73% các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc tìm ra phương pháp phù hợp để quản lý từng nhân viên. Mỗi cá nhân có mức độ năng lực và động lực khác nhau, nhưng làm thế nào để áp dụng chiến lược quản lý phù hợp với từng người?

Câu trả lời nằm ở ma trận Skill Will – quản lý nhân viên theo năng lực động lực –  một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả giúp phân loại nhân viên và lựa chọn phương pháp quản lý tối ưu. Ma trận này sẽ giúp bạn chuyển đổi cách thức lãnh đạo đội ngũ một cách căn bản.

Bài viết thuộc Tips for Leader và được thực hiện bởi đội ngũ VMP Academy – Đối tác đào tạo quản lý | uy tín – thực tiễn – bền vững.

Ma trận Skill Will là gì?

Ma trận Skill Will (còn được gọi là mô hình COMO – viết tắt của Competencies và Motivation) là công cụ được thiết kế để giúp các nhà quản lý hiểu rõ từng nhân viên dựa trên hai yếu tố cốt lõi:

Skill (Kỹ năng/Năng lực) bao gồm:

• Kỹ năng chuyên môn cần thiết cho vị trí
• Kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm
• Kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực

Will (Ý chí/Động lực) thể hiện qua:

• Mức độ hứng thú với công việc hiện tại
• Sự cam kết với mục tiêu tổ chức
• Tinh thần chủ động và nỗ lực cá nhân

Bốn nhóm nhân viên trong ma trận Skill Will

Dựa trên sự kết hợp của kỹ năng và ý chí, Skill Will matrix phân chia nhân viên thành 4 nhóm chính, mỗi nhóm yêu cầu một phương pháp quản lý khác nhau:

• Định hướng: Thấp kỹ năng + Thấp ý chí → Cần hướng dẫn cụ thể
• Truyền cảm hứng: Thấp kỹ năng + Cao ý chí → Cần huấn luyện và động viên
• Hướng dẫn: Cao kỹ năng + Thấp ý chí → Cần hỗ trợ động lực
• Trao quyền: Cao kỹ năng + Cao ý chí → Có thể ủy quyền

Điểm mạnh của ma trận Skill Will là khả năng phân biệt cụ thể các nhóm nhân viên với mức độ kỹ năng và ý chí khác nhau, từ đó đưa ra chiến lược phát triển phù hợp cho từng cá nhân.

Hướng dẫn đánh giá nhân viên theo ma trận Skill Will

Bước 1: Đánh giá kỹ năng (Skill)

Phương pháp đánh giá kỹ năng chuyên môn:

• Xem xét kết quả công việc thực tế trong 3-6 tháng gần nhất
• Sử dụng phương pháp đánh giá 360 độ từ đồng nghiệp, cấp dưới

>> Phương pháp đánh giá 360 độ

• Quan sát trực tiếp cách nhân viên xử lý tình huống công việc
• Đánh giá thông qua các chỉ số hiệu suất đã đặt ra

Ví dụ cụ thể cho từng vị trí:

Nhân viên Marketing: Đánh giá qua hiệu quả chiến dịch (tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ chuyển đổi), khả năng phân tích dữ liệu, tư duy sáng tạo trong nội dung, hiểu biết về đối tượng khách hàng.

Nhân viên Bán hàng: Xem xét tỷ lệ chốt đơn, khả năng xây dựng mối quan hệ khách hàng, kiến thức sản phẩm, kỹ năng đàm phán và xử lý phản đối.

Nhân viên Kỹ thuật: Đánh giá chất lượng mã nguồn, khả năng giải quyết vấn đề, cập nhật công nghệ mới, khả năng làm việc nhóm trong dự án.

Bước 2: Đánh giá ý chí (Will)

Cách nhận biết mức độ ý chí:

• Tổ chức cuộc trò chuyện riêng một-đối-một thường xuyên
• Quan sát hành vi hàng ngày: tính đúng giờ, sự chủ động, tinh thần hợp tác
• Tiến hành khảo sát sự gắn kết ẩn danh
• Thảo luận về định hướng nghề nghiệp cá nhân

Những câu hỏi quan trọng để đánh giá ý chí:

• Điều gì khiến bạn cảm thấy hứng thú nhất trong công việc hiện tại?
• Bạn mong muốn phát triển theo hướng nào trong 2-3 năm tới?
• Khi nào bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng nhất trong ngày làm việc?
• Những thách thức nào bạn muốn được đảm nhận thêm?

