Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) đóng vai trò nền tảng cho sự thành công của mọi chương trình đào tạo. Nó giúp các tổ chức xác định chính xác những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho nhân viên để hoàn thành tốt công việc, từ đó tối ưu hóa hiệu quả đầu tư cho hoạt động đào tạo. Đây cũng là một phần quan trọng trong Instructional Designer và Learning Experience Design. 

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chuyên sâu về tầm quan trọng của TNA, các phương pháp thực hiện hiệu quả và cách áp dụng nó vào thực tế công việc, đặc biệt là đối với những người làm trong lĩnh vực Training.

Phân tích nhu cầu đào tạo là gì?

Phân tích nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập đánh giá về mong muốn phát triển năng lực của cá nhân trong tổ chức. ây là một bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch đào tạo, giúp đảm bảo rằng các chương trình được thiết kế, triển khai một cách hiệu quả và có ích cho cả ba bên: người học, yêu cầu công việc, mục tiêu tổ chức.

Xem chi tiết phân tích nhu cầu đào tạo là gì.

Tầm quan trọng của phân tích nhu cầu đào tạo

TNA mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức, bao gồm:

• Xác định mục tiêu đào tạo rõ ràng: Nhờ hiểu rõ mục tiêu, bạn có thể tập trung vào những nội dung thiết yếu, tránh lan man và lãng phí nguồn lực cho những thông tin không quan trọng.
• Nâng cao hiệu quả đào tạo: Chương trình đào tạo được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế của nhân viên sẽ giúp họ tiếp thu kiến thức hiệu quả hơn, từ đó mang lại kết quả tốt hơn cho công việc.
• Tăng sự tham gia của học viên: Khi học viên nhận thấy chương trình đào tạo đáp ứng đúng nhu cầu của họ, họ sẽ có hứng thú và tham gia tích cực hơn, góp phần nâng cao hiệu quả đào tạo.
• Sử dụng hợp lý nguồn lực: Việc phân tích nhu cầu đào tạo giúp người làm Training biết cách phân bổ nguồn lực hợp lý cho các chương trình đào tạo. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và mang lại lợi ích tối đa.
• Tăng năng suất và lợi nhuận: Nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng sẽ làm việc hiệu quả hơn, góp phần tăng năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Cải thiện văn hóa doanh nghiệp: Một chương trình đào tạo hiệu quả có thể giúp xây dựng văn hóa học tập và phát triển trong doanh nghiệp, từ đó thu hút và giữ chân nhân tài.

Các phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo

Lựa chọn phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo phù hợp là yếu tố then chốt để có được kết quả chính xác và hiệu quả. Một số phương pháp phổ biến bao gồm:

• Phân tích tài liệu: Phân tích các văn bản mô tả công việc, quy trình làm việc, mục tiêu doanh nghiệp,… để xác định những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho từng vị trí công việc.
• Khảo sát nhu cầu đào tạo: Sử dụng các bảng khảo sát để thu thập thông tin từ nhân viên các bộ phận, quản lý,,… về nhu cầu đào tạo của họ. Tải ngay mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo nội bộ miễn phí. 
• Phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp nhân viên, quản lý để tìm hiểu chi tiết về những khó khăn, vướng mắc họ gặp phải trong công việc và mong muốn được đào tạo những gì.
• Quan sát: Quan sát trực tiếp nhân viên làm việc để đánh giá năng lực hiện tại của họ và xác định những điểm cần cải thiện.
• Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu về hiệu suất công việc, tỷ lệ sai sót, phản hồi của khách hàng,… để xác định những lĩnh vực cần đào tạo.

Cách bước phân tích nhu cầu đào tạo 

Để áp dụng hiệu quả phân tích nhu cầu đào tạo vào công việc, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định đối tượng phân tích: Cần xác định rõ nhóm đối tượng nào sẽ được phân tích nhu cầu đào tạo, ví dụ như: tất cả nhân viên trong doanh nghiệp, hoặc một bộ phận phòng ban thuộc marketing/sales, hay một nhóm nhân viên đang trong succession plan cụ thể.

Bước 2: Lựa chọn phương pháp phân tích phù hợp: Lựa chọn phương pháp phân tích phù hợp với đối tượng, mục tiêu và ngân sách của chương trình đào tạo. Chúng có thể là một hoặc bao gồm nhiều phương pháp nêu ở phần trên kết hợp lại với nhau.

