Với tốc độ lây lan nhanh chóng của Covid – 19 đã khiến nhiều doanh nghiệp phải yêu cầu một số hoặc toàn bộ nhân viên làm việc từ nhằm bảo vệ sức khỏe và sự an toàn của cộng đồng. Đối với các nhà quản lý việc phải vận hành đội ngũ từ xa ngay từ lúc bắt đầu đã gặp một loạt các thách thức. Trong một loạt thách thức phải đương đầu, thiết lập mục tiêu chính cho cả đội là việc nên được làm ngay đầu tiên. Thông qua bài viết, chúng ta biết được những yếu tố để thiết lập nên mục tiêu và cách để sử dụng mô hình SMARTER trong việc vận hành đội ngũ từ xa.
Có thể bạn quan tâm: 05 Xu hướng mới trong đào tạo trực tuyến
Làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến hơn. Công nghệ đang phát triển giúp nhà quản lý và đội ngũ giao tiếp bên ngoài môi trường văn phòng truyền thống được dễ dàng, tiện lợi. Đồng nghĩa giúp cho nhà quản lý và đội ngũ dễ dàng thích nghi trong điều kiện làm việc từ xa
Những nhà quản lý từ xa hiệu quả đã học cách thích nghi với thời đại thay đổi (VD thời điểm Covid -19) và điều chỉnh cách điều hành đội ngũ của họ
Chìa khóa thành công của những người quản lý từ xa nằm ở việc thiết lập mục tiêu có tính thực tế, khoa học và chúng mang lại ý nghĩa cho cả đội ngũ. Nhân viên từ xa có quyền tự do quyết định nơi họ muốn làm việc, nhưng họ vẫn cần sự chỉ đạo rõ ràng từ người quản lý. Đặt mục tiêu rõ ràng với các số liệu cụ thể, tuân thủ các mốc thời gian được cấu trúc ở những giai đoạn kiểm tra và đánh giá. Đồng thời tạo ra những kỳ vọng và chuẩn mực văn hóa giúp các nhà quản lý hình dung được “bức tranh” thành công và đạt được mục tiêu đề ra.
Những yếu tố cần ghi nhớ khi thiết lập mục tiêu cho đội ngũ từ xa
Đặt ra mục tiêu thông minh hơn
Thiết lập mục tiêu không chỉ đơn thuần là chọn mục tiêu thực hiện mà chúng ta nghe có vẻ đúng và yêu cầu nhân viên đat được. Đối với vận hành đội ngũ từ xa, việc thực hiện các mục tiêu cần phải áp dụng mô hình SMARTER hiệu quả hơn nhiều.
SMARTER dựa trên 7 yếu tố tạo nên từ này Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound, Evaluate, Re-Adjust. Mỗi nguyên tắc là một phần quan trọng để tạo ra các mục tiêu có ý nghĩa cho từng nhân viên, dựa trên dữ liệu, có thể thực hiện được và dễ dàng xác định đã hoàn thành hay chưa.
Specific – Cụ thể
Bước đầu tiên trong việc thiết lập mục tiêu là phải rất cụ thể. Chúng ta càng cụ thể hóa mục tiêu của mình, càng có xác suất thực hiện tốt hơn. Điều này có nghĩa là nhà quản lý không nói nhân viên A phải dẫn ra khách hàng mới, hãy nói “sâu” và chính xác bản thân muốn nhân viên A kiếm được bao nhiêu khách hàng mới trong một tháng. Chúng ta cần phải đặt một con số thực và chính xác về nó. Làm cho chúng có thể đo lường được.
Trong việc thiết lập mục tiêu, để làm phù hợp với tâm trí và cụ thể hơn, nhà quản lý phải có định lượng mục tiêu. Không chi tiết cụ thể, không mục tiêu thực sự, nhà quản lý sẽ đi vào ngõ cụt.
Cụ thể là nguồn nhiên liệu trong “động cơ” mục tiêu. Chúng ta cần phải chi tiết cụ thể nếu muốn đạt được điều gì đó. Khi viết ra mục tiêu của mình, hãy cụ thể chúng hết mức có thể. Và cũng đừng bao giờ sợ quá cụ thể.
Measurable – Đo lường
Tiếp theo, khi đã cụ thể được mục tiêu, nhà quản lý phải đo lường. Khi mục tiêu đã được đo lường, chúng ta sẽ làm mọi cách để đạt được chúng. Chúng ta phải gắn chặt yếu tố đo lường cho mục tiêu của mình, ngoài việc chỉ cụ thể về chúng. Đo lường là cách để đội ngũ hoàn thành mục tiêu một cách nhanh nhất. Và nhà quản lý có thể đo lường mỗi ngày/mỗi tuần
Achievable – Khả thi
Thiết lập mục tiêu rất cần tính khả thi, nói một cách khác đó là chúng phải thực tế. Đâu đó, chúng ta sẽ gặp những trường hợp nghĩ rằng chỉ cần bản thân muốn thực hiện là có thể hoàn thành bất cứ điều gì. Nhưng, khi thiết lập, đặc biệt khi chúng là mục tiêu ngắn hạn (trong vòng 1 năm), hãy đảm bảo chúng có thể đạt được.
