Từ điển năng lực là một thuật ngữ quen thuộc đối với các nhà phụ trách đào tạo, phát triển trong doanh nghiệp. Ở bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu xem cụ thể nó là gì? Vai trò của nó trong doanh nghiệp, các bước và những lưu ý khi xây dựng từ điển năng lực.
Từ điển năng lực là gì?
Từ điển năng lực là tập hợp các định nghĩa và thước đo được chuẩn hóa để đánh giá mọi chức danh trong doanh nghiệp. Khung năng lực ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau, tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh, văn hóa và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Nó thường được xây dựng dựa trên 3 yếu tố, đó là: Attitude – Thái độ mà vị trí cần đạt được, Skills – Năng lực vị trí cần đáp ứng và Knowledge – Kiến thức mà vị trí cần nắm rõ.
Vai trò của từ điển năng lực
Đầu tiên, đây được xem như một bộ khung giúp nhà quản lý đào tạo đánh giá được năng lực của nhân viên. Qua đó, giúp bạn làm tốt hai việc sau: Một là có cơ sở để xây dựng lộ trình đào tạo phù hợp trong tổ chức, hai là thực hiện đánh giá hiệu quả sau đào tạo chuẩn xác.
Đối với nhân sự, đây là căn cứ để bạn đánh giá năng lực nhân sự hiện tại, đưa ra hoạch định về kế hoạch tuyển dụng sắp tới. Đồng thời, đây cũng là “benchmark” phục vụ cho quyết định tăng giảm lương cho nhân sự trong tổ chức.
Đối với cá nhân người lao động, đây sẽ là một bảng tổng hợp các mục tiêu để họ phấn đấu đạt được nếu muốn lên vị trí cao hơn. Thông qua từ điển năng lực, họ hình dung rõ các công việc cần làm và đưa ra quyết định tốt hơn.
Các bước xây dựng từ điển năng lực
Bước 1: Phân tích công việc: Bạn cần liệt kê ra các nhiệm vụ mà vị trí cần phải thực hiện, kèm theo mức độ quan trọng của các công việc này. Bạn cần trả lời được các câu hỏi như: Nhiệm vụ cần làm của vị trí này là gì? Thực hiện chúng bằng cách nào, quy trình cụ thể ra sao? Sử dụng phương pháp, công cụ gì để thực hiện? Tầm quan trọng của công việc này là gì? Khi nào cần hoàn thành?
Bước 2: Xác định khung năng lực: Bạn dựa trên các yếu tố như: Thái độ (attitude), kỹ năng (skills), kiến thức (knowledge) và thói quen (habit). Lưu ý, hãy quy đổi các yếu tố này thành hành động cụ thể. Bạn có thể xem chi tiết hơn về các yếu tố này tại đây.
Bước 3: Xác định mức độ quan trọng của tiêu chí đánh giá năng lực: Sau khi đã liệt kê đầy đủ các hành động vị trí cần làm ở bước 2, bạn gán cho chúng các điểm số thể hiện mức độ quan trọng. Thang đo sẽ được tính từ 1 – 5, tương ứng với không quan trọng, ít quan trọng, tạm, quan trọng, rất quan trọng.
Bước 4: So sánh với mục tiêu kinh doanh, văn hóa và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp: Bạn cần so sánh những năng lực đã liệt kê xem có phù hợp với doanh nghiệp hiện tại hay không. Nó có phục vụ cho mục tiêu kinh doanh hay không, hành vi có phù hợp với văn hóa và giá trị cốt lõi hay không.
Bước 5: Lược bỏ, tổng hợp thành bản cuối cùng: Sau khi đã so sánh với các bên, đáp ứng được các tiêu chí đề ra, bạn tổng hợp thành bộ từ điển năng lực cuối cùng và gửi cho ban giám đốc duyệt. Hoàn thành bước này bạn đã có được bộ năng lực dành riêng cho doanh nghiệp của mình.
Các lưu ý khi xây dựng từ điển năng lực
Thứ nhất, đây là một quá trình rất dài và tốn nhiều thời gian công sức. Bạn cần có một kế hoạch dài hạn và chia nhỏ từng bước để thực hiện. Nếu không, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng không biết bắt đầu từ đâu, hoặc nản bỏ giữa chừng.
Thứ hai, việc xây dựng khung năng lưc cần sự giúp sức từ các trưởng bộ phận chuyên môn. Chính việc kết hợp này sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian trong việc tìm hiểu và phân tích công việc của từng vị trí chức danh. Vì hơn ai hết, trưởng bộ phận nắm rất rõ về thông tin này.
Thứ ba, nó cần phù hợp với năng lực hiện tại của nhân sự trong tổ chức, không nên quá cao hoặc quá thấp. Vì đây sẽ là “gốc rễ” để nhà phụ trách đào tạo làm các công việc khác như: viết bảng mô tả công việc, xây dựng KPIs, đo lường, đánh giá hiệu quả sau đào tạo, xây dựng lộ trình đào tạo,…
Tạm kết
Từ điển năng lực là thứ không thể thiếu nếu bạn muốn làm tốt công tác đào tạo trong doanh nghiệp. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu được từ điển năng lực là gì, các bước xây dựng và những lưu ý khi làm công việc này.
Nếu bạn cần VMP giải đáp về các chủ đề khác liên quan đến đào tạo – phát triển nhân sự, đừng ngần ngại kết nối với chúng tôi bằng cách comment phía bên dưới nhé!