Là một nhà quản lý, bạn có bao giờ tự hỏi tại sao đội nhóm không đạt hiệu suất như mong muốn, hoặc tại sao các kế hoạch phát triển năng lực không đem lại kết quả như kỳ vọng? Để giải quyết triệt để vấn đề, bạn cần tìm ra nguyên nhân gốc rễ – và đó là lúc phương pháp 5 Whys phát huy hiệu quả. Bài viết này giúp bạn tìm hiểu 5 Whys là gì, lợi ích của nó trong quản lý và cách áp dụng.
Nội dung thuộc Tips for Learner – Bí quyết để việc học dễ như ăn bánh.
5 Whys là gì?
5 Whys hay 5 câu hỏi tại sao là một kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ được Toyota phát triển trong hệ thống sản xuất của họ. Phương pháp này đơn giản nhưng mạnh mẽ: Bằng cách đặt câu hỏi “Tại sao?” liên tiếp 5 lần, bạn có thể bóc tách từng lớp của vấn đề để tìm nguyên nhân gốc rễ thực sự.
Nguyên tắc hoạt động:
- Bắt đầu với vấn đề: Xác định rõ vấn đề bạn muốn giải quyết.
- Hỏi “Tại sao?”: Lặp lại câu hỏi “Tại sao?” năm lần (hoặc nhiều hơn nếu cần thiết) để từng bước khám phá nguyên nhân sâu xa.
- Tập trung vào nguyên nhân: Mỗi câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao?” sẽ dẫn đến một nguyên nhân mới, và bạn tiếp tục hỏi “Tại sao?” về nguyên nhân đó.
- Tìm ra nguyên nhân gốc rễ: Sau khoảng năm lần hỏi, bạn sẽ thường tìm ra nguyên nhân gốc rễ thực sự của vấn đề.
Trong quản lý, 5 Whys không chỉ giúp giải quyết vấn đề trong công việc mà còn là một công cụ giúp bạn tự phản tư (self-reflection) và cải thiện khả năng ra quyết định.
Lợi ích của 5 whys đối với quản lý
Ngăn ngừa vấn đề tiếp diễn trong tương lai: 5 Whys giúp bạn không chỉ “chữa cháy” mà còn tìm ra cách phòng ngừa vấn đề tái diễn trong tương lai. Ví dụ: Nếu nhân viên liên tục trễ hạn công việc, thay vì chỉ phạt họ, bạn có thể sử dụng 5 Whys để phát hiện nguyên nhân có thể đến từ việc quy trình giao việc chưa rõ ràng, hoặc họ thiếu kỹ năng cần thiết.
Tăng khả năng ra quyết định chính xác: Việc đặt câu hỏi “Tại sao?” giúp quản lý có tư duy phản biện và ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính. Ví dụ: Nếu một dự án không đạt KPI, thay vì kết luận rằng “thị trường không có nhu cầu”, 5 Whys có thể giúp bạn nhận ra rằng đội ngũ bán hàng chưa được đào tạo đầy đủ để tư vấn đúng khách hàng mục tiêu.
Cải thiện năng lực lãnh đạo và truyền cảm hứng cho đội nhóm: 5 Whys giúp bạn khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi đúng, suy nghĩ sâu hơn và tự tìm ra giải pháp. Điều này góp phần xây dựng văn hóa làm việc chủ động và sáng tạo. Ví dụ: Nếu nhân viên gặp khó khăn trong công việc, thay vì đưa ra giải pháp ngay lập tức, hãy hướng dẫn họ sử dụng 5 Whys để tự khám phá nguyên nhân và đề xuất cách giải quyết.
Tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất: Bằng cách sử dụng 5 Whys, nhà quản lý có thể xác định được những điểm nghẽn trong quy trình làm việc và tìm ra cách tối ưu hóa. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí thời gian, tài nguyên và nâng cao hiệu suất của đội nhóm. Ví dụ: Nếu các buổi họp trong công ty quá dài và không hiệu quả, bạn có thể sử dụng 5 Whys để phát hiện rằng nguyên nhân thực sự là do thiếu chuẩn bị trước cuộc họp hoặc không có mục tiêu rõ ràng.
Phát triển tư duy phản biện và học tập liên tục: 5 Whys giúp bạn rèn luyện khả năng tư duy phản biện, đào sâu vào vấn đề và phát triển tư duy logic. Ví dụ: Nếu bạn cảm thấy bản thân chưa đạt được sự phát triển như mong muốn, hãy tự đặt câu hỏi “Tại sao?” để khám phá những rào cản thực sự cản trở bạn.
Cách áp dụng 5 Whys trong quản lý đội nhóm
1. Xác định vấn đề cụ thể
Trước khi đặt câu hỏi, bạn cần xác định vấn đề một cách rõ ràng. Ví dụ:
Vấn đề: “Tôi không có đủ thời gian để học tập và phát triển bản thân.”
2. Hỏi “Tại sao?” lần thứ nhất
Tại sao tôi không có đủ thời gian để học tập?
→ Vì tôi bị quá tải với công việc hàng ngày.
3. Hỏi “Tại sao?” lần thứ hai
Tại sao tôi bị quá tải với công việc?
→ Vì tôi dành quá nhiều thời gian cho các công việc vận hành thay vì chiến lược.