Dấu hiệu nhận biết ý chí cao: Chủ động đề xuất ý tưởng, sẵn sàng làm thêm giờ khi cần, tham gia tích cực vào các hoạt động xây dựng đội nhóm, luôn tìm cách cải thiện quy trình làm việc.

Dấu hiệu ý chí thấp: Chỉ làm đúng mô tả công việc, ít tương tác với đồng nghiệp, thường xuyên phàn nàn, thiếu nhiệt huyết trong các cuộc họp.

Bước 3: Xác định vị trí trên ma trận Skill Will

Sử dụng thang điểm 1-5 cho cả kỹ năng và ý chí:

• 1-2 điểm: Mức độ thấp
• 3 điểm: Mức độ trung bình
• 4-5 điểm: Mức độ cao

Ví dụ: Nhân viên A có kỹ năng 2.5 điểm và ý chí 4 điểm → Thuộc nhóm TRUYỀN CẢM HỨNG (thấp kỹ năng + cao ý chí).

Ghi chú lại kết quả đánh giá và xem xét lại sau mỗi 3 tháng để theo dõi sự phát triển của nhân viên.

Chiến lược quản lý cho từng nhóm theo Skill Will Matrix

Nhóm 1: CHỈ ĐẠO (Thấp kỹ năng + Thấp ý chí)

Đặc điểm nhận dạng: Nhóm nhân viên này không có đủ kỹ năng chuyên môn và thiếu ý chí để hoàn thành công việc hiệu quả. Họ thường cảm thấy mông lung khi thực hiện nhiệm vụ và điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tiến trình làm việc của cả nhóm.

Phương pháp quản lý – CHỈ ĐẠO:

Lãnh đạo theo hướng chỉ đạo: Áp dụng phong cách lãnh đạo trực tiếp, đưa ra chỉ dẫn cụ thể cho từng công việc. Nhà quản lý cần chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành những bước nhỏ, dễ thực hiện.

Quản lý nhiệm vụ: Bắt đầu với những công việc đơn giản, có quy trình chuẩn. Tránh giao những nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo hoặc ra quyết định phức tạp.

Kỳ vọng rõ ràng: Đặt ra mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được với thời gian cụ thể. Sử dụng mục tiêu thông minh cho mọi phân công.

Giám sát chặt chẽ: Theo dõi sát sao tiến độ công việc với tần suất cao, có thể là kiểm tra hàng ngày để đảm bảo nhân viên không bị “lạc lối”.

Ví dụ thực tế: Anh Minh – nhân viên chăm sóc khách hàng mới vào công ty, chưa nắm rõ sản phẩm và quy trình xử lý khiếu nại. Quản lý đã tạo một danh sách kiểm tra chi tiết 10 bước xử lý mỗi trường hợp, lên lịch họp đánh giá hàng ngày 15 phút vào cuối ngày, và đặt mục tiêu xử lý 5 trường hợp mỗi ngày trong tuần đầu.

Lưu ý quan trọng: Không nên đầu tư quá nhiều thời gian huấn luyện cho nhóm này trong giai đoạn đầu. Thay vào đó, hãy đánh giá khả năng cải thiện sau 3 tháng để quyết định chiến lược dài hạn.

Nhóm 2: TRUYỀN CẢM HỨNG (Thấp kỹ năng + Cao ý chí)

Đặc điểm nhận dạng: Đây là nhóm nhân viên rất hào hứng với công việc, luôn thể hiện tinh thần nỗ lực cao và mong muốn được đóng góp nhiều hơn. Tuy nhiên, họ thiếu kỹ năng chuyên môn hoặc kinh nghiệm thực tế để hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Phương pháp quản lý – TRUYỀN CẢM HỨNG (HUẤN LUYỆN):

Huấn luyện một-đối-một: Đây là khoản đầu tư tốt nhất cho nhóm này. Lên lịch các buổi huấn luyện hàng tuần để hướng dẫn cụ thể về kỹ năng kỹ thuật và thực tiễn tốt nhất.

>> Khám phá khóa Huấn Luyện & Giao Việc Hiệu Quả – Effective Coaching & Delegation

Chương trình phát triển kỹ năng: Thiết kế lộ trình phát triển kỹ năng có cấu trúc, bao gồm khóa học trực tuyến, hội thảo, và đào tạo thực hành.

Khuyến khích tích cực: Thường xuyên ghi nhận những nỗ lực và tiến bộ, ngay cả khi kết quả chưa hoàn hảo. Điều này giúp duy trì động lực cao.

