Nhiều quản lý mới được bổ nhiệm vì họ giỏi chuyên môn. Nhưng chỉ chuyên môn thôi thì chưa đủ để dẫn dắt đội nhóm. Trong vai trò mới, họ cần phát triển thêm một năng lực quan trọng: kỹ năng huấn luyện nhân viên.
Huấn luyện không phải là “chỉ việc”, mà là cách để nhà quản lý giúp nhân viên: Tự tin giải quyết vấn đề; Phát triển năng lực dài hạn; Gắn kết hơn với mục tiêu đội nhóm. Bài viết này sẽ giúp bạn – người vừa bước vào vai trò quản lý – xác định 5 kỹ năng huấn luyện cốt lõi cần rèn luyện ngay từ đầu.
Nội dung thuộc Tips for Leader – Chuỗi bài viết giúp bạn lái con tàu vượt cạn.
1. Kỹ năng lắng nghe chủ động – Bắt đầu bằng sự tôn trọng
Quản lý mới thường quen “ra quyết định nhanh”, nhưng huấn luyện đòi hỏi một tốc độ khác: ngừng lại và lắng nghe.
Lắng nghe chủ động nghĩa là:
- Không ngắt lời nhân viên
- Đặt mình vào góc nhìn của người đối diện
- Ghi nhận thông tin bằng cả lời nói và ngôn ngữ cơ thể
Ví dụ: Khi một nhân viên trình bày khó khăn với dự án, thay vì nói “Tôi biết rồi, cứ làm thế này”, hãy hỏi lại: “Vậy theo bạn, điều gì đang cản trở kết quả?”. Chỉ khi được lắng nghe, nhân viên mới mở lòng và sẵn sàng cải thiện.
Gợi ý rèn luyện: Dành ít nhất 70% thời gian trong buổi coaching để nghe thay vì nói. Bạn có thể tham khảo mô hình lắng nghe chủ động LACE.
2. Kỹ năng đặt câu hỏi mở – Kích hoạt tư duy chủ động
Câu hỏi chính là công cụ đắc lực của người huấn luyện. Nhưng không phải câu hỏi nào cũng hiệu quả. Những quản lý mới cần học cách đặt câu hỏi mở – câu hỏi không có câu trả lời đúng – sai, mà nhằm mục đích khơi gợi sự sáng tạo, tư duy phản biện của nhân viên.
Một số câu hỏi hiệu quả:
- Bạn nghĩ đâu là gốc rễ của vấn đề?
- Có những lựa chọn nào khác bạn đã cân nhắc chưa?
- Nếu bạn là khách hàng trong tình huống này, bạn sẽ cảm thấy thế nào?
Lợi ích:
- Nhân viên phát triển khả năng phân tích và ra quyết định.
- Quản lý không bị lệ thuộc vào việc “giải bài” cho mọi tình huống.
Gợi ý rèn luyện: Mỗi tuần thử thay thế 3 câu mệnh lệnh thành 3 câu hỏi mở trong buổi trò chuyện 1-1. Khám phá 07 kỹ năng đặt câu hỏi trong huấn luyện.
3. Kỹ năng phản hồi tích cực – Góp ý mà không gây tổn thương
Một trong những khó khăn lớn nhất của quản lý mới là đưa ra phản hồi mà không làm mất tinh thần nhân viên. Phản hồi sai cách dễ tạo cảm giác bị phê phán, làm nhân viên thu mình hoặc chống đối.
Nguyên tắc phản hồi hiệu quả:
- Góp ý hành vi, không phán xét con người
- Dẫn chứng cụ thể
- Đề xuất cải thiện đi kèm
- Kết thúc bằng sự tin tưởng và cam kết hỗ trợ
Ví dụ: Thay vì nói: “Em xử lý tình huống đó quá yếu”, hãy thử: “Ở phần trả lời khách hàng hôm qua, tôi thấy có một đoạn em hơi căng thẳng. Em có muốn thử một cách diễn đạt khác mềm hơn không?”
Gợi ý rèn luyện: Sử dụng mô hình SBI (Situation – Behavior – Impact) khi phản hồi.
4. Kỹ năng hướng dẫn qua công việc (OJT)
On-the-Job Training (OJT) là một phần quan trọng trong huấn luyện nhân viên, đặc biệt với nhân viên mới. Nhưng nhiều quản lý mới lại lúng túng vì chưa quen “chuyển giao kỹ năng”.