4. Hỏi “Tại sao?” lần thứ ba
Tại sao tôi dành nhiều thời gian cho các công việc vận hành?
→ Vì tôi chưa giao quyền hiệu quả cho đội nhóm.
5. Hỏi “Tại sao?” lần thứ tư
Tại sao tôi chưa giao quyền hiệu quả?
→ Vì tôi chưa có đủ niềm tin vào năng lực của nhân viên.
6. Hỏi “Tại sao?” lần thứ năm
Tại sao tôi chưa có đủ niềm tin vào nhân viên?
→ Vì tôi chưa đào tạo và hướng dẫn họ đầy đủ để họ có thể tự chủ trong công việc.
Vậy nguyên nhân gốc rễ khiến quản lý không có đủ thời gian để học tập và phát triển bản thân: Quản lý chưa đầu tư đủ vào việc đào tạo và phát triển đội nhóm, dẫn đến tình trạng quá tải của chính mình.
Giải pháp: Thay vì cố gắng tự xử lý tất cả, quản lý cần tập trung vào đào tạo, giao quyền và xây dựng một đội nhóm có khả năng tự vận hành. Qua đó, bạn sẽ có thêm thời gian để đầu tư vào bản thân.
Lưu ý khi sử dụng 5 Whys
Mặc dù 5 Whys là một phương pháp đơn giản, nhưng nếu không áp dụng đúng cách, bạn có thể đi sai hướng hoặc không tìm ra nguyên nhân thực sự. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn sử dụng 5 Whys một cách hiệu quả:
1. Không dừng lại quá sớm – Đào sâu đến gốc rễ
Đừng vội dừng lại khi chưa tìm ra nguyên nhân thực sự. Đôi khi, vấn đề có thể cần hơn 5 lần “Tại sao?” để xác định đúng nguyên nhân gốc rễ.
Ví dụ: Nếu bạn chỉ dừng lại ở việc “Nhân viên làm việc không hiệu quả vì thiếu động lực”, bạn chưa thực sự tìm ra tại sao họ thiếu động lực. Hãy tiếp tục đào sâu hơn.
2. Tránh đổ lỗi cho cá nhân – Tập trung vào hệ thống
Mục tiêu của 5 Whys là cải tiến quy trình, không phải chỉ trích con người. Nếu nguyên nhân tìm ra chỉ xoay quanh lỗi của một cá nhân mà không xem xét bối cảnh, bạn sẽ không có giải pháp bền vững.
Ví dụ:
- Sai: “Nhân viên chậm trễ vì họ lười biếng.”
- Đúng: “Nhân viên chậm trễ vì chưa có hệ thống nhắc nhở deadline hoặc chưa được đào tạo về quản lý thời gian.”
3. Câu hỏi phải rõ ràng và khách quan
Khi đặt câu hỏi “Tại sao?”, hãy sử dụng ngôn ngữ trung lập, tránh cảm xúc tiêu cực hoặc định kiến. Điều này giúp bạn khai thác vấn đề một cách khách quan và hiệu quả.
Ví dụ:
- Sai: “Tại sao đội nhóm không chịu hoàn thành công việc?” (Mang tính phán xét)
- Đúng: “Tại sao đội nhóm chưa thể hoàn thành công việc đúng hạn?” (Khách quan hơn)
4. Xác thực nguyên nhân trước khi hành động
Sau khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ, hãy kiểm tra lại xem đó có thực sự là yếu tố cốt lõi hay không. Đôi khi, một nguyên nhân có thể chỉ là triệu chứng của một vấn đề sâu hơn.
Cách kiểm tra:
- Nếu loại bỏ nguyên nhân đó, vấn đề có còn xảy ra không?
- Những yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến vấn đề này không?
5. Kết hợp với các phương pháp khác để có cái nhìn toàn diện
5 Whys là một công cụ mạnh mẽ nhưng không phải lúc nào cũng đủ. Hãy kết hợp với các phương pháp khác để có cái nhìn toàn diện hơn:
- Sơ đồ xương cá: Giúp phân loại nguyên nhân theo nhiều nhóm như con người, quy trình, công cụ.
- Data Analysis: Nếu có số liệu, hãy kiểm tra xem nguyên nhân gốc rễ có được hỗ trợ bởi dữ liệu hay không.
Tạm kết về 5 Whys công cụ giúp quản lý tìm ra nguyên nhân gốc rễ
Trên đây là thông tin về 5 Whys, công cụ giúp quản lý tìm nguyên nhân gốc rễ phục vụ cho việc phát triển đội nhóm hiệu quả hơn. Tin rằng bài viết đã giúp ích được đến công việc của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các khóa đào tạo quản lý dành cho các nhân do VMP tổ chức như:
Train The Trainer 3+ | Đào tạo Giảng viên nội bộ số 1 Đông Nam Á.
Program Design With Tech | Ứng dụng công nghệ thiết kế đào tạo
Training Management Performance | Quản lý hiệu suất đào tạo
U – Maximize Management | Nâng cao năng lực quản lý bền vững
On The Job Coaching | Kỹ năng huấn luyện kèm cặp nhân viên
Leading Emotional | Lãnh đạo bằng trí tuệ cảm xúc
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ 1800 6981 hoặc gửi mail về địa chỉ daotao@vmp.edu.vn. Đội ngũ VMP luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!
