Cách quản trị hiệu suất đội nhóm hiệu quả đòi hỏi người quản lý phải biết tổ chức công việc và hỗ trợ nhân viên đạt mục tiêu, thay vì chỉ giao KPI và kiểm tra kết quả cuối kỳ. Khi đội nhóm chưa đạt kỳ vọng, vấn đề có thể xuất phát từ mục tiêu thiếu rõ ràng, cách phân công chưa phù hợp hoặc nhân viên chưa được hỗ trợ đúng lúc. Bài viết giới thiệu 4 bước giúp người quản lý chủ động điều hành và cải thiện hiệu suất đội nhóm.

>> Tham khảo Quản trị hiệu suất là gì? Vai trò và các hoạt động cốt lõi.

1. Cách quản trị hiệu suất đội nhóm qua 4 bước

Một quy trình quản trị hiệu suất hiệu quả cần kết nối mục tiêu, hoạt động thực hiện và kết quả đầu ra. Người quản lý có thể áp dụng 4 bước sau để duy trì hiệu suất và phát triển năng lực đội nhóm.

Bước 1: Thiết lập mục tiêu và tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng

Đội nhóm khó đạt hiệu suất cao nếu từng thành viên chưa hiểu rõ kết quả cần hoàn thành. Vì vậy, người quản lý cần chuyển mục tiêu chung của phòng ban thành mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân.

Ba nội dung cần làm rõ gồm:

• Kết quả mong đợi: Nhân viên cần đạt được điều gì?
• Tiêu chuẩn hoàn thành: Kết quả được đo lường bằng chỉ số hoặc tiêu chí nào?
• Thời hạn thực hiện: Khi nào cần hoàn thành và đánh giá tiến độ?

Người quản lý có thể sử dụng SMART để thiết lập mục tiêu rõ ràng, hoặc kết hợp KPI/OKR tùy theo đặc thù công việc.

Ví dụ: Thay vì giao nhiệm vụ “Tăng doanh số bán hàng”, trưởng nhóm kinh doanh xác định mục tiêu tăng doanh số 10% trong quý, đồng thời làm rõ chỉ tiêu của từng nhân viên và những hoạt động cần ưu tiên.

Khi mục tiêu được cụ thể hóa, nhân viên có cơ sở lập kế hoạch và chủ động theo dõi kết quả của mình.

Bước 2: Giao việc và phân bổ nguồn lực phù hợp

Sau khi xác định mục tiêu, người quản lý cần tổ chức thực hiện bằng cách phân công nhiệm vụ dựa trên năng lực, kinh nghiệm và mức độ sẵn sàng của nhân viên.

Một nhiệm vụ được giao rõ ràng cần có:

• Trách nhiệm: Ai chịu trách nhiệm chính và kết quả cần bàn giao?
• Quyền hạn, nguồn lực: Nhân viên được quyết định những gì và cần hỗ trợ gì?
• Tiến độ: Các mốc hoàn thành và thời điểm kiểm tra công việc.

Ví dụ: Với cùng nhiệm vụ phát triển khách hàng, nhân viên giàu kinh nghiệm có thể được trao quyền chủ động lựa chọn phương án tiếp cận. Trong khi đó, nhân viên mới cần được hướng dẫn quy trình và kiểm tra tiến độ thường xuyên hơn.

Cách phân công phù hợp giúp người quản lý duy trì khả năng kiểm soát công việc mà không phải trực tiếp xử lý mọi nhiệm vụ.

Bước 3: Theo dõi tiến độ, phản hồi và hỗ trợ nhân viên

Một sai lầm thường gặp khi quản lý hiệu suất nhân viên là chỉ quan tâm đến kết quả cuối kỳ. Điều này khiến người quản lý phát hiện vấn đề quá muộn và thiếu thời gian điều chỉnh.

Thay vào đó, cần thiết lập cơ chế theo dõi phù hợp với chu kỳ công việc, chẳng hạn:

• Hằng ngày: Kiểm tra nhiệm vụ quan trọng và những vấn đề cần xử lý ngay.
• Hằng tuần: Xem xét tiến độ, khó khăn và hành động ưu tiên.
• Hằng tháng: Đánh giá xu hướng kết quả và nhu cầu cải thiện.

Bên cạnh các chỉ số kết quả như doanh số hoặc số đơn hàng, người quản lý nên theo dõi những chỉ số hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả.

Ví dụ: Một nhân viên kinh doanh chưa đạt chỉ tiêu doanh số. Khi xem xét tiến độ, trưởng nhóm phát hiện số lượng cuộc hẹn vẫn đạt kế hoạch nhưng tỷ lệ chuyển đổi thấp.

Trong trường hợp này, tăng số lượng cuộc gọi chưa chắc giải quyết được vấn đề. Người quản lý cần tìm hiểu thêm cách tư vấn, xác định nhu cầu và xử lý phản đối của nhân viên để lựa chọn hình thức hỗ trợ phù hợp.

Nếu nhân viên thiếu kỹ năng, quản lý có thể hướng dẫn hoặc kèm cặp trực tiếp. Nếu nhân viên đã có năng lực nhưng chưa chủ động phân tích vấn đề, Coaching có thể giúp họ xây dựng phương án cải thiện.

Điều quan trọng là phản hồi dựa trên dữ liệu và hành vi thực tế, thay vì chỉ nhận xét nhân viên làm tốt hay chưa tốt.

