Quản lý Đào tạo giúp Doanh nghiệp phát triển đội ngũ Nhân sự. Theo đó, có một cách bền vững là thông qua chu trình Phân tích Nhu cầu Đào tạo (TNA – Traning Needs Analysis). Việc tổ chức chu trình này yêu cầu Quản lý Đào tạo nắm vững từng bước để tối ưu chi phí. Sau đây là 08 bước để tiến hành Phân tích mọi Nhu cầu Đào tạo một cách hiệu quả:
Xem thêm: T&D NÊN “TỐI ƯU” QUY TRÌNH BẰNG PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO NÀO?
1/ Xác định mục đích Đào tạo
Quản lý Đào tạo nên xác định rõ mục đích của khóa sắp tổ chức dựa trên và hỗ trợ cho mục tiêu Doanh nghiệp. Cụ thể, mục đích của Đào tạo có thể là cải thiện tỷ lệ thỏa mãn dịch vụ (customer service satisfaction ratings); giảm thời gian cung cấp dịch vụ, cải thiện sự tự tin của Nhân viên (employee morale); và giảm tốc độ mua hàng (speed at which orders are filled).
2/ Liệt kê năng lực cần Đào tạo
Quản lý Đào tạo cần xác định các năng lực của Nhân viên liên quan trực tiếp đến mục đích ở bước 1 như hành vi, kỹ năng và kiến thức. Việc xác định những năng lực giúp quá trình đạt được mục đích Đào tạo cần sự hỗ trợ thông qua thông tin và dữ liệu từ Chuyên gia. Theo đó, Quản lý Đào tạo xác định những hành vi, kỹ năng Nhân viên phải sở hữu và thông tin cần phân tích để đạt được mục đích.
3/ Chọn năng lực cần Đào tạo
Quản lý Đào tạo phân các năng lực trên thành hai loại:
a/ Năng lực Nhân viên phải sở hữu trước khi tuyển dụng.
b/ Năng lực Nhân viên có thể học được theo quy trình công việc thực tế.
Theo đó, những năng lực có thể học được cần đưa vào các khóa Đào tạo Doanh nghiệp.
4/ Phân tích năng lực hiện hữu
Quản lý Đào tạo cần định lượng những năng lực hiện hữu.
Các hình thức có thể sử dụng như:
a/ Đánh giá hiệu quả (Performance Evaluation)
b/ Tự đánh giá (Self Assessment)
c/ Khảo sát (Surveys)
d/ Phản hồi của Khách hàng (Customer Feedback)
e/ Kiểm tra (Test)
f/ Phỏng vấn (Interviews)
Theo đó, Quản lý Đào tạo xác định khoảng cách (Gaps) giữa khả năng hiện tại (current ability) và năng lực mong muốn (Desired Ability).
5/ Ưu tiên các năng lực theo nhu cầu thực tế
Quản lý Đào tạo đo lường tỷ lệ phần trăm (%) số lượng Nhân viên có nhu cầu thực về việc phát triển những năng lực đã xác định ở các bước trước. Sau đó, chúng ta cần xác định bảng xếp hạng các năng lực theo mức độ quan trọng dựa trên tiêu chí hỗ trợ quá trình đạt được mục tiêu chung của Doanh nghiệp. Tùy theo thực tế, Quản lý Đào tạo ưu tiên chọn những năng lực có xếp hạng cao về nhu cầu từ Nhân viên và sự quan trọng trong việc đạt mục tiêu chung của Doanh nghiệp.
6/ Lựa chọn Phương pháp Đào tạo phù hợp
Quản lý Đào tạo cần sử dụng các phương pháp phù hợp với những đối tượng Nhân viên khác nhau. Theo đó, chúng ta cần tham khảo các lý thuyết Đào tạo của Người lớn (Adult Learning Theory) để có thêm kiến thức nền tảng về phương pháp. Sau đây là 07 phương pháp các Quản lý Đào tạo có thể tham khảo:
a/ Đào tạo Nghề (On The Job Training)
b/ Cố vấn và Huấn luyện (Mentoring And Coaching)
c/ Sử dụng Bài giảng (Classroom / Lecture)
d/ Đào tạo Trực tuyến (Web-based / E-learning)
e/ Đọc sách (Reading / Books)
f/ Hội nghị (Conferences)
g/ Chương trình Học thuật (Academic Programs)
Xem thêm: Đào tạo giảng viên nội bộ
7/ Phân tích Chi phí Đào tạo
Quản lý Đào tạo thực hiện phân tích các chi phí liên quan nếu lựa chọn từng phương pháp. Theo đó, chúng ta phân tích sự cải thiện thiết sót hiệu suất công việc (performance gap) và lợi ích trong quy trình đạt mục đích của Doanh nghiệp thông qua các phương pháp. Sau đây là các loại chi phí mà Quản lý Đào tạo cần lưu ý:
a/ Thời gian Đào tạo (Training Time)
b/ Thời gian phát triển nội dung nếu là chương trình nội bộ Doanh nghiệp (In-house Content Development Time)
c/ Quá trình đánh giá chất lượng nhà cung cấp dịch vụ Đào tạo (Training Provider Evaluation)
d/ Chi phí cơ hội về hiệu suất (Lost Productivity From Time Spent In Training)
e/ Chi phí di chuyển (Travel And Logistical Expenses)
8/ Dự đoán hiệu quả Đào tạo
Đào tạo chỉ có hiệu quả cao nếu những thông tin truyền tải được lưu giữ và áp dụng thành công trong thực tế của Nhân viên. Việc dự đoán hiệu quả Đào tạo rất quan trọng. Một số câu hỏi Quản lý Đào tạo có thể tham khảo để dự đoán hiệu quả là:
a/ Khóa Đào tạo cải thiện những năng lực của Nhân viên như thế nào?
b/ Khóa Đào tạo cải thiện hiệu suất công việc của Nhân viên như thế nào?
c/ Khóa Đào tạo giúp ích gì trong việc hoàn thành các mục tiêu kinh doanh của Doanh nghiệp?
—
Với 08 BƯỚC ĐỂ PHÂN TÍCH MỌI “NHU CẦU” ĐÀO TẠO như trên, Quản lý Đào tạo đã có bức tranh chung về TNA. Nếu thực hiện đầy đủ và chính xác, chúng ta hoàn toàn có thể tối ưu được chi phí trong những khóa Đào tạo.
Nguồn: Nhiều nguồn tham khảo kết hợp kinh nghiệm thực tế.