Là một nhà quản lý, việc xây dựng một đội ngũ nhân viên giỏi và gắn kết là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, việc quản trị, phát triển nhân viên hiệu quả lại là một thách thức không hề nhỏ đối với các nhà quản lý. Mô hình 5Ps của Dave Ulrich có thể là giải pháp hoàn hảo để giải quyết vấn đề này. Chúng ta sẽ khám phá ngay tại bài viết này nhé!
Nội dung thuộc chuỗi Tips For Leader – Bí quyết giúp bạn lái con tàu vượt cạn.
Mô hình 5Ps là gì?
Mô hình 5Ps là một mô hình quản lý nguồn nhân lực được phát triển bởi Dave Ulrich, một giáo sư danh tiếng về quản trị nhân sự tại Đại học Michigan. Mô hình này bao gồm 5 yếu tố chính trong quản lý nhân sự:
- People (Nhân sự): Quản lý và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả.
- Positions (Vị trí): Thiết kế và định vị các vị trí công việc.
- Performance (Năng suất): Đánh giá và quản lý hiệu suất.
- Programs (Chương trình): Thiết lập các chương trình đào tạo, phát triển và phúc lợi cho nhân viên.
- Policies (Chính sách): Xây dựng và triển khai các chính sách quản lý nhân sự.
Mô hình này được Dave Ulrich công bố lần đầu vào đầu những năm 1990, khi ông nghiên cứu và đề xuất một cách tiếp cận mới trong quản trị nhân sự. Mô hình 5Ps nhấn mạnh tầm quan trọng của việc liên kết các hoạt động quản lý nhân sự với chiến lược kinh doanh của tổ chức.
Kể từ khi ra đời, mô hình 5Ps đã trở thành một trong những mô hình cơ bản và ảnh hưởng nhất trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực, được nhiều doanh nghiệp áp dụng và phát triển.
Áp dụng mô hình 5Ps trong quản lý đội nhóm
Khi áp dụng mô hình 5Ps vào quản lý đội nhóm, các nhà quản lý có thể thực hiện những việc sau:
Nhân sự (People):
Xác định rõ năng lực, kỹ năng và giá trị cốt lõi cần thiết cho mỗi vị trí công việc trong team. Bạn có thể tham khảo khung năng lực của tổ chức để làm tốt phần này. Trong trường hợp chưa có, bạn có thể tự tạo ra các năng lực thiết yếu cần có cho thành viên trong team của mình. Tham gia vào quá trình tuyển dụng, đánh giá và phát triển nhân viên dựa trên các tiêu chí này.
Ví dụ: Năng lực cần có cho một chuyên viên L&D là kỹ năng kỹ năng thiết kế và phát triển chương trình đào tạo, tổ chức đào tạo, đứng lớp giảng dạy, đánh giá đo lường kết quả đào tạo, sử dụng công nghệ trong đào tạo…. Ngoài ra, nhân sự cần có tinh thần ham học hỏi, sáng tạo, làm việc độc lập và có tinh thần trách nhiệm cao. Quản lý cần xác định rõ năng lực để có thể chọn được người phù hợp.
Ngoài ra, quản lý có thể xây dựng môi trường làm việc gắn kết, khuyến khích nhân viên giao tiếp, hợp tác và chia sẻ kiến thức.
Vị trí (Positions):
Xác định rõ ràng vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong đội. Bạn cần thống nhất với toàn bộ nhân viên trước khi triển khai công việc nhằm đảm bảo mọi người hiểu rõ về phạm vi công việc của mình và ngăn ngừa những xung đột không đáng có về sau.
Ví dụ: Trưởng nhóm có vai trò lãnh đạo và điều phối hoạt động của nhóm, đưa ra quyết định quan trọng, báo cáo kết quả công việc cho cấp trên. Thành viên trong nhóm lại có vai trò thực hiện các công việc được phân công, đóng góp ý kiến cho nhóm, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành mục tiêu chung.
Bạn cũng cần thiết kế các vị trí công việc phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của đội. Qua đó, phân công công việc một cách hợp lý giữa các thành viên. Bạn có thể dựa vào tứ đồ lãnh đạo hoặc mô hình DISC để phân đúng người đúng việc.
