Giờ đây làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng mới được nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước áp dụng, bởi sự gây hại đến từ đại dịch toàn cầu Covid-19. Làm việc từ xa vừa trở thành một biện pháp hữu hiệu nhằm ngăn sự lây lan nhưng đồng thời cũng là thách thức của không ít người. Đặc biệt với các nhà quản lý mới lần đầu hoặc không thường xuyên áp dụng hình thức này sẽ gặp rất nhiều thử thách, khó khăn. Phản hồi, một trong những vấn đề nhiều nhà quản lý sẽ gặp khi làm việc với đội ngũ từ xa của mình. Sau đây là kỹ thuật phản hồi Fast giúp nhà quản lý có thể giao tiếp với đội ngũ từ xa một cách hoàn hảo.
Xem thêm: 6 điều cần làm khi quản lý đội ngũ từ xa
Kỹ thuật phản hồi Fast
Nếu muốn thấy kết quả tích cực từ phản hồi của mình, nhà quản lý phải sử dụng các phương pháp, kỹ thuật cơ bản giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận những thông tin.
Thực hiện phản hồi dựa trên nhiệm vụ
Tuyệt đối không bao giờ chỉ trích nhân viên. Chỉ trích đội ngũ chỉ làm cho họ càng phòng thủ và chống đối với những thông tin mình đưa ra. Thay vào đó, nhà quản lý nên tập trung phê bình vào nhiệm vụ và nêu rõ các kỹ năng cần được cải thiện. Nhà quản lý cần phải làm cho đội ngũ làm việc với tinh thần thoải mái và mong muốn đạt kết quả tốt hơn
Hãy đặt trọng tâm vào nhiệm vụ thay vì tập trung chỉ trích, khiến từng cá nhân chấp nhận phản hồi để mang lại kết quả tốt hơn.
Đưa ra phản hồi một cách kịp thời
Tốt nhất, nhà quản lý không nên đợi cho đến khi đánh giá hiệu suất cuối quý để phản hồi với nhân viên từ xa của bạn rằng anh/ cô ấy nên hoàn thành tốt công việc vào một tháng trước.
Trước hết, nhân viên sẽ không nhớ chi tiết về công việc hay kế hoạch. Thậm chí, ngay cả nhà quản lý cũng không thể nhớ hết một cách chính xác.Thứ hai, phản hồi vào thời điểm như vậy, sẽ là quá muộn để khắc phục vấn đề và có kết quả tốt hơn.
Hãy thường xuyên đưa ra những lời khuyên hơn là cung cấp nhiều thông tin cùng một lúc. Cung cấp phản hồi càng nhanh, kịp thời thì càng tốt, hiệu quả. Lưu ý điều đó đúng cho phản hồi tích cực.
Chú ý đến cách gửi lời phản hồi
Bên cạnh nội dung phản hồi, cách gửi cũng có ý nghĩa rất lớn. Nhà quản lý có thể sử dụng (Zoom, Google Hangout, Skype,…) để trò chuyện qua các cuộc gọi video. Điều này mang lại một liên lạc cá nhân hơn cho mối quan hệ với cấp trên – nhân viên. Việc đó đồng nghĩa nhà quản lý cũng cần chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của mình.
Một cái mỉm cười, giao tiếp bằng mắt và giọng điệu thân thiện (tự nhiên) sẽ gia tăng đáng kể cách đội ngũ từ xa tiếp nhận và hành động theo phản hồi của nhà quản lý.
Cung cấp phản hồi riêng tư
Đừng nên đưa ra phản hồi công khai. Ngay cả khi đó chỉ là ý định tạo cơ hội học tập, nhưng vẫn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ các thành viên. Phản hồi công khai đối với nhiều nhân viên có thể gây ra cảm xúc cực kỳ đau khổ, xấu hổ. Trong các cuộc họp nhóm, tránh đưa ra phản hồi cụ thể cho một cá nhân, trừ khi đó là phản hồi đánh giá cao. Dành thời gian để đưa ra phản hồi trong cuộc họp riêng sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái để chia sẻ chi tiết.
Cung cấp phản hồi mạnh mẽ
Hãy nghĩ phản hồi như một tấm bản đồ giúp các thành viên đi đúng hướng và điều đó giúp họ luôn hoàn thành tốt chặng đường cùa mình.
Tất nhiên việc phản hồi phần lớn với đội ngũ từ xa sẽ diễn ra trên các ứng dụng trực tuyến. Tuy nhiên, nhà quản lý cũng cần sắp sếp các cuộc họp mặt trực tiếp để đưa ra những lời nhận xét chung và phản hồi riêng. Với các cuộc họp trực tiếp, nhà quản lý có thể làm rõ những kỳ vọng, giúp nhân viên học hỏi từ những sai lầm và thúc đẩy tinh thần của họ.
Phản hồi một cách nhanh chóng
Hiện nay có một số phương pháp phản hồi hiệu quả, thế nhưng trước khi cung cấp bất kỳ lời nhận xét nào, hãy tuân theo nguyên tắc phản hồi FAST.
FAST được hình thành từ 4 yếu tố F (Frequent – Thường xuyên), A (Actionable – Chính xác), S (Specific – Cụ thể), T (Timely – Kịp thời)
Frequent – Thường xuyên
Đưa ra phản hồi thường xuyên để nhân viên có thể cập nhật thông tin chính xác. Giúp nhân viên hiểu rõ hiệu suất làm việc của họ và những lĩnh vực để phát triển hoặc kỹ năng cần cải thiện.
Actionable – Chính xác
Hãy chắc chắn nội dung phản hồi của mình mang tính chính xác cao trước khi nhà quản lý nhận xét dựa trên chúng. Đảm bảo các hành động được đề xuất nằm trong tầm kiểm soát của nhân viên và chúng giúp họ làm việc tốt hơn.
Specific – Cụ thể
Cung cấp phản hồi mơ hồ hoặc chung chung không hữu ích cho nhân viên vì chúng không giúp họ cải thiện. Hãy lấy những ví dụ để truyền đạt rõ ràng thông điệp của mình. Điều này giúp cho buổi phản hồi diễn ra thoải mái và đem lại nhiều điều mới, thú vị cho nhân viên.
Timely – Kịp thời
Đưa ra phản hồi càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, hãy chắc chắn chọn một thời điểm thích hợp để cung cấp phản hồi. Ví dụ nhà quản lý nên đưa ra phản hồi công khai hay riêng tư? cần sắp xếp thời gian để đưa ra phản hồi?
Phản hồi hiệu quả với đội ngũ từ xa có thể tạo ra sự khác biệt trong thành tích của từng thành viên. Cung cấp thông tin thường xuyên và chi tiết sẽ giữ nhân viên trong nhiệm vụ với năng suất và động lực tối đa. Giao tiếp càng cụ thể, phản hồi sẽ càng thành công.
Hy vọng, với Kỹ thuật phản hồi Fast chúng tôi đã nêu. Quý độc giả có thể từ đó áp dụng trong công việc để nâng cao hiệu xuất làm việc từ xa.
Cùng VMP khám phá chuỗi chủ đề về làm việc từ xa TẠI ĐÂY nhé!