Với nhiều doanh nghiệp Việt cũng như các tổ chức khác trên toàn thế giới, sự lây lan của Covid – 19 đang gây ra những thiệt hại rất lớn về mặt kinh tế và nguồn lao động. Để đối phó với tình trạng hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước đang áp dụng hình thức làm việc từ xa đối với một số hoặc toàn bộ nhân viên. Thế nhưng với các nhà quản lý phải theo dõi tiến trình công việc và giám sát nhân viên từ xa đã gặp rất nhiều trở ngại. Trong đó, việc phải quản lý đội ngũ từ xa là điều không ít người đang cảm thấy vô cùng khó khăn. Đến với bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho các nhà quản lý 6 điều cần làm khi quản lý đội ngũ từ xa, cũng như những lời khuyên, các cách để giám sát nhân viên một cách hiệu quả.
Có thể bạn quan tâm: Thiết lập mục tiêu cho đội ngũ vận hành từ xa
Thường xuyên cập nhật thông tin với đội ngũ
Một người quản lý nên thường xuyên theo dõi công việc của từng thành viên trong đội, cho dù dựa trên bảng kế hoạch hàng ngày hay hàng tuần. Mặc dù cập nhật hàng ngày vẫn được khuyến khích hơn, nhưng hàng tuần cũng là một cách tốt để phân tích và hiểu quy trình làm việc của tuần tới hoặc tuần trước.
Cập nhật hàng ngày sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát được các hạng mục và đảm bảo tiến độ công việc, còn hàng tuần giúp nhìn thấy bức tranh tổng thể hơn. Trong một nhóm từ xa, từng cá nhân đều phải đối mặt với tình huống công việc khác nhau. Trong những trường hợp như vậy, việc cập nhật hàng tuần là một cách tốt để phân tích tiến trình và hiểu rõ các vấn đề khó nếu có và hướng tới biện pháp xử lý chúng.
Sử dụng những ứng dụng trực tuyến
Khi làm việc từ xa, việc phải phụ thuộc vào những ứng dụng là rất lớn. Bởi vì giao tiếp là một khía cạnh cốt lõi của một nhóm từ xa, những vấn đề nhỏ nếu không được xử lý có thể chuyển thành rắc rối lớn. Đã qua cái thời mà e-mail và bảng excel thực hiện công việc, có rất nhiều ứng dụng giúp một đội từ xa có thể lập thành nhóm trò chuyện video với nhau.
Slack, Zoom, Google Hangout, v..v.. là những ứng dụng trực tuyến giúp nhà quản lý cập nhật tiến trình làm việc nhóm. Nếu cảm thấy cần thiết, hãy dành một khoảng thời gian training đội ngũ về cách sử dụng những ứng dụng này.
Bên cạnh đó, đội ngũ có thể tận dụng công cụ tổ chức buổi họp qua cuộc gọi video để gia tăng mới liên kết giữa các thành viên.
Xem thêm công cụ: 5 Xu hướng mới trong đào tạo trực tuyến
Sử dụng phản hồi để tạo động lực
Để nhân viên làm việc với nguồn động lực dồi dào và ý chí phát triển, nhà quản lý cần đưa ra những thông tin phản hồi mang tính xây dựng. Là một người quản lý từ xa, nhận xét đúng thời điểm có thể tạo ra những sự khác biệt.
Sử dụng phản hồi như một đòn thúc đẩy gia tăng mối liên kết giữa nhà quản lý – đội ngũ với nhau. Hãy lên lịch xem xét các cuộc họp và tổ chức buổi trò chuyện với các nhân viên nhằm mang lại cảm giác thân thuộc và gia tăng mối quan hệ hợp tác giữa cả hai bên.
Xem thêm: 3 Mẹo cho nhà quản lý khi giao tiếp đội ngũ từ xa
Tạo dựng niềm tin
Không có niềm tin với nhau, sự thất bại là điều tất yếu với một đội ngũ vận hành từ xa. Niềm tin là một yếu tố quan trọng đối với đội ngũ từ xa, cho dù đó là niềm tin dành cho một nhân viên đang làm công việc của họ hay ngược lại.
Do thiếu kết nối, rất khó để tạo ra cảm giác tin cậy và chính vì vậy, đòi hỏi nỗ lực thêm từ cả hai phía. Là một người quản lý, thay vì nghi ngờ chúng ta cần tin tưởng vào nhân viên và để quá trình làm việc của họ tự nói lên điều đó. Điều này sẽ mang lại cảm giác tin tưởng giữa các nhân viên và họ sẽ có cái nhìn tích cực về công việc.
Khuyến khích học hỏi
Khi làm việc nhân viên luôn có mong muốn có khao khát được tiến bộ từng ngày thông qua công việc, nhiệm vụ được giao. Đối với một người quản lý, điều quan trọng là tạo ra một môi trường văn hóa khuyến khích học tập và luôn làm mới. Một cách tốt để làm như vậy là có các buổi huấn luyện, đào tạo bằng video với nhóm từ xa, mỗi tuần/ lần hoặc tháng.
Luôn đánh giá cao
Trong đội ngũ từ xa, sẽ không ít nhân viên sẽ cảm thấy cô đơn và bị đánh giá thấp. Sự thiếu tương tác và thiếu đi những buổi gặp mặt như sinh nhật, lễ kỷ niệm nhỏ, gặp mặt hàng tháng, v.v … đều bị thiếu trong một đội từ xa.
Đánh giá cao nhân viên và chúc mừng những kỷ niệm, cột mốc của họ gắn liền với đội hay doanh nghiệp mang lợi ích tinh thần rất lớn. Điều đó không chỉ nuôi dưỡng cảm giác thân thuộc mà còn khiến đội ngũ cảm thấy có giá trị, được tôn trọng và đánh giá cao. Hãy nhớ rằng, thành công của công ty là sự hiệu quả của đội ngũ. Hãy chia sẻ chúng với tập thể và đánh giá cao sự đóng góp cá nhân của mỗi thành viên, mang lại cho họ cảm giác về thành tích và sự ghi nhận.
Vận hành một đội ngũ từ xa không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Tuy nhiên, với 6 điều cần làm khi quản lý đội ngũ từ xa này sẽ giúp tạo ra một khuôn khổ để xây dựng một chiến lược quản lý nhóm từ xa hiệu quả.
Xem thêm hàng trăm chủ đề về đào tạo TẠI ĐÂY