05 BƯỚC GIÚP NHÀ QUẢN LÝ GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

90% kết quả làm việc của nhân viên là do cách nhà quản lý giao việc. Nếu giao việc sai cách sẽ khiến công việc không chỉ kém hiệu quả mà còn khiến nhân viên mất động lực làm việc và bất mãn với quản lý trực tiếp. 

Vậy làm cách nào để chọn đúng việc, đúng người và giao đúng cách? Cần lưu ý gì khi giao việc? Làm sao để đảm bảo nhân viên làm việc đúng tiến độ? Bài viết này cung cấp đến bạn 05 bước giúp nhà quản lý giao việc cho nhân viên hiệu quả.

Nội dung thuộc khoá UMM  – Đào Tạo Nhà Quản Lý Bền Vững thuộc bản quyền của VMP Academy.

05 Bước giúp nhà quản lý giao việc hiệu quả.
05 Bước giúp nhà quản lý giao việc hiệu quả.

Bước 1: Chọn đúng việc để giao 

Thông thường chúng ta sẽ có nhiều công việc cần giải quyết để đạt được mục tiêu. Là nhà quản lý, bạn cần liệt kê và phân loại các công việc có thể “uỷ quyền” hoặc giao việc cho nhân viên thực hiện. 

Để hiệu quả trong việc chọn việc, nhà quản lý sử dụng phương pháp BrainWriting để liệt kê toàn bộ công việc cần làm. Sau đó sử dụng ma trận First thing First để sắp xếp các công việc dựa vào mức độ khẩn cấp và quan trọng. Các công việc thuộc ô không quan trọng và khẩn cấp thì nên giao quyền cho cấp dưới để xử lý.

Các anh chị quản lý đang tham gia trò chơi quản lý tại khoá UMM.

Các anh chị quản lý đang tham gia trò chơi quản lý tại khoá UMM.

Bước 2: Chọn đúng người để đảm nhận công việc

Ở bước này, nhà quản lý có thể sử dụng kết hợp Tâm lý hình học và mô hình giao việc đúng người SAOD.

Theo đó, dựa vào Tâm lý hình học người quản lý biết được tính cách của nhân viên phù hợp với dạng công việc nào. Chúng có thể là công việc liên quan đến quy trình, mục tiêu, giao tiếp, sáng tạo.

SAOD là viết tắt của Skill – Nhân viên có đủ kỹ năng thực hiện công việc này hay không? Attitude – Nhân viên có thái độ nhiệt tình khi tiếp nhận công việc hay không? Overload – Nhân viên có đang quá bận với các công việc khác không? Develop – Nhân viên có muốn phát triển hơn trong công việc hay không? 

SAOD thường được biểu diễn dưới dạng bảng như hình bên dưới. 

Mô hình SAOD biểu diễn dưới dạng bảng.

Mô hình SAOD biểu diễn dưới dạng bảng.

Bước 3: Giao đúng cách cho nhân viên

Sau khi chọn đúng việc và đúng người, nhà quản lý cần biết cách giao đúng cách. Việc giao đúng cách giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và cảm thấy hào hứng khi làm việc. 

POST C+ là công cụ hiệu quả để bạn giao việc cho nhân viên đúng cách. Cụ thể giao việc trình tự theo các bước sau: 

P – Purpose: Nêu rõ mục đích/yêu cầu/nguồn lực để thực hiện công việc.

O – Outcome: Nói rõ mong đợi về kết quả đạt được cho người nhân viên.

S – Steps: Nêu ra các bước thực hiện/hành động cụ thể.

T – Time bound: Đưa ra thời hạn hợp lý cho nhân viên, thời hạn đủ để nhân viên hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

C – Confirm: Xác nhận lại với người nhân viên về những ý đã trao đổi trước đó.

C – Check/Control: Kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện của nhân viên.

C – Coaching: Huấn luyện và kèm cặp nhân viên nhằm đảm bảo họ có năng lực để thực hiện công việc. 

Hình ảnh các anh chị quản lý và Trainer Phan Hữu Lộc tại khoá UMM.

Hình ảnh các anh chị quản lý và Trainer Phan Hữu Lộc tại khoá UMM.

Bước 4: Theo dõi tiến trình làm việc

Để đảm bảo hiệu quả công việc của đội nhóm đạt được mục tiêu như dự kiến, nhà quản lý cần thường xuyên theo dõi tiến trình làm việc của nhân viên. Việc theo dõi mang lại hai lợi ích chính: một là mọi công việc diễn ra đúng tiến độ và đặc biệt là nhà quản lý có thể đưa ra được sự hỗ trợ kịp thời nếu nhân viên gặp khó khăn trong quá trình làm việc.

Bước 5: Đánh giá và ghi nhận 

Bước này rất quan trọng và nên được thực hiện định kỳ. Khi nhân viên hoàn thành công việc cũng là lúc nhà quản lý nhìn lại tổng quan quá trình làm việc và đưa ra đánh giá về chất lượng. Việc này vừa giúp bạn nắm được tiến độ của đội nhóm, vừa giúp nhân viên cảm thấy được ghi nhận và cải thiện những thiếu sót trong tương lai. 

Ngoài ra, việc ghi nhận những đóng góp tích cực từ phía nhân viên sẽ đóng vai trò như một “liều thuốc tinh thần” cực mạnh thúc đẩy họ phát huy nhiều hơn trong công việc. 

HAMBURGER là mô hình giúp nhà quản lý phản hồi nhân viên hiệu quả. Trình tự 03 bước sử dụng mô hình như sau:

Bước 1: Ghi nhận, khen ngợi những gì nhân viên làm tốt

Bước 2: Khéo léo đi vào vấn đề nhắc nhở về những việc nhân viên chưa làm tốt

Bước 3: Gợi ý hướng giải quyết vấn đề cho nhân viên

Khoá UMM là khoá Đào tạo nhà quản lý bền vững.
Khoá UMM là khoá Đào tạo nhà quản lý bền vững.

Tạm kết về 05 bước giúp nhà quản lý giao việc hiệu quả

Giao việc hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho cả nhà quản lý, nhân viên và tổ chức. Trong khi nhà quản lý có thêm thời gian để xử lý các công việc quan trọng hơn thì nhân viên cấp dưới đang từng ngày nâng cao năng lực của mình thông qua việc thực hiện liên tục các công việc chuyên môn phù hợp với khả năng. Kết quả đội nhóm tăng cao kéo theo kết quả của tổ chức cũng được cải thiện. 

Hy vọng rằng 05 bước giao việc hiệu quả trên đây giúp ích được đến công việc của các anh chị. Để biết nhiều hơn về các phương pháp quản lý đội nhóm hiệu quả, bạn có thể tham khảo khoá UMM – Đào tạo nhà quản lý bền vững

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Bản quyền bởi VMP Academy! Chúng tôi giúp bạn sử dụng bộ não của mình!