Bước 3: Thu thập và phân tích dữ liệu: Thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau và phân tích thông tin để xác định nhu cầu nhân sự mục tiêu. Thông thường, người ta thường dựa vào 3 gốc rễ giúp xác định nhu cầu đào tạo đúng và chúng là chiến lược doanh nghiệp, mong muốn của người học và xu hướng thị trường. 

Bước 4: Lập kế hoạch đào tạo: Dựa trên kết quả phân tích, bạn lập ra kế hoạch đào tạo chi tiết bao gồm mục tiêu đào tạo, nội dung, phương pháp giảng dạy, thời gian, ngân sách,… Ở bước này, bạn có thể ứng dụng công nghệ trong đào tạo để có thể rút ngắn thời gian thực hiện công việc nhưng vẫn đạt được hiệu quả cao. 

Bước 5: Thực hiện và đánh giá hiệu quả đào tạo: Thực hiện chương trình đào tạo theo kế hoạch và đánh giá hiệu quả đào tạo thông qua các bài kiểm tra, khảo sát, hay thu thập phản hồi từ học viên. Bạn có thể tham khảo thêm 03 công cụ đánh giá hiệu quả đào tạo. 

Bước 6: Điều chỉnh và cải tiến: Dựa trên kết quả đánh giá, điều chỉnh và cải tiến chương trình đào tạo cho phù hợp hơn với nhu cầu của người học và bối cảnh doanh nghiệp. 

Ví dụ phân tích đào tạo trong công ty sản xuất

Giả sử bạn là chuyên viên Training trong một công ty sản xuất. Để xây dựng chương trình đào tạo kỹ năng vận hành máy móc cho công nhân, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định đối tượng phân tích: Nhóm đối tượng: Công nhân vận hành máy móc trong công ty.

Bước 2: Lựa chọn phương pháp phân tích

• Phân tích tài liệu: Phân tích các văn bản mô tả công việc để xác định những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công nhân vận hành máy móc.
• Khảo sát: Sử dụng bảng khảo sát để thu thập thông tin từ công nhân về những khó khăn họ gặp phải trong quá trình vận hành máy móc và mong muốn được đào tạo những gì.
• Phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp công nhân để tìm hiểu chi tiết về nhu cầu đào tạo của họ. Đồng thời phỏng vấn quản lý trực tiếp của họ để biết được liệu mong muốn của nhân viên và quản lý có khớp nhau hay không.
• Quan sát: Quan sát trực tiếp công nhân làm việc để đánh giá năng lực hiện tại của họ và xác định những điểm cần cải thiện.

Bước 3: Thu thập và phân tích dữ liệu

• Phân tích tài liệu mô tả công việc.
• Thu thập dữ liệu từ khảo sát và phỏng vấn công nhân.
• Quan sát và ghi chép lại những điểm cần thiết trong quá trình công nhân vận hành máy móc.

Bước 4: Lập kế hoạch đào tạo

• Mục tiêu: Nâng cao kỹ năng vận hành máy móc cho công nhân, đảm bảo họ có thể vận hành máy an toàn, hiệu quả và năng suất.
• Nội dung:
  • Cách vận hành các loại máy móc khác nhau trong công ty.
  • Bảo dưỡng máy móc định kỳ.
  • Xử lý sự cố máy móc thường gặp.
  • Các quy trình an toàn lao động khi vận hành máy móc.
• Phương pháp giảng dạy:
  • Thuyết trình kết hợp với hình ảnh, video.
  • Thực hành vận hành máy móc.
  • Giải đáp thắc mắc và thảo luận.
• Thời gian: 2 ngày (16 tiếng).
• Ngân sách: 5 triệu đồng.

Bước 5: Thực hiện và đánh giá hiệu quả đào tạo

• Thực hiện chương trình đào tạo theo kế hoạch.
• Đánh giá hiệu quả đào tạo thông qua bài kiểm tra kỹ năng vận hành máy móc, khảo sát ý kiến học viên và quan sát thực tế.
• Điều chỉnh và cải tiến chương trình đào tạo cho phù hợp hơn nếu cần thiết.

Tạm kết về tại sao Trainer cần phân tích nhu cầu đào tạo?

Phân tích nhu cầu đào tạo là nền tảng cho mọi chương trình đào tạo hiệu quả. Bằng cách áp dụng đúng phương pháp và quy trình, bạn có thể xây dựng chương trình đào tạo đáp ứng đúng nhu cầu của học viên, qua đó nâng cao hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp. Điều này mang lại lợi ích thiết thực cho cả 3 bên: cá nhân học viên, nâng cao uy tín phòng training và mang lại lợi ích cho tổ chức. 

Nội dung thuộc Tips For Trainer – Nơi giúp bạn thao túng tâm lý học viên.