Bước 4: Đánh giá kết quả và cải thiện hiệu suất

Sau mỗi chu kỳ công việc, người quản lý cần đối chiếu kết quả thực tế với mục tiêu đã thiết lập.

Hoạt động đánh giá nên tập trung vào ba câu hỏi:

1. Kết quả: Đội nhóm đã đạt được mục tiêu ở mức độ nào?

2. Nguyên nhân: Những yếu tố nào giúp hoặc cản trở việc hoàn thành?

3. Cải thiện: Cần thay đổi điều gì trong chu kỳ tiếp theo?

Chẳng hạn, nếu nhân viên kinh doanh đã cải thiện kỹ năng tư vấn nhưng doanh số vẫn chưa đạt, người quản lý cần tiếp tục xem xét chất lượng nguồn khách hàng, quy trình bán hàng hoặc những yếu tố thị trường ảnh hưởng đến kết quả.

Từ đó, giải pháp có thể là điều chỉnh kế hoạch, cải tiến quy trình, bổ sung nguồn lực hoặc tiếp tục phát triển năng lực nhân viên.

Quản trị hiệu suất đội nhóm hiệu quả cần tạo ra sự cải thiện qua từng chu kỳ, thay vì lặp lại hoạt động giao chỉ tiêu và đánh giá kết quả.

2. Những sai lầm cần tránh khi quản trị hiệu suất đội nhóm

Ngay cả khi đã có mục tiêu và hệ thống KPI rõ ràng, hiệu suất đội nhóm vẫn có thể chưa cải thiện nếu người quản lý mắc phải những sai lầm sau.

Áp dụng cùng một cách quản lý cho mọi nhân viên

Mỗi nhân viên có năng lực, kinh nghiệm và mức độ chủ động khác nhau. Việc áp dụng cùng một cách giao việc hoặc kiểm soát có thể khiến nhân viên giỏi cảm thấy bị hạn chế, trong khi nhân viên mới thiếu sự hướng dẫn cần thiết.

Cách cải thiện: Phân loại nhân viên theo tình trạng hiệu suất và mức độ sẵn sàng để lựa chọn cách giao việc, trao quyền và hỗ trợ phù hợp.

Chỉ tập trung vào KPI cuối kỳ

KPI cuối kỳ cho biết mức độ hoàn thành mục tiêu nhưng chưa đủ để xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả.

Nếu chỉ kiểm tra doanh số cuối tháng, quản lý có thể bỏ qua những vấn đề phát sinh trong quá trình tiếp cận khách hàng, tư vấn hoặc chốt đơn.

Cách cải thiện: Kết hợp theo dõi kết quả đầu ra với các chỉ số hoạt động quan trọng, duy trì phản hồi thường xuyên để phát hiện và xử lý vấn đề kịp thời.

Quản lý thường xuyên làm thay nhân viên

Khi lo ngại nhân viên thực hiện chưa tốt, một số quản lý có xu hướng trực tiếp xử lý những công việc khó hoặc liên tục can thiệp vào quá trình thực hiện.

Điều này dễ khiến quản lý quá tải, trong khi nhân viên thiếu cơ hội rèn luyện năng lực và hình thành sự chủ động.

Cách cải thiện: Giao việc rõ ràng, trao quyền theo năng lực và sử dụng Coaching để nhân viên tự phân tích vấn đề, đề xuất giải pháp và chịu trách nhiệm với kết quả.

Như vậy, nâng cao hiệu suất đội nhóm cần bắt đầu từ việc người quản lý điều chỉnh cách tổ chức, theo dõi và phát triển nhân viên phù hợp với thực tế công việc.

3. Phát triển năng lực quản trị hiệu suất cùng VMP Academy

Để áp dụng hiệu quả các bước quản trị hiệu suất, người quản lý cần có phương pháp thiết lập mục tiêu, quản lý thực thi và phát triển nhân viên. Đây cũng là những năng lực quan trọng giúp đội nhóm giảm sự phụ thuộc vào cấp trên và chủ động đạt kết quả.

Chương trình High Performance Management™ – Nhà quản lý hiệu suất cao của VMP Academy được thiết kế nhằm phát triển các năng lực:

• Thiết lập mục tiêu: Ứng dụng SMART/OKR và tiêu chuẩn hiệu suất gắn với KPI công việc.
• Quản lý thực thi: Phân loại nhân sự theo hiệu suất, giao việc phù hợp và theo dõi công việc theo chu kỳ Daily – Weekly – Monthly.
• Phát triển đội ngũ: Thực hành Delegation, Feedback và Coaching để cải thiện kết quả và nâng cao sự chủ động.
• Xây dựng kế hoạch hành động: Xác định những thay đổi cần thực hiện và lập kế hoạch ứng dụng 30-60-90 ngày.

Thông qua mô hình Work-Based Design 4D™ kết hợp phương pháp Learning By Doing 3V, chương trình tập trung vào những tình huống quản lý thực tế, giúp người học thực hành công cụ và xây dựng giải pháp phù hợp với đội nhóm.

Đối với trưởng nhóm, quản lý mới và quản lý cấp trung, đây là cơ hội phát triển phương pháp điều hành công việc, nâng cao năng lực nhân viên và cải thiện hiệu suất thực thi.

>> TÌM HIỂU KHÓA HIGH PERFORMANCE MANAGEMENT™ – NHÀ QUẢN LÝ HIỆU SUẤT CAO TẠI VMP ACADEMY