Tăng dần thách thức: Dần dần tăng độ phức tạp của công việc khi nhân viên đã thành thạo những kỹ năng cơ bản.

Chương trình cố vấn: Ghép đôi với những đồng nghiệp có kinh nghiệm để học hỏi thông qua quan sát và hướng dẫn trực tiếp.

Ví dụ thực tế: Chị Lan – sinh viên mới tốt nghiệp ngành Marketing, rất đam mê marketing số nhưng chưa có kinh nghiệm thực tế. Quản lý đã sắp xếp cho chị theo sát chuyên viên marketing cao cấp trong 2 tuần đầu, tham gia khóa chứng chỉ Google Ads, và bắt đầu với việc tối ưu chiến dịch nhỏ dưới sự giám sát.

Công cụ hỗ trợ:

• Kế hoạch phát triển cá nhân với các mốc rõ ràng
• Ma trận kỹ năng để theo dõi tiến bộ theo từng năng lực
• Các buổi phản hồi định kỳ (hàng tuần/hai tuần một lần)
• Tiếp cận tài nguyên học tập và ngân sách cho đào tạo bên ngoài

Nhóm 3: HƯỚNG DẪN (Cao kỹ năng + Thấp ý chí)

Đặc điểm nhận dạng: Thường là những nhân viên “lâu năm” trong công ty, có kinh nghiệm và kỹ năng tốt nhưng đã mất đi sự hứng thú với công việc. Họ có xu hướng chỉ muốn duy trì sự ổn định về công việc và thu nhập, không còn khát vọng để phát triển thêm.

Phương pháp quản lý – HƯỚNG DẪN:

Hỗ trợ đúng lúc: Đây là chiến lược chính – xuất hiện hỗ trợ đúng lúc khi nhân viên gặp khó khăn hoặc thách thức trong công việc. Thời điểm rất quan trọng.

Thể hiện quan tâm chân thành: Thể hiện sự quan tâm chân thành từ phía quản lý. Nhớ những mốc quan trọng cá nhân, hỏi thăm tình hình gia đình, chúc mừng những thành tích.

Thể hiện quan tâm chân thành: Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của việc mất ý chí. Có thể do thiếu sự ghi nhận, cảm thấy không được đánh giá đúng, hoặc hoàn cảnh cá nhân.

Ghi nhận và đánh giá cao: Ghi nhận công khai những đóng góp và kinh nghiệm quý báu mà họ mang lại cho nhóm.

Tái định hướng nghề nghiệp: Thảo luận về những khả năng mới trong con đường sự nghiệp, có thể là chuyển ngang hoặc dự án đặc biệt.

Ví dụ thực tế: Anh Tùng – lập trình viên cao cấp với 7 năm kinh nghiệm, gần đây hiệu suất giảm sút và ít tương tác với nhóm. Qua cuộc trò chuyện riêng, quản lý phát hiện anh cảm thấy chán nản với những công việc thường ngày. Giải pháp: Giao cho anh dẫn dắt một dự án nghiên cứu phát triển về tích hợp trí tuệ nhân tạo, kết hợp với sắp xếp làm việc linh hoạt.

Chiến lược để tái kích hoạt ý chí:

• Đưa ra những thách thức mới phù hợp với chuyên môn của họ
• Tạo cơ hội để cố vấn các thành viên trẻ
• Tham gia vào lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định
• Điều kiện làm việc linh hoạt nếu phù hợp
• Chương trình ghi nhận và thảo luận thăng tiến nghề nghiệp

Mục tiêu cuối cùng: Chuyển đổi nhóm này thành nhóm 4 (cao kỹ năng + cao ý chí) thông qua việc tái khơi dậy đam mê với công việc.

Công cụ và mẫu thực hành

>> Tải Mẫu đánh giá ma trận Skill Will

>> Tải Công cụ lập kế hoạch phát triển

Nhóm 4: TRAO QUYỀN (Cao kỹ năng + Cao ý chí)

Đặc điểm nhận dạng: Đây chính là những “nhân tài” của tổ chức – có cả kỹ năng xuất sắc và ý chí cao. Họ luôn sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm lớn hơn và tìm kiếm cơ hội để đóng góp nhiều hơn cho thành công của công ty.

Phương pháp quản lý – TRAO QUYỀN (ỦY QUYỀN):

Chiến lược trao quyền: Trao quyền tự chủ cao trong cách thức thực hiện công việc. Tin tưởng họ để đưa ra quyết định và nắm quyền sở hữu hoàn toàn.

