Phân tích nhu cầu đào tạo đóng vai trò rất quan trọng. Dựa vào đó, nhà phụ trách đào tạo lên kế hoạch thực hiện các chương trình hiệu quả, mang nhiều giá trị cho người học. Tại L&D Vocab tuần này, VMP sẽ giúp bạn tìm hiểu cặn kẽ và cách để thực hiện công việc này hiệu quả. Cùng xem nhé!

Phân tích nhu cầu đào tạo là gì?

Phân tích nhu cầu đào tạo (hay Training Needs Assessment) là quá trình thu thập, đánh giá về mong muốn phát triển năng lực của cá nhân trong tổ chức. Đây là một bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch đào tạo, giúp đảm bảo rằng các chương trình được thiết kế, triển khai một cách hiệu quả và có ích cho cả ba bên: người học, yêu cầu công việc, mục tiêu tổ chức.

Quá trình phân tích nhu cầu của doanh nghiệp bao gồm việc thu thập thông tin, phân tích, xác định ưu tiên và đề xuất giải pháp phù hợp. Bạn có thể tham khảo mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo nội bộ.

05 lý do tại sao cần phân tích nhu cầu đào tạo?

Một là cơ sở để thực hiện công việc hiệu quả. Phân tích nhu cầu giúp chương trình đào tạo đáp ứng đúng vào các kỹ năng cần thiết giúp nhân viên phát triển. Qua đó, nhân viên thực hiện tốt công việc của mình. Cuối cùng đạt được mục tiêu của cá nhân và tổ chức.

Hai là tối ưu hóa sự đầu tư. phân tích nhu cầu đào tạo giúp tổ chức đảm bảo rằng nguồn lực và ngân sách đào tạo được sử dụng một cách hiệu quả nhất. Bằng cách xác định rõ nhu cầu đào tạo, tổ chức có thể đầu tư vào các khóa học, chương trình hoặc hoạt động đào tạo phù hợp để đạt được kết quả tốt nhất với nguồn lực có sẵn.

Ba là đáp ứng thay đổi. Xác định nhu cầu đào tạo cũng giúp tổ chức thích nghi với các thay đổi trong môi trường làm việc và yêu cầu công việc. Khi môi trường hoặc công việc thay đổi, việc đánh giá lại nhu cầu đào tạo giúp đảm bảo rằng nhân viên được cung cấp những kỹ năng và kiến thức mới cần thiết để đáp ứng tốt hơn với yêu cầu mới.

Bốn là đảm bảo sự phát triển bền vững. Phân tích nhu cầu đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các kỹ năng và năng lực cần thiết cho tương lai. Việc đào tạo nhân viên để phát triển các kỹ năng mới và thích nghi với sự thay đổi là cách để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Cuối cùng, đây là cách đánh giá hiệu quả đào tạo. Bằng cách so sánh nhu cầu trước và sau chương trình đào tạo, tổ chức có thể đo lường sự tiến bộ và tác động của nó đối với hiệu suất làm việc và kỹ năng của nhân viên.

04 mô hình phân tích nhu cầu đào tạo phổ biến

GAP Model

Mô hình phân tích nhu cầu đào tạo GAP Model được chia sẻ trong khóa Training Manager FX. Theo đó, mô hình là viết tắt của Goal – Mục tiêu học viên mong muốn đạt được là gì? Action – Hành vi học viên muốn thay đổi để tốt hơn? và Programs – Những nội dung học viên quan tâm trong khóa học?

Mô hình Front-End Analysis

Mô hình này tập trung vào việc xác định các yếu tố gốc của nhu cầu đào tạo, bao gồm nghiên cứu môi trường làm việc, phân tích công việc, xác định khả năng hiện tại và các rào cản đào tạo. Mục tiêu là tạo ra một bản mô tả chi tiết về nhu cầu và yêu cầu đào tạo.

