Quản trị hiệu suất là gì? Nhiều người quản lý đã thiết lập KPI và đánh giá kết quả định kỳ nhưng hiệu suất đội nhóm vẫn chưa đạt kỳ vọng. Nguyên nhân có thể nằm ở cách tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và hỗ trợ nhân viên cải thiện kết quả. Bài viết sẽ làm rõ bản chất, vai trò và các hoạt động cốt lõi của quản trị hiệu suất trong điều hành đội nhóm.

1. Quản trị hiệu suất là gì? Khác gì với đánh giá hiệu suất?

Quản trị hiệu suất (Performance Management) là quá trình liên tục thiết lập mục tiêu, tổ chức thực hiện, theo dõi, phản hồi và cải thiện kết quả công việc nhằm đáp ứng mục tiêu của đội nhóm, lớn hơn là doanh nghiệp.

Để hiểu rõ bản chất, cần phân biệt quản trị hiệu suất với hai khái niệm thường được sử dụng trong doanh nghiệp:

Để phân biệt, cần làm rõ ba khái niệm:

Ví dụ: Một trưởng nhóm kinh doanh đặt KPI doanh số cho từng nhân viên và đánh giá kết quả vào cuối tháng. Đây mới là hoạt động thiết lập chỉ tiêu và đánh giá hiệu suất.

Để quản trị hiệu suất, trưởng nhóm còn cần tổ chức phân công công việc, theo dõi tiến độ bán hàng, nhận diện khó khăn và hỗ trợ nhân viên cải thiện kết quả trong quá trình thực hiện.

Như vậy, KPI là công cụ đo lường, đánh giá hiệu suất là một hoạt động trong quá trình quản trị, còn quản trị hiệu suất là quá trình xuyên suốt nhằm đạt và cải thiện kết quả công việc.

2. Vì sao quản trị hiệu suất quan trọng với người quản lý?

Giúp đội nhóm tập trung vào mục tiêu chung

Khi mục tiêu và tiêu chuẩn hiệu suất được xác định rõ ràng, nhân viên sẽ hiểu những kết quả cần đạt và trách nhiệm của mình trong đội nhóm.

Đối với người quản lý, đây là cơ sở để phân bổ công việc, xác định thứ tự ưu tiên và theo dõi mức độ đóng góp của từng thành viên.

Thay vì chỉ tập trung vào khối lượng công việc đã thực hiện, đội nhóm có thể hướng đến những kết quả cụ thể gắn với mục tiêu chung.

Giúp phát hiện sớm những vấn đề ảnh hưởng đến kết quả

Nếu chỉ đánh giá KPI vào cuối kỳ, người quản lý có thể phát hiện vấn đề khi kết quả đã không đạt kỳ vọng.

Hoạt động quản lý hiệu suất giúp người quản lý theo dõi tiến độ thường xuyên, nhận diện khó khăn và điều chỉnh kịp thời trong quá trình thực hiện.

Ví dụ: Khi nhận thấy số lượng khách hàng tiềm năng đang giảm, trưởng nhóm kinh doanh có thể tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh hoạt động tiếp cận trước khi tình trạng này ảnh hưởng đến doanh số cuối tháng.

Việc theo dõi chủ động giúp hạn chế tình trạng chỉ xử lý vấn đề sau khi kết quả đã bị ảnh hưởng.

Giúp phát triển năng lực và trách nhiệm của nhân viên

Hiệu suất đội nhóm còn phụ thuộc vào năng lực thực hiện công việc và mức độ chủ động của từng nhân viên.

Thông qua quá trình quản trị hiệu suất, người quản lý có thể xác định nhân viên đang thiếu kỹ năng, gặp khó khăn về nguồn lực hay cần được hỗ trợ để cải thiện cách thực hiện.

Từ đó, quản lý lựa chọn những hoạt động phù hợp như hướng dẫn, kèm cặp, phản hồi hoặc Coaching.

