QUY TRÌNH 05 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH TỐI ƯU CÔNG VIỆC

Lập kế hoạch công việc
Lập kế hoạch công việc

Để thực hiện đúng nhiệm vụ thực thi công việc và lãnh đạo đội ngũ, nhà quản lý cần có kỹ năng lập kế hoạch tối ưu công việc.

Nhưng lập kế hoạch như thế nào để tối ưu thì hầu hết các Nhà quản lý không chú trọng trong quá trình làm việc. Nếu chỉ làm việc theo kinh nghiệm và “bản năng” thì sẽ không thể đạt hiệu quả cao nhất. Điều Nhà quản lý cần chỉ là một quy trình 05 bước lập kế hoạch như sau:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu SMART

Khi nhắc đến việc thiết lập mục tiêu, có một mô hình Nhà quản lý nên tham khảo. Đó là SMART. Mô hình này giúp Nhà quản lý tránh những mục tiêu mơ hồ. Từ đó theo dõi hiệu quả của tiến trình thực hiện và phát hiện các sai sót trong quy trình lập kế hoạch.

Mục tiêu SMART có 05 tiêu chí:

Specific (Rõ ràng): Nhà quản lý cần sử dụng từ ngữ và con số cụ thể để đáp ứng tiêu chí này. Ví dụ: Thay vì “tăng doanh thu”, Nhà quản lý chuyển thành “đạt 100 triệu đồng doanh thu”.

smart lập kế hoạch công việc
Mục tiêu Smart. Lập kế hoạch công việc

Measurable (Đo lường được): Nhà quản lý sử dụng mộ hệ thống đo lường hiệu quả việc thực hiện mục tiêu. Việc này giúp mọi tiến trình diễn ra theo đúng kế hoạch và truyền động lực cho đội ngũ vào những thời điểm khó khăn.

Attainable (Khả thi): Mục tiêu nên vượt khỏi vùng an toàn của đội ngũ nhưng Nhà quản lý cần lập ra được con đường khả thi để thành công. Việc điều chỉnh liên tục mục tiêu khi phát hiện sự “bất khả thi” sẽ làm đội ngũ không còn niềm tin vào nhà Quản lý.

Relevant (Liên quan): Cần liên quan đến các giá trị và mục tiêu dài hạn. Các mục tiêu dài hạn là của Đội ngũ lẫn Doanh nghiệp.

Time-based (Có thời hạn): Nhà quản lý cần thiết lập một khung thời gian gồm nhiều cột mốc để từng bước hoàn thành mục tiêu SMART. Đây là tiêu chí mang tính quyết định liệu Nhà quản lý có khả năng đạt được mục tiêu hay không.

Chúng ta vừa trải qua bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình lập kế hoạch tối ưu công việc.

Bước 2: Liệt kê công việc cần làm

Liệt kê công việc cần làm lập kế hoạch công việc
Lập kế hoạch công việc cần làm

Khi đã có mục tiêu SMART, Nhà quản lý cần hoạch định các hạng mục công việc phải thực hiện. Việc này giúp Nhà quản lý hiểu được cần làm những gì để đạt mục tiêu.

Khi liệt kê, Nhà quản lý nên sử dụng sức mạnh của đội ngũ. Toàn bộ thành viên trong nhóm có thể giúp nhà Quản lý hoàn thành danh sách công việc một cách toàn diện và nhiều góc nhìn.

Tips hay: Check List tổ chức đào tạo.

Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên với Esenhower

Nếu thực hiện các công việc không theo bất kỳ thứ tự ưu tiên nào thì hiệu quả về lâu dài sẽ rất thấp. Nhà quản lý cần hiểu rằng nhiệm vụ của bản thân không chỉ là triển khai công việc mà còn lãnh đạo đội ngũ lập kế hoạch. Vì vậy, cần thực hiện việc lập thứ tự ưu tiên nhằm quản lý thời gian hiệu quả để có thêm nguồn lực lãnh đạo đội ngũ hiệu quả.

Để sắp xếp thứ tự ưu tiên, nguyên tắc Esenhower sẽ là lựa chọn rất phù hợp. Nhà quản lý phân loại các hạng mục công việc thành 04 nhóm:

Không quan trọng – Không khẩn cấp: hoãn lại hoặc bỏ loại bỏ khỏi danh sách.

Không quan trọng – Khẩn cấp: ngay lập tức, giao việc, phân quyền, nhờ sự giúp đỡ từ người khác.

Quan trọng – Không khẩn cấp: tự thực hiện khi không còn việc khẩn cấp nào phát sinh.

Quan trọng – Khẩn cấp: ngay lập tức, tự thực hiện và nhanh nhất có thể.

Thứ tự ưu tiên với Esenhower lập kế hoạch công việc
Thứ tự ưu tiên với Esenhower

Nhà quản lý cần nhớ nguyên tắc là phần lớn thời gian làm việc phải tập trung vào nhóm “Quan trọng-Không khẩn cấp”. Đây là yếu tố rất quan trọng giúp Nhà quản lý tránh tình trạng “luôn khẩn cấp” khiến tâm lý làm việc thường xuyên “bất an”.

Bước 4: Phân bổ nguồn lực thực hiện

Để Nhà quản lý theo dõi tiến trình thực hiện công việc về đạt mục tiêu hiệu quả, một bảng 5W2H là rất cần thiết.

Nhà quản lý hãy lập một bảng gồm 08 cột: When (Làm khi nào?); Where (Làm ở đâu?); Who (Ai làm?); What (Làm cái gì?); Why (Tại sao làm?); How (Làm như thế nào?); How many (Bao nhiêu nguồn lực con người và vật chất?); How much (Tốn bao nhiêu tiền để làm?).

Phân bổ nguồn lực thực hiện
Phân bổ nguồn lực thực hiện

Nhà quản lý cần lưu ý áp dụng nguyên tắc Pareto 80/20 vào việc phân bổ nguồn lực thực hiện. Cụ thể, hãy đảm bảo 80% nguồn lực phục vụ cho 20% các hạng mục mang lại giá trị lớn nhất trong quá trình hoàn thành mục tiêu.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh

Sau khi hoàn thành 4 bước trên sẽ không thể đảm bảo đội ngũ của Nhà quản lý sẽ thực hiện mọi thứ một cách hoàn hảo. Những rủi ro và vấn đề khả năng cao sẽ phát sinh. Nhà quản lý cần đánh giá hiệu quả, điều chỉnh lại kế hoạch thực hiện một cách hợp lý.

Nhà quản lý cần đánh giá và điều chỉnh các hạng mục công việc cần làm, thứ tự ưu tiên lẫn bảng 5W2H. Tuy nhiên, nhà Quản lý cần nỗ lực hạn chế sự điều chỉnh nhất có thể để tạo văn hóa kỷ luật, theo đuổi mục tiêu đến cùng của đội ngũ. 

Trên đây là 05 bước lập kế hoạch tối ưu công việc nằm trong khóa đào tạo lập kế hoạch công việc theo nhu cầu doanh nghiệp Hyosung ngày 24/9/2020 mang tên Planning and Time Management Skills.

Lớp Hyosung ngày 24/9/2020 “Planning and Time Management Skills“

Tham khảo các chương trình đào tạo lập kế hoạch công việc theo nhu cầu doanh nghiệp của VMP Academy tại: https://vmptraining.com/dao-tao/

Xem thêm:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Bản quyền bởi VMP Academy! Chúng tôi giúp bạn sử dụng bộ não của mình!