07 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Lập kế hoạch và tổ chức công việc là một trong những kĩ năng cần có để giúp bạn làm việc theo trình tự, khoa học, hiệu quả. Nếu thiếu đi kĩ năng này, chúng ta sẽ mất rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc và hiệu quả đem lại không cao. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu 7 bước lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả này nhé.

Xem thêm: 5 kỹ năng cần có để giám sát công việc hiệu quả

1. Lợi ích khi lập kế hoạch và tổ chức công việc

Kỹ năng này đem lại những lợi ích như sau:

• Xác định được các nguyên nhân làm lãng phí thời gian
• Xây dựng được các lập kế hoạch cá nhân thông qua tính chất công việc
• Tổ chức công việc cá nhân một cách hiệu quả khi phải làm nhiều việc cùng một lúc
• Áp dụng các nguyên tắc hoạch định và quản lý công việc với nguồn lực bị chia sẻ
• Nắm phương pháp giao việc và ủy quyền hiệu quả

2. Các bước lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Lên kế hoạch cho tương lai là cách để bản thân tạo ra mục tiêu để chúng ta cố gắn phấn đấu đạt được. Để thiết lập kế hoạch, chúng ta tìm hiểu 7 bước sau:

• Lập danh sách những công việc cần làm

Việc lập danh sách sẽ giúp chúng ta có cái nhìn khái quát về số lượng công việc cần làm trong khoảng thời gian nhất định. Từ đó công việc có thể được sắp xếp một cách hợp lý, chúng ta có thể hoàn toàn chủ động trong công việc. Đây cũng được xem là bước mấu chốt để xác định thành công cũng như thất bại của kế hoạch.

• Xác định những mục tiêu tương ứng cho từng công việc

Sau khi đã có bảng danh sách những việc cần làm, điều tiếp theo chúng ta sẽ đặt ra những mục tiêu cho từng công việc. Mục tiêu đặt ra có thể về thời gian, thành quả đạt được. Nên lưu ý mục tiêu đặt ra nên phù hợp với thực tế và khả năng của mỗi người. Tránh đặt mục tiêu quá cao sẽ dẫn đến không đạt được kết quả và gây ra sự nản chí.

• Sắp xếp thứ tự công việc theo ưu tiên

Ở bước này, chúng ta sắp xếp công việc trong bảng theo trình tự ưu tiên, quan trọng nhất. Điều này sẽ giúp chúng ta dễ dàng kiểm soát công việc, loại bỏ đi những công việc dư thừa, tiết kiệm thời gian và tập trung nhân lực vào những việc quan trọng.

• Tập trung thực hiện kế hoạch

Tập trung vào công việc giúp chúng ta tiết kiệm nhiều thời gian, hoàn thành công việc sớm, đúng tiến độ và mang lại hiệu quả cao. Trong quá trình làm việc, chúng ta cố gắng hạn chế tối đa những thứ gây xao nhãng để đạt hiệu suất làm việc cao nhất.

• Thực hiện kế hoạch một cách linh hoạt

Vì thực tế sẽ không giống như những gì chúng ta lên kế hoạch sẵn, sẽ luôn có những sự thay đổi hoặc xuất hiện những tình huống chúng ta không ngờ tới. Vì thế khi lên kế hoạch công việc, chúng ta cần dành ra một khoảng thời gian và những phương án dự phòng cho những tình huống trong tương lai.

• Kiểm tra kế hoạch

Khi tiến hành công việc, chúng ta nên dành một ít thời gian để xem lại tiến độ công việc. Kiểm tra xem công việc đã được hoàn thành bao nhiêu phần trăm, có bị trễ deadline hay không. Cần theo dõi thường xuyên để công việc luôn đúng tiến độ.

• Tạo động lực để khích lệ bản thân

Sau khi hoàn thành mỗi mục tiêu, bạn nên tự khích lệ bản thân cũng như tự khen thưởng. Điều này sẽ giúp chúng ta có thêm nguồn động lực để hoàn thành những công việc tiếp theo cũng như tinh thần để lên những kế hoạch mới.

Hy vọng, với 7 bước lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả này. Quý độc giả có thể tổ chức công việc ngày càng tốt hơn

Tìm hiểu thêm về khóa Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả