Cuộc họp không chỉ đơn giản là tìm ra giải pháp, hướng đến cho một vấn đề. Cuộc họp còn mang ý nghĩa gắn kết, tạo sự kết nối, thông tin nội bộ lẫn nhau. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát chất lượng nội dung cuộc họp, vô hình chung sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến tham dự và hiệu quả công việc. Sau đây là 5 thủ thuật tiếp theo để bạn cải thiện hiệu quả của các cuộc họp:
- Tạo ra sự sáng tạo và cam kết
Nếu bạn chọn đúng người tham dự, tất cả thành viên phải thu hoạch được vài lợi ích sau cuộc họp. Từ đó, tối ưu được thời gian của cuộc họp theo hướng thú vị. Bạn hãy khuyến khích tự do suy nghĩ và phát biểu. Yêu cầu các thành viên phát biểu quan điểm và ý tưởng. Hạn chế cuộc họp chỉ có một mình bạn nói. Ngoài ra, các cá nhân thường thích nêu ý tưởng cho cả phòng “feedback”. Thành viên thường ngại đưa ra ý tưởng chỉ để một mình bạn “feedback”. Vì vậy hãy tạo “không gian mở” để tất cả đều được nói. Vào cuối cuộc họp, hãy thu thập chữ ký xác nhận của từng thành viên về cam kết chỉ tiêu và deadline đã kết luận.
- Giữ sự tập trung cho toàn thể thành viên
Đừng để cuộc họp rơi vào trạng thái “quên mất” mục tiêu lúc bắt đầu. Nếu xuất hiện một chủ đề “ngoài lề” ngay trong cuộc họp, hãy “note”, và chỉ xử lý những “vấn đề” này nếu thời gian còn lại cho phép. Hạn chế kéo dài thảo luận các vấn đề kỹ thuật phức tạp dẫn đến chỉ có vài thành viên theo dõi kịp những gì đang diễn ra. Trong “agenda”, bạn chỉ cần tập trung vào mục tiêu, khó khăn và rủi ro để tối ưu ngân sách dự án.
- Tập trung vào dự án thay vì cá nhân
Các cuộc họp không phải có mục đích là “công kích” cá nhân, giải quyết mâu thuẫn hoặc tranh chấp lợi ích các phòng ban. Những “vấn đề” đó bạn hãy để bên ngoài phòng họp. Bạn hãy xây dựng một cuộc họp sống động. Cuộc họp là nơi xây dựng các ý tưởng và tập trung vào “agenda”. Hãy đảm bảo mọi “phát biểu” trong cuộc họp đều phải phục vụ cho việc “tối ưu” quy trình hoạt động của dự án.
- Chèn phần kết luận để tổng kết cuộc họp
Hãy kết thúc cuộc họp bằng bài tổng hợp các ý kiến đã được đồng thuận. Việc này sẽ giúp tất cả các thành viên rời phòng họp với cùng một “hướng đi”. Phần “tổng hợp” này thường được bỏ qua do thời lượng cuộc họp hạn chế, vì vậy bạn hãy thêm vào cuối “agenda” mục “tổng hợp”.
- Thiết lập cuộc họp khác nếu chưa kết luận kịp thời
Một cuộc họp kết thúc quá giờ sẽ ảnh hưởng đến quy trình công việc. Nếu cuộc họp vẫn chưa đi đến kết luận khi hết giờ. Hãy lên lịch cho cuộc họp tiếp theo. Nếu không chuyển sang cuộc họp tiếp theo để giải quyết vấn đề dang dở, phòng họp có thể sẽ đi đến kết luận “nửa vời”. Và những kết luận “nửa vời” có thể không phải là mục tiêu chính được bạn nêu ra khi cuộc họp bắt đầu.
Đọc thêm những bài học hay tại: https://vmptraining.com/chia-se-kien-thuc