Hãy để ý, nhân viên của bạn có đang: thường xuyên trễ deadline, khó tập trung, luôn cần thêm động lực làm việc, dời lịch làm việc,.. Đây là những biểu hiện của sự trì hoãn. Vậy, cụ thể thói quen trì hoãn là gì? Làm sao giúp nhân viên, hay chính bản thân bạn đánh bay thói quen xấu này?

1. Thói quen trì hoãn là gì? Nguyên nhân và tác hại.

Thói quen trì hoãn (Procrastination) là hành vi hoãn một hoặc nhiều công việc cho tới phút chót. Thông thường, người trì hoãn sẽ lựa chọn thực hiện các công việc dễ dàng, thú vị hoặc không quá cần thiết thay vì tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hoặc cần sự tập trung cao. Điều này dần trở thành thói quen xấu và thậm chí ảnh hưởng tới sức khỏe tinh thần.

Theo một nghiên cứu được công bố năm 2017, cho thấy có mối liên hệ giữa Procrastination và dây thần kinh nhất định, nó gắn với cảm giác lo lắng, hoặc thất vọng. Trong môi trường doanh nghiệp, nguyên nhân của thói quen trì hoãn có thể đến từ lo sợ thất bại, hoặc thiếu động lực. Ngoài ra, cảm giác mệt mỏi, căng thẳng và áp lực khi làm việc cùng quản lý cũng khiến nhân viên muốn trì hoãn để tránh phải đối mặt. 

Thói quen trì hoãn trong doanh nghiệp có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực. Đầu tiên, nó sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất và năng suất làm việc của cá nhân cũng như toàn bộ nhóm. Việc hoàn thiện công việc vào phút cuối cùng thường dẫn đến áp lực lớn và không còn đủ thời gian để đảm bảo chất lượng tốt nhất. Hơn nữa, sự trì hoãn cũng có thể làm mất đi cơ hội và tiềm năng kinh doanh, đặc biệt khi cần đáp ứng các deadline hoặc tham gia vào các dự án quan trọng.

Vậy, để tránh tình trạng này, nhà quản lý có thể tham khảo 3 cách để đánh bay “thói quen trì hoãn”.

2. Nhận thức rõ tình trạng

Cách khắc phục thói quen trì hoãn, bước đầu tiên cần xác định tình trạng của nhân viên. Điều này đồng nghĩa với việc bạn cần nhìn vào hành vi của họ một cách cụ thể, hoặc trò chuyện để nắm rõ tình hình. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tips này để tự nhìn nhận bản thân, từ đó thấu hiểu và biết rằng bạn có đang trì hoãn hay không.

Tuy nhiên, để tránh tình trạng nhân viên cảm thấy bạn giám sát họ quá chặt chẽ, nhà quản lý có thể dựa vào một số biểu hiện của thói quen trì hoãn: cảm thấy cần phải đợi cho đến khi có “tâm trạng tốt” hoặc “thời điểm thích hợp” mới thực hiện công việc; nhận feedback nhưng không đưa ra hành động cụ thể, bắt đầu một công việc ưu tiên nhưng tạm dừng để thực hiện nhiệm vụ khác, thường xuyên bỏ sót công việc cần hoàn thành trong ngày,…

3. Đặt rõ mục tiêu và xác định mức độ ưu tiên công việc.

Hãy yêu cầu nhân viên xác định kỹ mục tiêu trước khi làm việc. Hành động này giúp họ nắm rõ các bước thực hiện và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, với tư cách là một nhà quản lý, khi giao việc cho nhân viên, bạn cũng cần yêu cầu chi tiết theo mục tiêu SMART, cụ thể: Specific (Rõ ràng), Measurable (Đo lường được), Attainable (Khả thi), Relevant (Liên quan), Time-based (Thời gian).

Đặt rõ mục tiêu cũng là cơ sở để nhân viên xác định mức độ ưu tiên của công việc đó. Bạn có thể phân loại công việc theo ma trận quản lý thời gian First Thing First hoặc Eisenhower. Từ đó, đưa ra quyết định việc nào cần làm ngay, việc nào cần lập kế hoạch, việc cần người khác hỗ trợ hay loại bỏ.

4. Nguyên tắc Pomodoro

Đi kèm với “thói quen trì hoãn (Procrastination)” là “làm nhanh cho xong (Precrastination)”. Đây là trạng thái khi một người làm việc không ngừng nghỉ trong thời gian ngắn, nhằm hoàn tất công việc cho xong. Hiện tượng này thường diễn ra khi nhân viên sắp trễ deadline, làm việc qua loa nhằm đối phó với thời gian.

Đây cũng là hệ quả của thói quen trì hoãn. Vậy, để tránh tình trạng này, nhà quản lý có thể phổ biến quy luật quả cà chua (Pomodoro), nhằm giúp nhân viên vừa làm việc, vừa có thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Đây là mô hình được phát triển bởi Francesco Cirillo vào những năm 1980 và được sử dụng rộng rãi trên thế giới.

Bạn có thể đọc chi tiết về công cụ này tại bài: 5 công cụ quản lý thời gian dành cho lãnh đạo.

5. Lưu ý khi nhân viên có thói quen trì hoãn

Thói quen trì hoãn đến từ cảm xúc của con người, gây ra trạng thái lười biếng và xao nhãng. Vì vậy, 3 cách trên chỉ là công cụ hỗ trợ từ bên ngoài, cần nhà quản lý thúc đẩy nhân viên thực hiện. Phương pháp để “diệt trừ tận gốc” thói quen trì hoãn đến từ bên trong chính chúng ta.

Cụ thể, cảm xúc của con người được chi phối bởi não bộ. Và may mắn thay, não bộ có thể huấn luyện được, thông qua việc lặp đi lặp lại một thói quen tốt. 

Ví dụ, khi trì hoãn công việc bằng những hình thức giải trí hoặc nhiệm vụ nhẹ nhàng hơn, chúng ta sẽ cảm thấy thỏa mãn. Vậy, nếu tặng bản thân một phần thưởng ngay khi hoàn thành nhiệm vụ, chúng ta sẽ cảm thấy vui vẻ gấp bội phần. Vì thế, hãy luyện tập thói quen nghĩ về những điều tích cực trước khi làm việc, ví dụ như: một cuối tuần không deadline, đem lại lợi ích cho cả nhóm, được khen thưởng,…

Tạm kết về thói quen trì hoãn của nhân viên

Thông qua bài viết này, chắc hẳn nhà quản lý đã biết lý do và cách khắc phục thói quen trì hoãn. Hy vọng rằng bạn sẽ giúp đội nhóm đánh bay thói quen xấu này và gia tăng hiệu suất làm việc.