Năng suất (Performance):
Thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu quả làm việc của đội nhóm. Ví dụ: Đối với nhóm Training & Development, cần thiết lập các chỉ số như: Số lượng chương trình đào tạo được tổ chức; Số lượng học viên tham gia các chương trình đào tạo; Mức độ đạt được các mục tiêu học tập của học viên; Chi phí tổ chức các chương trình đào tạo; ROI trong đào tạo,….
Giám sát, đánh giá và phản hồi về hiệu suất làm việc của từng thành viên. Bạn có thể dùng các công cụ hỗ trợ để theo dõi hiệu suất làm việc, ví dụ như: bảng tính Excel, phần mềm quản lý dự án, công cụ theo dõi thời gian làm việc…. Thực hiện đánh giá định kỳ hàng tuần/tháng quý.
Xây dựng kế hoạch cải thiện hiệu suất khi cần thiết. Nếu hiệu suất làm việc của đội hoặc thành viên không đạt được mục tiêu, cần xây dựng kế hoạch cải thiện hiệu suất. Kế hoạch cải thiện hiệu suất cần đảm bảo các bước như: Xác định nguyên nhân dẫn đến hiệu suất làm việc thấp; Đề xuất các giải pháp để cải thiện hiệu suất làm việc; Chỉ định người chịu trách nhiệm thực hiện các giải pháp; Xác định thời hạn để hoàn thành các giải pháp.
Chương trình (Programs):
Đề xuất các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng cho thành viên đội. Bản thân quản lý cũng cần trang bị cho bản thân kỹ năng đào tạo, huấn luyện nhân viên, nhằm nâng cao năng lực đội nhóm.
Đề xuất các chương trình phúc lợi, động viên khích lệ cho đội. Ví dụ: Chương trình thưởng lương, thưởng hiệu suất; Chương trình bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội; Chương trình nghỉ phép, nghỉ lễ; Chương trình tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí. Bạn cũng có thể triển khai các hoạt động team building nhỏ trong đội nhóm để tăng cường sự gắn kết.
Chính sách (Policies):
Xây dựng và triển khai các chính sách quản lý đội nhóm rõ ràng. Nội dung các chính sách cần bao gồm: Mục tiêu, sứ mệnh của đội nhóm; Vai trò, trách nhiệm của từng thành viên trong đội; Quy trình làm việc của đội nhóm; Quy định về kỷ luật, khen thưởng; Quy trình giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp. Cần đảm bảo rằng chính sách này được tất cả thành viên trong nhóm đồng thuận và đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong quản lý đội nhóm.
Xử lý các tình huống và vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý đội nhóm. Ví dụ: Thành viên A và B trong nhóm xảy ra mâu thuẫn do bất đồng về cách giải quyết một nhiệm vụ. Bạn cần tìm gặp riêng và lắng nghe cẩn thận hai bên. Sau đó giúp A và B hiểu quan điểm của nhau và tìm điểm chung. Khuyến khích họ giao tiếp cởi mở và tôn trọng nhau hơn. Đề xuất cách giải quyết mâu thuẫn công bằng và thỏa đáng cho cả hai. Cuối cùng, khi đã hòa giải, bạn cần thiết lập các quy tắc giao tiếp rõ ràng cho nhóm để ngăn ngừa mâu thuẫn trong tương lai.
Lưu ý khi sử dụng mô hình 5Ps trong quản lý đội nhóm
Tính nhất quán và tính công bằng: Các chính sách, quy định, tiêu chuẩn áp dụng cho nhóm cần đảm bảo tính nhất quán. Quản lý cần đảm bảo sự công bằng trong đánh giá, quyết định đối với các thành viên.
Sự tham gia và cam kết của nhóm: Quản lý cần khuyến khích sự tham gia, đóng góp ý kiến của các thành viên trong nhóm. Tạo động lực và cam kết cao của nhóm để đạt được mục tiêu chung.
Sự phát triển và cải tiến liên tục: Quản lý cần liên tục rà soát, đánh giá và cải tiến mô hình 5Ps để phù hợp với bối cảnh thay đổi. Khuyến khích sự học hỏi, sáng tạo và phát triển của nhóm.
Tạm kết về mô hình 5Ps trong quản lý đội nhóm
Trên đây là một vài thông tin về mô hình 5Ps của Dave Ulrich phát triển. Tin rằng nó giúp bạn có thêm gợi ý để tìm ra phương pháp quản lý đội nhóm hiệu quả hơn. Nội dung thuộc Tips For Leader – Bí quyết giúp bạn lái con tàu vượt cạn.