Nhiệm vụ thách thức: Giao những dự án đầy thách thức và mang tính chiến lược, có tác động lớn đến kết quả kinh doanh. Đây là cách để giữ họ gắn bó và phát triển hơn nữa.

Tự do sáng tạo: Tạo không gian để họ thử nghiệm với những ý tưởng, quy trình, hoặc cách tiếp cận mới. Khuyến khích đổi mới và chấp nhận rủi ro có tính toán.

Tham gia chiến lược: Bao gồm họ trong các cuộc thảo luận về định hướng chiến lược của nhóm/phòng ban. Tận dụng chuyên môn của họ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định.

Phát triển nâng cao: Cung cấp tiếp cận đến đào tạo điều hành, chương trình lãnh đạo, hoặc dự án liên chức năng để chuẩn bị cho các vai trò cấp cao hơn.

Ví dụ thực tế: Chị Mai – Quản lý Bán hàng xuất sắc với thành tích ấn tượng. Thay vì quản lý vi mô, Tổng Giám đốc đã ủy quyền cho chị quyền sở hữu hoàn toàn chiến lược mở rộng miền Nam, bao gồm quyền ngân sách và quyết định tuyển dụng. Kết quả: Doanh thu tăng 40% trong 6 tháng.

Thực tiễn tốt nhất cho ủy quyền:

• Đặt ra kết quả rõ ràng nhưng linh hoạt về phương pháp
• Thiết lập các cuộc kiểm tra định kỳ (hàng tuần/tháng) để đồng bộ chiến lược
• Cung cấp tài nguyên và hỗ trợ khi cần
• Chúc mừng thành công công khai và học hỏi từ thất bại cùng nhau
• Tạo lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng

Trọng tâm phát triển dài hạn:

• Lập kế hoạch kế nhiệm cho các vai trò lãnh đạo
• Tiếp xúc liên chức năng để mở rộng góc nhìn
• Cơ hội kết nối bên ngoài (hội nghị, sự kiện ngành)
• Chứng chỉ nâng cao hoặc chương trình giáo dục điều hành

Lưu ý quan trọng: Tránh hoàn toàn việc quản lý vi mô với nhóm này. Vai trò của quản lý chuyển từ “người giám sát” sang “đối tác chiến lược” và “người bảo trợ nghề nghiệp”.

Tạm kết về ma trận Skill Will và bước tiếp theo

Ma trận Skill Will –  Mô hình quản lý nhân viên theo năng lực động lực không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về từng thành viên trong nhóm mà còn tối ưu hóa hiệu quả quản lý thông qua việc áp dụng đúng phương pháp cho đúng người. Khi triển khai mô hình này, bạn sẽ thấy:

Lợi ích trực tiếp:

• Tăng 35% hiệu suất làm việc của nhóm thông qua cách tiếp cận quản lý cá nhân hóa
• Giảm 40% thời gian cần thiết để phát triển nhân viên nhờ các chiến lược có mục tiêu
• Cải thiện 50% sự gắn kết nhân viên và tỷ lệ giữ chân
• Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực cho các chương trình đào tạo và phát triển

Để thành thạo hoàn toàn ma trận Skill Will và các kỹ năng huấn luyện, giao việc nâng cao, hãy tham gia khóa học “Effective Coaching & Delegation – Huấn Luyện & Giao Việc Hiệu Quả“. Chương trình sẽ trang bị cho bạn:

• Kỹ thuật huấn luyện chuyên sâu cho các nhóm nhân viên theo ma trận Skill Will
• Kỹ năng coaching quan trọng: Lắng nghe, phản hồi, đặt câu hỏi
• Công cụ và mẫu huấn luyện sẵn sàng sử dụng để triển khai ngay lập tức
• Các phương pháp huấn luyện gia tăng năng lực và động lực cho nhân viên
• Nghiên cứu tình huống thực tế từ các doanh nghiệp đã áp dụng thành công

Đừng để nhóm của bạn tiếp tục hoạt động kém  tiềm năng. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn chương trình đào tạo phù hợp nhất cho tổ chức của bạn!

Email: daotao@vmp.edu.vn

Hotline: 1800 6981.

Đội ngũ VMP sẵn sàng hỗ trợ bạn!

VMP Academy – Đối tác đào tạo quản lý | uy tín – thực tiễn – bền vững