Xây dựng phong cách lãnh đạo là quá trình nhà quản lý rèn luyện cách dẫn dắt phù hợp với đội ngũ, mục tiêu công việc và bối cảnh thực tế. Một phong cách lãnh đạo hiệu quả không chỉ giúp nhân viên làm đúng việc, mà còn giúp đội ngũ chủ động hơn và tạo ra kết quả ổn định hơn.

Trong quản lý hiệu suất cao, nhà quản lý không nên lãnh đạo theo thói quen cá nhân. Phong cách lãnh đạo cần được hình thành qua quan sát, thực hành và điều chỉnh liên tục trong các tình huống công việc thật. Để hiểu nền tảng tổng quan, có thể tham khảo bài viết về phong cách lãnh đạo tại VMP Academy.

Vì sao nhà quản lý cần có nguyên tắc lãnh đạo rõ ràng?

Phong cách lãnh đạo ảnh hưởng trực tiếp đến cách nhân viên hiểu mục tiêu, nhận trách nhiệm và hành động trong công việc. Khi nhà quản lý có nguyên tắc lãnh đạo rõ ràng, đội ngũ sẽ dễ nắm được kỳ vọng, tiêu chuẩn kết quả và cách phối hợp để hoàn thành mục tiêu chung.

Ngược lại, nếu cách lãnh đạo thiếu rõ ràng, nhân viên dễ rơi vào trạng thái bị động. Có người không biết nên tự quyết đến đâu, có người chờ quản lý hướng dẫn từng bước, cũng có người làm theo cách riêng nhưng không đúng tiêu chuẩn mong đợi. Khi tình trạng này kéo dài, nhà quản lý phải nhắc việc, sửa lỗi và can thiệp nhiều hơn vào công việc hằng ngày.

Nguyên tắc lãnh đạo rõ ràng giúp nhà quản lý giao việc, phản hồi, coaching và trao quyền nhất quán hơn. Tuy nhiên, rõ ràng không có nghĩa là cứng nhắc. Nhà quản lý cần rõ về mục tiêu, tiêu chuẩn và trách nhiệm, nhưng vẫn phải linh hoạt trong cách dẫn dắt từng nhân viên và từng tình huống.

Xây dựng phong cách lãnh đạo cần linh hoạt theo từng tình huống

Nhiều nhà quản lý khi bắt đầu tìm hiểu về leadership thường muốn xác định mình thuộc phong cách nào: chỉ đạo, dân chủ, coaching, trao quyền hay chuyển đổi. Việc hiểu các phong cách là cần thiết, nhưng xây dựng phong cách lãnh đạo không đồng nghĩa với việc chọn một kiểu duy nhất và áp dụng cho mọi tình huống.

Trong công việc thực tế, cùng một nhà quản lý có thể cần sử dụng nhiều phong cách khác nhau. Nhân viên mới thường cần được chỉ đạo hoặc hướng dẫn rõ. Nhân viên có năng lực nhưng thiếu chủ động có thể cần coaching để tự phân tích vấn đề và cam kết hành động. Nhân viên đã đủ năng lực và trách nhiệm cần được trao quyền để phát triển tính tự chủ. Những công việc liên quan nhiều bên có thể cần tham vấn và điều phối để tạo sự đồng thuận.

Vì vậy, phong cách lãnh đạo phù hợp không nằm ở việc nhà quản lý luôn giữ một hình ảnh cố định, mà nằm ở khả năng chọn đúng cách dẫn dắt theo người, việc và bối cảnh. Có thể hiểu ngắn gọn: rõ ràng về nguyên tắc, linh hoạt trong cách áp dụng. Để xem rõ hơn từng nhóm phong cách, có thể đọc thêm bài viết về các loại phong cách lãnh đạo.

5 bước xây dựng phong cách lãnh đạo phù hợp

Để rèn luyện phong cách lãnh đạo một cách thực tế, nhà quản lý cần bắt đầu từ chính hành vi quản lý hằng ngày. Dưới đây là 5 bước giúp xây dựng phong cách lãnh đạo quản lý phù hợp hơn với đội ngũ và mục tiêu hiệu suất.

Bước 1. Nhận diện phong cách lãnh đạo hiện tại

Trước khi thay đổi, nhà quản lý cần nhận diện cách mình đang dẫn dắt đội ngũ. Việc này có thể bắt đầu bằng quan sát các tình huống quen thuộc như giao việc, phản hồi, họp nhóm, coaching, trao quyền hoặc xử lý khi nhân viên làm sai.