Mô hình 5W

Mô hình 5W phân tích nhu cầu đào tạo thông qua việc trả lời năm câu hỏi quan trọng: Who (Ai cần được đào tạo?), What (Kỹ năng cần phát triển là gì?), When (Khi nào nhu cầu phát sinh?), Where (Địa điểm tổ chức ở đâu?), và Why (Tại sao cần tổ chức chương trình?). Mô hình 5W giúp xác định rõ ràng và chi tiết nhu cầu đào tạo.

Mô hình Kemp được đề xuất bởi Jerrold E. Kemp. Gồm 7 bước để phân tích nhu cầu: 

• Identifying the Organizational Need (Xác định nhu cầu tổ chức);  
• Determining the Learning Objectives (Xác định mục tiêu học tập); 
• Defining the Learning Context and Environment (Xác định ngữ cảnh và môi trường học tập); 
• Identifying Learner Characteristics (Xác định đặc điểm của người học); 
• Designing the Instructional Strategy (Thiết kế chiến lược giảng dạy); 
• Developing Assessment Instruments (Phát triển các công cụ đánh giá); 
• Evaluating the Instructional Design (Đánh giá thiết kế giảng dạy).

04 bước phân tích nhu cầu đào tạo

Bước 1: Thu thập thông tin dựa vào 3 gốc rễ: người học, mục tiêu doanh nghiệp và yêu cầu từ thị trường. Bạn có thể sử dụng các phương pháp phổ biến bao gồm liên hệ các bên liên quan để thực hiện phỏng vấn cá nhân, khảo sát trực tuyến hoặc giấy tờ, nhóm thảo luận, phân tích công việc, và tham khảo các báo cáo, đánh giá hiện có.

Bước 2: Phân tích dựa trên đánh giá kết quả đào tạo. Dựa vào hiệu quả các khóa học trước đó, bạn xác định các khóa có phù hợp với nhu cầu nguyện vọng của học viên hay không. Sử dụng 04 mức độ đường hiệu quả đào tạo Kirkpatrick để đo lường, hiệu quả của khóa học. 

Bước 3: Phân tích thông tin. Phân tích thông tin thu thập được từ các phương pháp trên để xác định các nhu cầu đào tạo chính. Nhu cầu đào tạo cần đảm bảo thỏa mãn 03 yếu tố: mong muốn người học, phục vụ cho mục tiêu tổ chức và phù hợp với yêu cầu của công việc.

Bước 4: Đánh giá, sắp xếp thông tin. Sau khi có danh sách các nhu cầu, bạn tiến hành sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Kết hợp với việc xem xét khả năng hiện tại của tổ chức để đáp ứng.

Lưu ý trong việc phân tích nhu cầu đào tạo

Bạn phải lôi kéo được sự hợp tác giữa các bên vào quá trình này. Đồng thời duy trì sự tương tác liên tục với các bên liên quan và thu thập phản hồi về quá trình đánh giá và nhu cầu đào tạo. Điều này giúp cải thiện quy trình đánh giá và đảm bảo tính linh hoạt và thích ứng với sự thay đổi. 

Đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin. Việc này sẽ giúp việc phân tích nhu cầu đào tạo của bạn chuẩn xác và tổ chức các khóa khớp nhu cầu hơn. Lưu ý về bảo mật về quyền riêng tư của người tham gia để thu được khảo sát thực tế nhất.

Xác định các nhu cầu đào tạo chính và ưu tiên. Dựa vào kết quả của việc khảo sát, kết hợp với các yếu tố như mức độ ưu tiên, khả năng hiện tại của tổ chức và tiềm năng phát triển để tổ chức các khóa phù hợp.

Tạm kết về phân tích nhu cầu đào tạo

Trên đây là một số thông tin về phân tích nhu cầu đào tạo. Tin rằng nó giúp ích được đến công việc của bạn.

Bài viết thuộc chuỗi L&D Vocab – Từ điển làm đào…tạo. Follow VMP Training để nhận các bài viết mới nhất về chủ đề này nhé!