Cách OJT hiệu quả gồm 4 bước theo GLAP (Giải thích – Làm mẫu – Áp dụng – Phản hồi):
- Giải thích tại sao cần làm việc này
- Làm mẫu trước một lần, nói rõ từng bước
- Để nhân viên áp dụng, quản lý quan sát, không can thiệp quá sớm
- Phản hồi ngay tại chỗ, quản lý góp ý cụ thể, ghi nhận điểm tốt
Ví dụ: Nếu bạn muốn huấn luyện nhân viên viết báo cáo tốt hơn, đừng chỉ nói “Em cứ theo mẫu”. Hãy đưa ví dụ, phân tích từng phần và đồng hành khi họ làm bài đầu tiên.
Gợi ý rèn luyện: Mỗi tuần chọn 1 nhiệm vụ có thể huấn luyện bằng OJT và lên kế hoạch đồng hành cụ thể.
5. Kỹ năng theo dõi và động viên – Giữ lửa cho quá trình huấn luyện
Huấn luyện không phải là một cuộc nói chuyện duy nhất. Đó là một quá trình. Nhiều quản lý mới rơi vào bẫy chỉ dừng lại ở cuộc huấn luyện đầu tiên mà quên theo sát và củng cố sau đó.
Theo dõi hiệu quả cần:
- Thiết lập mốc thời gian kiểm tra tiến độ.
- Có hành động ghi nhận ngay khi nhân viên tiến bộ.
- Chủ động hỏi han, gỡ vướng mắc trong quá trình ứng dụng.
Lưu ý: Động viên không chỉ là “khen”, mà còn là cách nhắc nhở rằng bạn đang ở đó – như một người đồng hành thực sự.
Gợi ý rèn luyện: Thiết lập 1 file cá nhân theo dõi tiến trình phát triển của từng nhân viên. Mỗi tuần cập nhật ít nhất 1 dòng nhận xét.
Tổng kết: Huấn luyện là kỹ năng, không phải bẩm sinh
Đừng lo nếu bạn chưa quen với vai trò mới. Bất kỳ ai cũng có thể trở thành nhà huấn luyện tốt nếu rèn luyện đúng kỹ năng. Với 5 năng lực cốt lõi trên, bạn đã có nền tảng vững chắc để bắt đầu hành trình trở thành người quản lý dẫn dắt đội ngũ bằng huấn luyện.
Và nếu bạn muốn tìm kiếm một chương trình đào tạo kỹ năng huấn luyện nhân viên bài bản, có thể tham khảo khóa ON THE JOB COACHING do VMP tổ chức. Khóa học giúp bạn:
- Sở hữu tư duy đúng về huấn luyện, phân biệt huấn luyện với đào tạo.
- Làm chủ kỹ năng coaching: lắng nghe, đặt câu hỏi, phản hồi tạo động lực.
- Thiết kế kế hoạch huấn luyện phù hợp theo năng lực nhân viên.
- Thực hành các công thức, công cụ huấn luyện nhân viên hiệu quả.
- Biết cách tạo động lực, gia tăng hiệu suất đội nhóm, giữ chân nhân tài
Chị Nguyễn Đoàn Phương Thư – Simpson Strong -Tie chia sẻ sau khóa On The Job Coaching: “Thư cảm thấy muốn thay đổi và chia sẻ lại cho nhân viên của mình công thức EDIC. Trước giờ mình cũng huấn luyện nhân viên khá là nhiều, mình đưa xuống những kiến thức, vấn đề nhưng lại chưa chắc là họ có hiểu đúng hay không. Và sau khi học xong công thức này, mình sẽ điều chỉnh lại ngay để giúp nhân viên có thể học hỏi những kiến thức mới một cách hiệu quả nhất.”
Nguyễn Nguyên Ngọc – Project Managerment từ Ampersand Group chia sẻ: Cô Doanh từng hỏi rằng: Điều cô đọng trong 2 ngày học vừa qua là gì? Thì với mình từ “On The Job Coaching” rất hay! Vì coaching là một hành trình và nó sẽ trải dài qua nhiều giai đoạn. Và chúng ta cần liên tục thực hành nó. Ngọc nghĩ rằng chúng ta sẽ không thể thay đổi ngay sau khi tham gia chương trình. Nhưng quan trọng nhất là chương trình đã cung cấp đầy đủ các công cụ để Ngọc có thể đạt được mục tiêu mình đề ra.”
>> Tham khảo chi tiết khóa On The Job Coaching.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ 1800 6981 hoặc gửi mail về địa chỉ daotao@vmp.edu.vn để được tư vấn miễn phí. Đội ngũ VMP sẵn sàng hỗ trợ bạn!