Một số câu hỏi có thể dùng để tự đánh giá:

• Nhà quản lý có đang chỉ đạo quá nhiều không?
• Có đang trao quyền quá sớm khi nhân viên chưa đủ năng lực không?
• Có thường xuyên coaching nhưng nhân viên chưa có hành động cụ thể không?
• Đội ngũ đang chủ động xử lý vấn đề hay thường chờ quản lý quyết định?
• Quản lý có phải nhắc việc và sửa lỗi quá thường xuyên không?

Những dấu hiệu này giúp nhà quản lý nhìn rõ phong cách hiện tại đang hỗ trợ hay cản trở hiệu suất đội ngũ. Đây là bước quan trọng để tránh rèn luyện phong cách lãnh đạo theo cảm tính.

Bước 2. Đánh giá nhu cầu của đội ngũ

Phong cách lãnh đạo nên bắt đầu từ nhu cầu của đội ngũ, không chỉ từ cá tính của nhà quản lý. Một đội ngũ có nhiều nhân viên mới sẽ cần nhiều chỉ đạo và hướng dẫn hơn. Một đội ngũ đã có kinh nghiệm sẽ cần nhiều trao quyền hơn. Một đội ngũ có năng lực nhưng thiếu chủ động có thể cần coaching để phát triển trách nhiệm cá nhân.

Khi đánh giá đội ngũ, nhà quản lý cần xem xét các yếu tố như năng lực nhân viên, động lực, mức độ trưởng thành, tính chất công việc, mức độ rủi ro và yêu cầu phối hợp. Đây là cơ sở để chọn phong cách lãnh đạo phù hợp thay vì áp dụng một cách dẫn dắt cố định cho tất cả mọi người.

Để hiểu sâu hơn phần này, có thể tham khảo bài viết về các yếu tố ảnh hưởng đến phong cách lãnh đạo.

Bước 3. Rèn luyện phong cách lãnh đạo qua hành vi quản lý hằng ngày

Rèn luyện phong cách lãnh đạo không chỉ diễn ra trong lớp học hay qua việc đọc tài liệu về leadership. Phong cách lãnh đạo được hình thành rõ nhất qua các hành vi quản lý hằng ngày.

Nhà quản lý có thể bắt đầu từ những hành vi cụ thể như giao việc rõ mục tiêu, phản hồi đúng thời điểm, đặt câu hỏi coaching, trao quyền có tiêu chuẩn, theo dõi tiến độ và điều phối phối hợp giữa các bên. Mỗi hành vi này đều phản ánh cách nhà quản lý tác động đến đội ngũ.

Ví dụ, khi giao việc, nhà quản lý cần làm rõ kết quả cần đạt, tiêu chuẩn đánh giá, thời hạn và phạm vi quyền quyết định. Khi phản hồi, cần tập trung vào hành vi và tác động thay vì chỉ nhận xét chung chung. Khi coaching, cần giúp nhân viên tự nhìn rõ vấn đề và chốt hành động tiếp theo.

Đây cũng là điểm quan trọng trong quản lý hiệu suất cao: phong cách lãnh đạo không nên dừng ở nhận thức, mà phải được thể hiện qua hành vi quản lý có thể quan sát trong công việc thực tế.

Bước 4. Điều chỉnh phong cách theo từng tình huống

Một phong cách có thể hiệu quả trong tình huống này nhưng không phù hợp trong tình huống khác. Vì vậy, xây dựng phong cách lãnh đạo quản lý cần đi cùng khả năng điều chỉnh linh hoạt.

Khi nhân viên chưa rõ việc, quản lý cần chỉ đạo để giảm sai lệch. Khi nhân viên đã có năng lực nhưng thiếu chủ động, coaching giúp họ tự phân tích vấn đề và chịu trách nhiệm hơn. Khi nhân viên đã đủ năng lực, trao quyền giúp đội ngũ trưởng thành và giảm sự phụ thuộc vào quản lý.

Điều chỉnh phong cách không có nghĩa là thay đổi thất thường. Điều này đòi hỏi nhà quản lý hiểu rõ mục tiêu, đánh giá đúng tình huống và chọn cách dẫn dắt giúp đội ngũ tạo ra kết quả tốt nhất.

Bước 5. Đo lường bằng hiệu suất đội ngũ

Một phong cách lãnh đạo hiệu quả cần được kiểm chứng bằng kết quả đội ngũ, không chỉ bằng cảm nhận cá nhân của nhà quản lý. Nếu phong cách lãnh đạo thật sự phù hợp, đội ngũ sẽ có những thay đổi tích cực trong cách làm việc.

Nhà quản lý có thể quan sát các dấu hiệu sau:

• Nhân viên hiểu rõ mục tiêu và tiêu chuẩn công việc hơn.
• Đội ngũ chủ động đề xuất giải pháp thay vì chờ chỉ đạo.
• Công việc ít phải sửa lại hơn.
• Phối hợp giữa các cá nhân hoặc phòng ban rõ ràng hơn.
• Kết quả công việc ổn định hơn.
• Quản lý ít phải nhắc việc hoặc xử lý thay nhân viên hơn.