Khi được hỗ trợ đúng nhu cầu, nhân viên có thêm cơ hội nâng cao năng lực, chủ động giải quyết vấn đề và chịu trách nhiệm với kết quả công việc.

3. Quản trị hiệu suất bao gồm những hoạt động nào?

Quản trị hiệu suất nhân viên và đội nhóm là quá trình liên tục, trong đó bốn hoạt động cốt lõi có sự liên kết với nhau.

Thiết lập mục tiêu và tiêu chuẩn hiệu suất

Người quản lý cần chuyển mục tiêu của phòng ban thành những kết quả cụ thể mà đội nhóm và từng nhân viên cần đạt.

Các công cụ như SMART, KPI hoặc OKR có thể được sử dụng để làm rõ mục tiêu, tiêu chuẩn hoàn thành và thời hạn thực hiện.

Tổ chức thực hiện công việc

Sau khi mục tiêu được xác định, quản lý cần phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực nhân viên, làm rõ trách nhiệm và đảm bảo các nguồn lực cần thiết.

Hoạt động này giúp đội nhóm hiểu ai chịu trách nhiệm, công việc cần thực hiện như thế nào và kết quả mong đợi là gì.

Theo dõi tiến độ và phản hồi

Trong quá trình làm việc, người quản lý cần duy trì việc theo dõi để phát hiện những vấn đề ảnh hưởng đến hiệu suất.

Phản hồi và Coaching giúp nhân viên nhận diện điểm cần cải thiện, điều chỉnh hành vi và chủ động hơn khi thực hiện nhiệm vụ.

Đánh giá kết quả và cải thiện hiệu suất

Khi kết thúc một chu kỳ công việc, quản lý đối chiếu kết quả thực tế với mục tiêu đã xác định, phân tích nguyên nhân đạt hoặc chưa đạt.

Từ đó, người quản lý có cơ sở điều chỉnh kế hoạch, cách giao việc hoặc những hoạt động phát triển năng lực nhân viên trong chu kỳ tiếp theo.

Điểm quan trọng: Bốn hoạt động trên cần được duy trì xuyên suốt quá trình làm việc. Quản trị hiệu suất không nên chỉ diễn ra vào thời điểm đánh giá cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm.

>> Cách quản trị hiệu suất đội nhóm: 4 bước giúp quản lý cải thiện kết quả.

4. Phát triển năng lực quản trị hiệu suất cùng VMP Academy

Hiểu rõ quản trị hiệu suất là gì là nền tảng để người quản lý thay đổi cách điều hành đội nhóm. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả, người quản lý cần có phương pháp thiết lập mục tiêu, tổ chức thực thi và phát triển nhân viên phù hợp với từng tình huống công việc.

Chương trình High Performance Management™ – Nhà quản lý hiệu suất cao của VMP Academy tập trung phát triển những năng lực cốt lõi:

• Thiết lập mục tiêu: Ứng dụng SMART/OKR, xác định tiêu chuẩn hiệu suất gắn với KPI.
• Quản lý thực thi: Phân loại nhân sự theo hiệu suất, giao việc phù hợp và theo dõi tiến độ.
• Phát triển nhân viên: Sử dụng phản hồi và Coaching để cải thiện hiệu suất, nâng cao sự chủ động.
• Ứng dụng thực tế: Thực hành công cụ quản lý và xây dựng kế hoạch hành động 30-60-90 ngày.

Chương trình được triển khai dựa trên mô hình Work-Based Design 4D™, kết hợp phương pháp thực hành Learning By Doing 3V, giúp người học tiếp cận những vấn đề quản lý thực tế, sử dụng công cụ và xây dựng kế hoạch ứng dụng trong công việc.

Đây là giải pháp dành cho trưởng nhóm, quản lý cấp trung, quản lý mới và doanh nghiệp mong muốn phát triển năng lực quản trị hiệu suất của đội ngũ.

>> TÌM HIỂU KHÓA HIGH PERFORMANCE MANAGEMENT™ – NHÀ QUẢN LÝ HIỆU SUẤT CAO TẠI VMP ACADEMY