05 bước xây dựng succession plan gồm: Xác định các cá nhân phụ trách vị trí quan trọng, xây dựng khung năng lực, chọn ứng viên và xác định GAP, tiến hành đào tạo đội ngũ kế nhiệm, đánh giá kết quả đào tạo. Chi tiết từng bước thực hiện như thế nào? Xem ngay bài viết nhé!
1. Xác định các cá nhân phụ trách vị trí quan trọng
Bản chất của succession plan là lên kế hoạch để tạo ra một đội ngũ kế thừa những vị trí quan trọng trong tổ chức. Vì vậy, việc tiên quyết bạn cần làm là xác định ra những cá nhân đang phụ trách các vị trí quan trọng trong tổ chức.
Để xác định được công việc nào đang giữ vị trí quan trọng, bạn cần đến ma trận sàng lọc vị trí quan trọng trong tổ chức. Cụ thể, có 04 nhóm công việc như sau: Administrator – tuyển dễ và có ảnh hưởng ít đến tổ chức; Core jobs – tuyển dễ, có ảnh hưởng nhiều đến tổ chức; Value Added Specialist – Tuyển khó, có ảnh hưởng ít đến tổ chức; Business Critical Jobs – tuyển khó, có ảnh hưởng nhiều đến tổ chức.
Vậy những chức danh thuộc nhóm Business Critical Jobs cần được ưu tiên làm kế hoạch kế nhiệm. Các vị trí thuộc nhóm này thường là: nhà phát minh, sáng chế sản phẩm, giám đốc tài chính, nghiên cứu sinh trong doanh nghiệp dược phẩm,…
2. Xây dựng khung năng lực cho các vị trí này
Sau khi đã có danh sách các vị trí then chốt, bạn tiến hành liệt kê những yếu tố như thái độ, kiến thức, kỹ năng mà vị trí cần có để xây dựng khung năng lực. Thông thường những yếu tố này sẽ dựa trên bản mô tả công việc.
Dựa vào khung năng lực, ứng viên có được hình dung rõ ràng về vị trí mà mình cần hướng tới. Qua đó, tập trung thời gian và nguồn lực phát triển những kỹ năng cần thiết đáp ứng nhu cầu công việc.
Khung năng lực mới là sự kết hợp giữa khung năng lực sẵn có của vị trí và các yêu cầu khác cao hơn nhằm đảm bảo người kế nhiệm có năng lực tốt hơn người đương nhiệm.
3. Chọn ứng viên cho succession plan và xác định GAP
Dựa vào khung năng lực mới, bạn chọn ra ứng viên phù hợp cho succession plan. Thông thường, có ba nguồn để bạn lựa chọn ra các cá nhân tham dự vào succession plan, đó là: nguồn nội bộ, tuyển dụng bên ngoài hoặc từ talent pool. Tuy nhiên phương pháp tối ưu hơn cả là chọn lựa từ bên trong nội bộ bởi 3 lý do sau:
Thứ nhất, nhân viên đã quen với văn hoá và cung cách làm việc của doanh nghiệp, không cần tốn thời gian đào tạo và hòa nhập từ đầu. Thứ hai, phát triển từ cá nhân trong tổ chức sẽ tạo động lực cho các nhân viên khác cố gắng phấn đấu làm việc. Thứ ba, tiết kiệm được thời gian, công sức săn tìm người có năng lực tương đương để đảm nhiệm vị trí.
Sau khi đã có danh sách đội ngũ tham gia succession plan, bạn thực hiện các khảo sát, đánh giá năng lực hiện tại của đội ngũ kế thừa để tìm ra GAP (khoảng cách giữa năng lực hiện tại so với khung năng lực của vị trí quản lý, lãnh đạo). Dựa vào GAP bạn biết được đội ngũ đang còn thiếu năng lực gì và là cơ sở để thực hiện bước 4.
4. Tiến hành đào tạo đội ngũ kế nhiệm
Khi đã có danh sách các kỹ năng mà ứng viên còn thiếu, bạn tiến hành thực hiện các chương trình đào tạo. Lưu ý, việc đào tạo – huấn luyện nhất định phải có sự góp sức từ các quản lý trực tiếp.
Nguyên do là bởi nhà quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc truyền đạt các kiến thức chuyên môn cho đội ngũ kế nhiệm. Đây cũng chính là lý do bạn nên xây dựng đội ngũ giảng viên nội bộ để tận dụng tối đa nguồn tri thức trong doanh nghiệp.
Hai năng lực cốt lõi để một nhà quản lý có thể trở thành giảng viên nội bộ là: kỹ năng training và coaching. Train the trainer cho phép quản lý biết cách thiết kế tài liệu và tự tin đứng dẫn giảng trước đám đông. Chuyên sâu hơn là kỹ năng coaching, huấn luyện nhân viên để họ làm tốt hơn công việc hiện tại.
5. Đánh giá kết quả đào tạo
Cuối cùng trong xây dựng succession plan, bạn cần thực hiện đánh giá kết quả đào tạo. Bước này nhằm đánh giá học viên có nhận được giá trị từ khóa đào tạo hay không. Dựa vào thang đo Bloom, bạn đánh giá được mức độ thay đổi tư duy của ứng viên sau các khóa đào tạo.
Ở cấp độ cao hơn, bạn có thể dựa vào Mô hình Kirkpatrick, feedback tool, Phillips ROI, mô hình CIPP,… để đánh giá sự thay đổi về mặt hành vi, kết quả công việc của ứng viên sau khóa đào tạo. Thông qua đó, bạn đánh giá được thời gian, chi phí dành cho đào tạo liệu có tương xứng với những gì mà ứng viên đã học được, đánh giá ROI,…
Thông qua việc đánh giá hiệu quả sau đào tạo, bạn có thể đề xuất các cải tiến để làm tốt hơn ở các chương trình đào tạo tiếp theo. Với mục đích tạo ra được một đội ngũ kế nhiệm chất lượng hơn. Ngoài ra, bạn cũng nên xây dựng một chương trình follow-up sau khóa học để đảm bảo học viên tiếp tục ứng dụng các kiến thức mới vào công việc.
Tạm kết về 05 bước xây dựng Succession Plan
Trên đây là 05 bước giúp bạn xây dựng Succession Plan thành công. Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn biết cách xây dựng kế hoạch kế nhiệm chuyên nghiệp. Bạn cần VMP giải đáp về chủ đề gì? Comment ngay bên dưới để trao đổi trực tiếp nhé. Chúng tôi rất vui khi nhận được phản hồi từ bạn.