Lắng nghe chủ động là một kỹ thuật quan trọng trong huấn luyện và kèm cặp nhân viên của người quản lý cấp trung. Lắng nghe chủ động giúp bạn gia tăng động lực cho nhân viên, kích thích nhân viên nói nhiều hơn. Là một người quản lý cấp trung bạn cần nắm vững 6 bí quyết cơ bản của lắng nghe chủ động sau đây.

Tập trung chú ý

Hãy xây dựng mối quan hệ bằng cách tập trung chú ý hoàn toàn vào câu chuyện. hãy duy trì sự giao tiếp bằng mắt một cách thoải mái và một tư thế cởi mở ( tránh gập người, bắt chéo chân hoặc cấm cúi sau bàn làm việc. hãy tỏ ra tò mò muốn tìm hiểu. Hãy cho người khác thời gian và cơ hội để suy nghỉ rồi phát biểu . Tránh những việc riêng tư làm sao nhãng như đọc mail, trả lời mail, làm việc riêng khi giao tiếp

Chú ý các giấu hiện phi ngôn ngữ

Là người quản lý cấp trung bạn cần có kỹ năng “ lắng nghe “những thông điệp không lời và ngôn ngữ cơ thể của người nói. Giọng nói và vẽ mặt có khớp với những gì họ đang nói không ? Nếu không, hãy đưa ra nhận xét của bạn và yêu cầu nhân viên giải thích điều đó

Khẳng định những gì bạn nghe

Là người quản lý cấp trung giỏi là bạn phải có khả năng tiếp thu tốt và hãy thể hiện là bạn đã hiễu : “ Tôi hiểu những gì anh đang nói” hoặc “ tôi đang lắng nghe. Anh có thể nói thêm về điều đó không ?” Điều này có nghĩa là bạn đang lắng nghe chứ không phải đồng ý.

Phản ánh những gì bạn nghe và thấy

Hãy phản ánh cảm xúc người khác mà không cần tỏ ra tán thành hoặc không tán thành :” Bạn có vẻ lo lắng về….” Điều này khuyến khích người nói bày tỏ và khám phá cảm xúc của mình sâu hơn.

Diễn giải những gì bạn nghe

Một cách định kỳ, hãy xác định những ý tưởng cơ bản để kiểm tra việc nắm bắt các điểm mấu chốt của bạn : “ Theo tôi hiểu ý tưởng của anh là…Tôi có hiểu đúng bản chất vấn đề không ? Nếu không vui lòng giải thích thêm.

Tóm tắt chủ đề chính

 Hãy tổng kết ngắn gọn quan điểm của nhân viên để thể hiện bạn đã lắng nghe và kiễm tra những gì bạn hiểu . Điều này giúp người quản lý cấp trung và cả nhân viên của mình thống nhất công việc

Là người quản lý cấp trung bạn nên hỏi nhiều hơn nói – hãy hướng đến một tỉ lệ 4:1 để tránh những vấn đề sau :

• Nói nhiều hơn nghe
• Đề nghị giải pháp trước khi nhân viên nói
• Ngắt lời nhân viên
• Suy nghỉ về những gì bạn muốn nói tiếp theo thay vì tập trung vào những gì nhân viên nói
• Việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể cho thấy việc mất kiên nhẫn hoặc mất tập trung . Kiểm tra email, nghe điện thoại, dựa lưng nghê…

Nếu bạn đang là quản lý cấp trung, bạn đang khao khát trở thành quản lý cấp trung thì đây là cơ hội để bạn khám khá những kỹ năng, kỹ thuật , công cụ mạnh mẽ nhất để làm người quản lý trong tương lai hay hoàn thiện năng lực quản lý của mình thông qua khóa học coaching skills .