Đây là điểm khác biệt giữa việc “có phong cách lãnh đạo” và “có phong cách lãnh đạo tạo hiệu suất”. Trong quản lý hiệu suất cao, phong cách lãnh đạo chỉ thật sự có giá trị khi giúp đội ngũ tạo kết quả tốt hơn, bền vững hơn.

Sai lầm thường gặp khi rèn luyện phong cách lãnh đạo

Sai lầm đầu tiên là chỉ học lý thuyết về phong cách lãnh đạo nhưng không thay đổi hành vi quản lý. Nhà quản lý có thể biết nhiều khái niệm, nhưng nếu cách giao việc, phản hồi, coaching hoặc trao quyền không thay đổi, đội ngũ sẽ khó cảm nhận được sự khác biệt.

Sai lầm thứ hai là bắt chước phong cách của người khác mà không xét bối cảnh đội ngũ. Một phong cách hiệu quả với đội ngũ giàu kinh nghiệm chưa chắc phù hợp với đội ngũ mới. Một cách lãnh đạo phù hợp trong môi trường sáng tạo có thể không phù hợp với công việc cần tuân thủ cao.

Sai lầm thứ ba là dùng một phong cách cho mọi nhân viên. Điều này dễ khiến người chưa đủ năng lực bị bỏ rơi, còn người đã trưởng thành lại cảm thấy bị kiểm soát quá mức.

Sai lầm thứ tư là trao quyền nhưng không làm rõ tiêu chuẩn và phạm vi. Khi nhân viên không biết được quyền quyết định đến đâu, kết quả nào là đạt và khi nào cần báo cáo, trao quyền có thể khiến công việc đi sai hướng.

Sai lầm cuối cùng là coaching nhưng không kết thúc bằng hành động cụ thể. Một cuộc trao đổi coaching chỉ có giá trị khi nhân viên nhìn rõ vấn đề, lựa chọn được phương án và cam kết bước tiếp theo.

Xây dựng phong cách lãnh đạo hướng tới quản lý hiệu suất cao cùng VMP Academy

Nhà quản lý hiệu suất cao không chỉ cần có phong cách lãnh đạo “hay” hoặc tạo cảm hứng trong giao tiếp. Điều quan trọng hơn là phong cách đó có giúp đội ngũ hiểu rõ mục tiêu, nhận trách nhiệm, phối hợp tốt hơn và chủ động giải quyết vấn đề hay không.

Việc xây dựng phong cách lãnh đạo quản lý cần được rèn luyện qua các tình huống công việc thật. Nhà quản lý cần thực hành cách giao việc, phản hồi, coaching, trao quyền, điều phối và theo dõi hiệu suất trong chính bối cảnh đội ngũ đang vận hành.

Để phát triển năng lực dẫn dắt đội ngũ theo hướng thực tế và bền vững, doanh nghiệp có thể tham khảo các khóa đào tạo quản lý hiệu suất cao tại VMP Academy.

VMP Academy đồng hành cùng doanh nghiệp trong phát triển năng lực quản lý hiệu suất cao từ công việc thực tế, giúp nhà quản lý không chỉ hiểu đúng về phong cách lãnh đạo mà còn biết ứng dụng vào hành vi quản lý hằng ngày để tạo kết quả thông qua đội ngũ.

Câu hỏi thường gặp

Xây dựng phong cách lãnh đạo là gì?

Xây dựng phong cách lãnh đạo là quá trình nhà quản lý hình thành và rèn luyện cách dẫn dắt đội ngũ phù hợp với nhân viên, mục tiêu công việc và bối cảnh tổ chức.

Vì sao cần rèn luyện phong cách lãnh đạo?

Cần rèn luyện phong cách lãnh đạo vì phong cách này ảnh hưởng trực tiếp đến cách nhân viên hiểu mục tiêu, nhận trách nhiệm, phối hợp và tạo kết quả trong công việc.

Làm sao để xây dựng phong cách lãnh đạo quản lý phù hợp?

Nhà quản lý cần nhận diện phong cách hiện tại, đánh giá nhu cầu đội ngũ, rèn luyện hành vi quản lý hằng ngày, điều chỉnh theo tình huống và đo lường hiệu quả qua kết quả đội ngũ.

Có nên dùng một phong cách lãnh đạo cố định không?

Không nên. Nhà quản lý cần linh hoạt phong cách lãnh đạo theo năng lực nhân viên, động lực, tính chất công việc và mục tiêu cần đạt.