Khi nhà quản lý sở kỹ năng giao việc hiệu quả, bạn sẽ kiểm soát công việc một cách hợp lý, đưa ra kế hoạch chi tiết, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, tiết kiệm chi phí và nguồn lực. Đồng thời cũng giúp nhân viên của bạn tự tin khi thực hiện, và họ sẽ yêu thích công việc cần đảm nhận.
Vậy, làm thế nào để sở hữu kỹ năng này? Làm thế nào để áp dụng nó vào công việc? Hãy tham khảo 5 tips sau đây nhé:
|
Bài viết này thuộc Tips For Leader Chuỗi bài viết giúp bạn lái con tàu “VƯỢT CẠN” |
1. Nêu bật giá trị của công việc
Theo báo cáo về Trải nghiệm nhân viên của Achekin (2020), khi nhận nhiệm vụ từ cấp trên, 47% nhân viên không nắm rõ lý do và lợi ích mà công việc ấy đem lại, gây nên nhiều rắc rối. Họ sẽ cảm thấy mơ hồ về mục tiêu và nội dung công việc. Điều này dẫn đến sự bất an, không tự tin, đồng thời khó đánh giá được hiệu quả, vì họ không thể đối chiếu với mục tiêu và chỉ tiêu được đặt ra.
Để giải quyết vấn đề này, khi giao việc cho nhân viên, bạn cần truyền đạt rõ mục đích, giá trị và lý do nhân viên cần thực hiện. Điều này sẽ giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về mối liên hệ giữa nhiệm vụ của họ và mục tiêu của doanh nghiệp. Khi nhân viên hiểu rõ giá trị của công việc đang phụ trách, họ sẽ cảm thấy mình là một phần quan trọng và sẽ có động lực để làm việc chăm chỉ hơn.
2. Thống nhất về kết quả đạt được
Việc thống nhất kết quả khi giao việc sẽ giúp nhân viên có mục tiêu cần hướng đến. Ngoài ra, nó còn có các lợi ích khác như: đảm bảo sự hiểu đúng, rõ ràng và minh bạch trong việc đánh giá kết quả, đồng nhất quy trình triển khai, cam kết thực hiện,…
Vậy, để thống nhất về mong muốn, bạn cần đưa ra các tiêu chí dựa trên mô hình SMART. Cụ thể là: Specific – con số rõ ràng, Measurable – có thể đo lường được, Attainable – có thể thực hiện được, Relevant – liên quan đến mục tiêu chung của đội nhóm, Time-based – thời gian thực hiện là bao lâu.
Khi giao việc hiệu quả, bạn có thể áp dụng theo mẫu câu: Tôi muốn…, kết quả này cần đảm bảo…, tiêu chí thành công là…
3. Đưa ra hành động cụ thể
Khi giao việc cho nhân viên, hãy khuyến khích nhân viên đưa ra những hành động cụ thể cần thực hiện. Đây cũng là một cách để nâng cao khả năng sáng tạo, tính chủ động và trách nhiệm của họ. Khi nhân viên được đưa ra ý kiến, họ sẽ cảm thấy được đánh giá và coi trọng.
Khi áp dụng, bạn có thể đặt câu hỏi: Để đạt được kết quả nêu trên, theo em, cần thực hiện như thế nào? Hãy lưu ý rằng: các ý kiến nhân viên đưa ra cũng cần dựa trên tiêu chí SMART, nghĩa là phải đảm bảo về tính khả thi, phù hợp với mục tiêu chung và thời gian thực hiện.
4. Xác nhận lại công việc đã giao
Sau khi đã thống nhất về kết quả và hành động cụ thể, hãy yêu cầu nhân viên nhắc lại những nội dung đã chốt. Điều này sẽ giúp bạn và nhân viên tránh nhầm lẫn trong quá trình tìm kiếm phương án giải quyết. Đồng này, xác nhận lại cũng giúp nhân viên ghi nhớ tới 90% những gì cần thực hiện.
Bạn có thể ứng dụng mô hình 3L để tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ. Cụ thể là: lắng nghe chủ động, lặp lại câu hỏi, linh hoạt trong cách trả lời. Một số lưu ý cần quan tâm khi xác nhận thông tin: mục đích khi nhận nhiệm vụ, kiểm tra thông tin và tài liệu liên quan, các bước cần làm, chuẩn bị đầy đủ công cụ cần thiết, đảm bảo tính chính xác,…
5. Khuyến khích và trao niềm tin cho nhân viên
Điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng để rèn luyện kỹ năng giao việc dành cho quản lý là: Hãy trao cho họ niềm tin. Sự tin tưởng giữa nhân viên và cấp trên sẽ tạo ra môi trường làm việc thoải mái, năng động. Đồng thời, nhân viên của bạn cũng sẽ cảm thấy an toàn, tự tin hơn trong khi thực hiện công việc của mình, từ đó cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp.
Trong khi đó, sự thiếu tin tưởng giữa đôi bên có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực, bao gồm: giảm năng suất làm việc, căng thẳng và dễ gây xung đột, tình trạng nghỉ việc hoặc không phát huy được tiềm năng của nhân viên,… Bạn có thể sử dụng các mẫu câu khuyến khích như: Tôi tin tưởng hoàn toàn tin tưởng bạn sẽ hoàn thành tốt công việc này.
Tổng kết về 5 cách giao việc hiệu quả
Sở hữu kỹ năng giao việc dành cho quản lý sẽ giúp bạn điều hành đội nhóm hiệu quả và bền vững hơn. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp bạn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích đội nhóm làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công 5 tips trên đây nhé.
Để biết nhiều hơn về đào tạo quản lý, bạn có thể tham khảo tại đây.