Peter Drucker có câu: “Các cuộc họp liên tục là triệu chứng của một công ty tệ hại. Càng ít các cuộc họp, công ty hoạt động càng hiệu quả”. Để tổ chức ít cuộc họp nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết, chúng ta cần có một mô hình khoa học. Đó là lý do mô hình P.O.S.T ra đời! Chúng ta cần áp dụng đủ 04 phần trong mô hình này để thiết kế 01 cuộc họp chuyên nghiệp và hiệu quả. Sau đây là 04 phần của mô hình POST:
Xem thêm: Mô hình VAK – Giải pháp đào tạo cho đa dạng học viên.
P (Purpose) là Mục đích
Bạn cần trả lời câu hỏi: Tại sao? Câu hỏi này được chia thành 03 phần nhỏ:
- Lý do tham dự của Người quyết định (DM-Decision Makers)
- Lý do tham dự của Chuyên gia (SME-Subject Matter Experts)
- Lý do tham dự của Người liên quan (SH-Stakeholders)
Thường thì một người có thể đảm nhiệm nhiều hơn 01 vai trò trong 03 phần trên. Việc trả lời lý do tham dự của từng đối tượng trên sẽ giúp bạn thiết kế những chủ đề thực sự mang lại tính hiệu quả.
O (Outcomes) là Kết quả
Kết quả của cuộc họp có thể là xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa đồng nghiệp lẫn nhau, cải thiện văn hóa doanh nghiệp hoặc thảo luận để đưa ra giải pháp công việc hiệu quả. Thường thì kết quả được chia thành 03 phần chính:
- Bạn muốn người tham dự nghĩ gì?
- Bạn muốn người tham dự cảm giác như thế nào?
- Bạn muốn người tham dự làm gì trong và sau khi họp để thực hiện công việc hiệu quả hơn?
S (Structure) là Kết cấu
Trong Phần Kết cấu, bạn cần xác định các phần sau:
- Loại hình của cuộc họp: tương tác trực tiếp (physical), qua điện thoại (telephone), qua phim (video).
- Cách cuộc họp được tổ chức: bằng bảng kế hoạch (agenda).
- Cách từng phần được tổ chức: ai là người trình bày và trình bày như thế nào?
- Cách cả cuộc họp vận hành: làm việc nhóm, làm việc theo cặp, sử dụng slides, flip charts…
Theo đó, Kết cấu cần có 05 lưu ý chính:
- Một cuộc họp hiệu quả phải có 03 flip chart với 03 chức năng: những hành động trong tương lai đã được người tham gia đồng ý; những hành động trong tương lai được nêu ra; những vấn đề phát sinh.
- Agenda chi tiết: ai là người nói; họ sẽ nói những gì; họ nói trong bao lâu (bao gồm cả phần giải đáp).
- Người trình bày trong cuộc họp cần sử dụng quy tắc “20 phút”: giới thiệu chủ đề (what và why); giúp người tham dự hiểu được chủ đề; khiến người tham dự viết ra những hành động (Action) liên quan đến chủ đề cuộc họp; chủ đề phải duy trì không quá 20 phút để không khiến người tham dự mất tập trung.
- Một cuộc họp hiệu quả cần 01 người điều phối (Timekeeper). Bạn này có nhiệm vụ thông báo tới người đang thuyết trình khi chỉ còn 30 giây là hết thời gian cho chủ đề. Ngoài ra, người điều phối có nhiệm vụ liệt kê các hạng mục vào 03 flip chart với từng chức năng đã nêu ở trên.
- Bạn hãy bắt đầu cuộc họp trễ 5 phút và kết thúc sớm 5 phút so với agenda. Việc này sẽ tạo thêm thời gian để người tham dự chuẩn bị nội dung cuộc họp và sắp xếp cho các hoạt động tiếp theo.
T (Timing) là Thời gian
Bạn xác định thời điểm cuộc họp thực sự bắt đầu và kết thúc. Thời gian cần thiết để mỗi người thuyết trình xuất hiện. Ngày tổ chức và địa điểm kèm theo số điện thoại liên hệ khi cần cũng rất quan trọng. Người điều phối có nhiệm vụ nghe điện thoại và hướng dẫn tất cả những khách tham dự nếu xuất hiện yêu cầu. Nếu không có ai tham dự cuộc họp, lỗi này thuộc về đội ngũ tổ chức.
Hy vọng với những cách sử dụng Mô hình POST đã nêu ra, bạn đọc từ đó có thể áp dụng và thiết kế cho mình một cuộc họp chuyên nghiệp.
Xem thêm hàng trăm chủ đề thú vị khác tại Cafe and learn
Hoặc đọc thêm tại : www.trainthetrainer.vn