn có thể thực hiện được cho tất cả các thành viên.
3. Hãy kết nối
Là một người quản lý từ xa mới, hãy nhớ rằng nhân viên rất dễ dàng cảm thấy bị tách biệt với toàn bộ tập thể. Cảm giác đơn độc đó xảy ra ngay từ đầu và chúng có thể di chuyển nhanh chóng trở thành một vấn đề gây rạn nứt.
Một sự thay đổi rõ rệt (VD: suy giảm chất lượng công việc hoặc trả lời tin nhắn hời hợt) là một tín hiệu cho thấy nhân viên cảm thấy mình không còn quan trọng trong nhóm. Là người quản lý, ta cần phải tiếp cận, giữ liên lạc, khuyến khích nhân viên nói về các vấn đề liên quan đến công việc và nâng cao tinh thần của họ.
Kỹ năng hữu ích: Xây dựng niềm tin và gắn kết
4. Tặng thưởng
Các thành viên có hiệu suất làm việc tuyệt vời sẽ cảm thấy không được đánh giá cao nếu thiếu đi sự thừa nhận về những nỗ lực của họ. Phần thưởng không nhất thiết phải là tài chính, chỉ cần một lời cảm ơn nhanh chóng có thể là một sự thúc đẩy to lớn cho một nhân viên làm việc từ xa.
Nhà quản lý nên sử dụng những cách mang yếu tố tinh thần có thể giúp cho nhân viên cảm thấy hạnh phú: VD được chúc mừng trên bảng tin của doanh nghiệp hoặc khuyến khích nhân viên từ xa xem xét các cơ hội thăng tiến với sự ủng hộ của mình.
5. Dành thời gian cho các cuộc trò chuyện một đối một
Xem thêm: Giao tiếp đạt hiệu quả cao trong quản lý
Chắc chắc làm trong một tập thể sẽ phát sinh ra nhiều vấn đề. Đừng nên phớt lờ những vấn đề ấy, theo thời gian dài chúng có thể gây ra hậu quả khó lường được. Hãy tiến hành sắp xếp thời gian để tiếp cận với từng thành viên như một cách để cả hai bên hiểu nhau hơn.
Cân nhắc việc thiết lập lịch trình kiểm tra định kỳ ít nhất một lần một năm và thường xuyên hơn nếu khả thi. Một cách tuyệt vời khác để xây dựng các mối quan hệ cá nhân với nhóm từ xa là đặt những ký hiệu, âm thanh riêng mà chỉ trong đội biết. VD một tiếng chuông điện tử reo lên để cho các thành viên nghĩ rằng ta nghĩ về họ. Điều đó có thể là một cách tuyệt vời để tăng cường mối quan hệ.
Với sự lây lan và tác hại của Covid -19, nhiều doanh nghiệp Việt hiện nay đã chuyển đổi cơ cấu làm việc trực tiếp sang thực hiện công việc từ xa. Đây là một giải pháp rất phù hợp hiện nay và theo nhiều chuyên gia đây có thể trở thành một xu hướng làm việc hiệu quả cho tương lai.
Thế nhưng thấy được tính hiệu quả chưa cao và còn nhiều điểm thiếu sót của các nhà quản lý cũng như doanh nghiệp. VMP Academy đã tạo ra khóa đào tạo “Kỹ Năng Quản Lý Và Vận Hành Từ Xa”, miễn phí dành riêng cho các anh chị phụ trách đào tạo,…