Ngày càng có nhiều doanh nghiệp tạm thời chuyển sang môi trường làm việc từ xa để giúp dập tắt sự lây lan của Covid – 19. Đối với không ít nhà quản lý việc chuyển đổi sang làm việc từ xa với đội ngũ là một trường hợp bất khả kháng. Đồng thời, chúng đem lại những thách thức không hề nhỏ cho quản lý (đặc biệt với người mới hoặc chưa từng trải qua hình thức làm việc này). Sau đây là 3 lời khuyên giúp xây dựng đội ngũ từ xa mạnh mẽ hơn.
Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng quản lý và vận hành từ xa
1. Thông tin dễ truy cập và dễ tìm
Một trong những điều quan trọng nhất nhà quản lý cần làm cho một nhóm là đảm bảo rằng tất cả các công việc đều có thể truy cập và dễ dàng tìm thấy. Điều này có lợi cho tất cả thành viên, đặc biệt hơn nếu họ làm từ xa.
Bởi vì nhân viên ở xa không thể nào đi đến bàn của người nào đó và hỏi tệp file này nằm ở đâu. Chính vì thế, điều này gây ra một sự bất tiện cho cả người hỏi và người được hỏi.
Cho dù có sử dụng công cụ quản lý công việc nào, hãy chắc chắn các tài liệu và nội dung quan trọng dễ dàng tìm thấy và truy cập trực tuyến. Không những vậy, nhà quản lý cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên từ xa biết phải đi tìm ở đâu khi họ cần truy cập. Làm cho việc truy cập trở nên nhanh chóng và dễ dàng sẽ giúp việc quản lý công việc từ xa trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
2. Thực hiện kết nối cá nhân
Khi làm việc trong cùng một không gian, chúng ta có thể quan sát được cử chỉ, hành vi, cảm xúc của nhau. Thế nhưng điều đó không thể thấy khi ta làm việc từ xa. Do đó, các thành viên có thể khó xây dựng các kết nối cá nhân với nhau.
Kết nối cần thời gian để phát triển, một tập thể phải xây dựng những mối quan hệ liên kết để tạo ra một nền văn hóa lành mạnh và rất quan trọng cho sự hợp tác. Khi làm việc với đội ngũ từ xa, nhà quản lý phải tìm cách xây dựng các kết nối này.
Nhà quản lý hoàn toàn có thể mang các thành viên lại với nhau một vài lần trong năm cho các buổi họp mặt và lập kế hoạch. Nhưng đừng làm những cuộc họp mặt này chỉ nói về công việc. Hãy trích ra một số buổi được dành cho các hoạt động xây dựng đội nhóm.
Tìm hiểu thêm về: Xây dựng niềm tin và gắn kết
3. Tổ chức các cuộc họp nhóm hàng tuần
Đội ngũ làm từ xa có thể được trải rộng từ nhiều địa điểm, khu vực, chính vì thế khó có thể gặp mặt các thành viên một cách thường xuyên, thậm chí là hầu như. Mặc dù vậy, việc họp nhóm là điều phải được ưu tiên.
Tổ chức một cuộc họp hàng tuần sẽ giúp xây dựng tinh thần đồng đội, giữ cho các thành viên gắn kết và tin tưởng lẫn nhau, thậm chí ngăn chặn bất cứ rạn nứt hay tiêu cực. Nhưng việc tạo ra một buổi hợp sẽ khó khăn do múi giờ.
Có thể phần lớn các thành viên nằm rải rác trên khắp đất nước chỉ với một số ở nước ngoài. Giải pháp cho vấn đề này là xen kẽ thời gian của các cuộc họp này. Cụ thể thay vì lên cuộc họp theo giờ khu vực mình đang cư trú, nhà quản lý hãy luân phiên và lên lịch một số cuộc họp trong một thời gian thuận tiện nhất cho các thành viên ở địa điểm có múi giờ khác.
Để quản lý một đội từ xa, chúng ta cần giữ liên kết, phát triển thói quen giao tiếp lành mạnh và thúc đẩy các kết nối giúp tất cả các thành viên làm việc tốt hơn với nhau.
Hy vọng, với 3 Lời khuyên xây dựng đội ngũ từ xa mạnh mẽ hơn nhà quản lý có thể vững lòng tin và sức mạnh vượt qua thời kỳ khủng hoảng này.