Các mục tiêu ngắn hạn phải là một cái gì đó trong tầm tay, nhưng cũng không dễ dàng đến mức không mất nhiều công sức hay nỗ lực từ phía đội ngũ. Điều này cũng sẽ giúp bạn xây dựng động lực cho cả đội ngũ, một điều hết sức quan trọng. Một khi đạt được mục tiêu cả năm, nhà quản lý cùng với đội ngũ có thể mở rộng những mục tiêu đó thành những hy vọng và ước mơ lớn hơn nhiều.
Relevant – Liên quan
Tới bước này, chúng ta phải đem mục tiêu mình tạo ra có sự kết nối với công việc, nhiệm vụ cá nhân cũng như của đội ngũ. Điều này có nghĩa là các mục tiêu phải phù hợp những gì mà cả nhà quản lý và đội ngũ muốn trong công việc. Nếu mục tiêu của nhà quản lý mâu thuẫn với công việc, vai trò của đội ngũ, sự thất vọng và ý định bỏ cuộc sẽ được hình thành. Khi thiết lập mục tiêu, nhà quản lý phải đào sâu vào bên trong và thực sự hiểu những gì mình muốn với đội ngũ, tương tự ngược lại.
Time-Bound – Thời hạn
Hãy đảm bảo một điều mục tiêu được thiết lập nên cần có thời hạn được xác định rõ ràng. Thiết lập một ngày chính xác các kế hoạch, công việc đội ngũ cần phải làm đạt được những mục tiêu này. Khi mục tiêu có sự can thiệp của yếu tố thời gian, nhà quản lý phải giám sát và chịu trách nhiệm bằng cách đo các mục tiêu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
Nếu mục tiêu không có yếu tố thời gian ràng buộc, đội ngũ sẽ không thúc đẩy bản thân làm việc, hệ quả trì trệ công việc, thiếu đi tính đồng nhất trong quá trình hoạt động nhóm.
Evaluate – Đánh giá
Mục tiêu khi được thiết lập cần có sự đánh giá. Bằng cách đánh giá mục tiêu mỗi ngày, nhà quản lý sẽ có nhiều khả năng đạt được chúng hơn. Hãy thiết lập một hệ thống đánh giá mục tiêu cho cả đội ngũ và thực hiện chúng như một thói quen. Đừng bỏ qua bước quan trọng này.
Re-Adjust – Điều chỉnh
Điều chỉnh là bước cưới cùng khi ứng dụng mô hình SMARTER. Ví dụ, nếu thấy mục tiêu của nhóm liên tục vấp phải quá nhiều thử thách, hãy điều chỉnh lại cho phù hợp với tình hình chung của cả đội. Điều chỉnh không có nghĩa là phải loại bỏ mục tiêu của mình và bắt đầu lại từ đầu. Điều chỉnh ở đây là hãy thử các cách tiếp cận khác nhau cho đến khi thấy đội ngũ ngày càng tiến gần hơn đến mục tiêu. Đó là lý do tại sao đánh giá liên tục hàng ngày là rất quan trọng.
Xác định KPI
Xác định các chỉ số KPI rõ ràng cho từng mục tiêu của nhân viên là một trong những bước quan trọng nhất của việc thiết lập mục tiêu. Nếu tạo mục tiêu theo quý, thì hãy tìm KPI thể hiện tốt nhất kết quả điểm chuẩn chúng ta đã đặt cho nhân viên của mình. Kế hoạch này có thể giúp nhân viên tập trung vào một mục tiêu ngắn hạn, góp phần đưa họ đạt được mục tiêu dài hạn trong thời gian dài.
Giao tiếp: lời khuyên hàng đầu khi quản lý đội ngũ từ xa
Làm việc từ xa sẽ khiến nhiều nhân viên không thấu hiểu hết được những giá trị văn hóa tại doanh nghiệp. Để phát huy được truyền thống giá trị văn hóa, hãy sắp xếp thời gian trò chuyện với nhân viên ngoài. Một cách tuyệt vời để thực hiện chiến lược này đó là chúng ta xuất hiện sớm vài phút cho các cuộc gọi video và bắt kịp với nhân viên. Nhà quản lý sẽ có đủ thời gian để tạo kết nối của nhân viên mà không cảm thấy bị ép buộc.
Có những cuộc trò chuyện, thảo luận về định mức làm việc và kỳ vọng với nhân viên từ xa. Nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên làm từ xa linh hoạt trong việc chọn địa điểm và thời gian làm việc. Tuy nhiên, không ít nơi hoạt động theo một lịch trình nghiêm ngặt và nhân viên từ xa cần có mặt trong một khoảng thời gian cụ thể, là một người lãnh đạo cả đội hãy làm rõ điều đó. Giao tiếp là chìa khóa trong công việc từ xa và đảm bảo rằng toàn bộ nhóm của bạn ở trên cùng một “con đường” là rất quan trọng.
Đối với nhiều doanh nghiệp và các nhà quản lý, chuyển đổi sang làm việc từ xa sẽ gặp nhiều thách thức lúc đầu. Mặc dù đây có thể chỉ là giải pháp tình thế trong thời điểm hiện nay, tuy nhiên, làm việc từ xa có thể trở thành những bước tiến lớn có giá trị cho tương lai.
Hy vọng, với nội dung Thiết lập mục tiêu cho đội ngũ từ xa này có thể giúp Doanh nghiệp vận hành tốt đội ngũ từ xa .
Có thể bạn quan tâm:
- Xác định 5 hạn chế khiến chương trình E-Learning kém hiệu quả.
- Micro-Learning – Một trong những hình thức đào tạo hiệu quả hiện nay.