Nếu nhà lãnh đạo đang tìm kiếm cách giúp đội nhóm quản lý thời gian hiệu quả, thì bài viết này dành cho bạn. Định luật Parkinson được ứng dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp vì tính ứng dụng trong việc phân bổ thời gian hợp lý. 

Vậy, định luật Parkinson là gì? Làm thế nào để áp dụng phương pháp quản lý thời gian hiệu quả? Cùng đọc bài viết này nhé.

Định luật Parkinson là gì?

Định luật Parkinson được đặt theo tên của người sáng tạo nó, Cyril Northcote Parkinson – nhà nghiên cứu người Anh. Xuất hiện lần đầu tiên trong cuốn sách “Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress” vào năm 1957. Qua đó, tác giả nhận thấy: Chúng ta thường có xu hướng mở rộng thêm công việc để lấp đầy thời gian đã định sẵn cho nó.

Nói một cách đơn giản, bạn có thể hoàn thành công việc trong 1 tiếng. Nhưng nếu phân bổ 3 tiếng để làm nhiệm vụ đó, bạn sẽ kéo dài hoặc thêm công việc sao cho vừa đủ thời gian. Thậm chí, với những nhiệm vụ đơn giản, chúng ta cũng thường có xu hướng khiến chúng trở nên phức tạp để lấp đầy thời gian dành cho nó.

Nguyên nhân của hiện tượng này là sự trì hoãn và không biết cách quản lý thời gian hiệu quả. Đôi khi, làm việc chăm chỉ trong thời gian dài, không đồng nghĩa với làm việc hiệu quả. Để tránh tình trạng này, bạn có thể áp dụng 3 cách:

Đặt mục tiêu và kế hoạch đúng cách. 

Chúng ta đều biết rằng, trước khi làm việc cần thiết lập mục tiêu và kế hoạch chi tiết, nhằm đảm bảo tiến độ, tránh sai sót. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, nếu đánh giá sai mức độ quan trọng và dành quá nhiều thời gian cho công việc không cần thiết, bạn sẽ dính bẫy Parkinson. 

Để giải quyết, hãy áp dụng 5 bước lập kế hoạch làm việc hiệu quả, gồm: thiết lập mục tiêu thông minh SMART, liệt kê công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân bổ nguồn lực, đánh giá điều chỉnh.

Một mẹo nhỏ khác, bạn có thể sử dụng phương pháp 80/20 (nguyên tắc Pareto) để tập trung vào 20% công việc tạo ra 80% giá trị. Điều này nhằm đảm bảo thời gian được dành cho các nhiệm vụ quan trọng nhất. 

Tóm lại, để đặt mục tiêu và kế hoạch đúng cần:

• Ứng dụng 5 bước lập kế hoạch
• Áp dụng nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Chia nhỏ các công việc

Công việc lớn thường khiến chúng ta choáng ngợp, xao nhãng, từ đó tạo ra thói quen trì hoãn. Bằng cách chia thành các phần nhỏ, bạn có thể tập trung vào từng nhiệm vụ một cách cụ thể, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Đồng thời, chia nhỏ cũng giúp bạn ước tính thời gian linh hoạt.

Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể sử dụng kỹ thuật “timeboxing” để giới hạn thời gian dành cho mỗi tác vụ. Kỹ thuật này yêu cầu bạn tập trung tối đa vào công việc và không chấp nhận bất kỳ xao nhãng hay gián đoạn nào. Lưu ý: Hãy đặt thời gian dừng làm việc mỗi ngày. Điều này đảm bảo rằng công việc không kéo dài vô hạn.

Tóm lại, đoạn này là về:

• Phân chia công việc để tránh thói quen trì hoãn
• Sử dụng “timeboxing” để giới hạn thời gian làm việc

Ứng dụng phần mềm quản lý công việc

Khi danh sách công việc được chia nhỏ theo từng đầu mục, việc kiểm soát sẽ khó khăn và mất thời gian hơn. Các phần mềm quản lý công việc được ra đời để giải quyết bài toán này. Thông thường, có hai loại phần mềm quản lý, chia theo công việc cá nhân và đội nhóm. Tuy nhiên, việc tích hợp 2 loại này đang trở nên phổ biến và hiệu quả hơn. 

Một số phần mềm cho phép tích hợp mà nhà quản lý có thể tham khảo: Trello, Asana, Todoist, Google Calendar,… Hãy dành thời gian trải nghiệm để lựa chọn phù hợp nhất. Ngoài ra, xu hướng chuyển đổi số ngày càng phát triển, đồng nghĩa với việc có thể tích hợp các phần mềm quản lý công việc trên nhiều thiết bị như điện thoại, laptop,… thuận lợi cho việc di chuyển. 

Tóm lại, một số phần mềm nhà quản lý có thể quan tâm:

• Trello
• Asana
• Todoist
• Google Calendar

Lưu ý khi quản lý thời gian với định luật Parkinson.

Khi áp dụng định luật Parkinson trong việc giúp nhân viên quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần đảm bảo họ có khả năng tự chủ và tự ra quyết định. Nguyên nhân là khi nhân viên được giao thời gian quá hạn chế, trong khi nhiệm vụ của họ tương đối phức tạp, liên quan mật thiết và cần sự phối hợp của nhiều người, áp dụng Parkinson sẽ thất bại.

Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể kết hợp hệ thống KPI và khen thưởng, nhằm tạo động lực cho nhân viên, đồng thời đảm bảo quyền lợi của họ. Sự khuyến khích từ cấp trên cũng là cách giúp nhân viên cảm thấy được kết nối và tăng mức độ tự tin.

Tóm lại, đoạn này đề cập tới:

• Nên huấn luyện cho nhân viên tự ra quyết định
• Kết hợp Parkinson với hệ thống KPI
• Tạo động lực cho nhân viên

Tổng kết về cách quản lý thời gian

Trên đây là cách quản lý thời gian hiệu quả với định luật Parkinson. Chúc bạn áp dụng thành công. Để biết nhiều hơn về đào tạo quản lý, bạn có thể tham khảo các chương trình tại đây.