Để xây dựng chiến lược đào tạo hiệu quả, trước hết nhà quản lý Training & Development (T&D) cần xác định nhu cầu đào tạo thực tế tại doanh nghiệp, đồng thời hiểu rõ được các loại hình thức đào tạo trong doanh nghiệp và cuối cùng sử dụng các công cụ để có thể đưa ra một chiến lược đào tạo hiệu quả nhất.
Nội dung cũng được chia sẻ tại khóa Train The Training Manager 20, 22, 27/08/2021. Khóa học với sự tham gia của các anh chị quản lý Training & Development (T&D) tại các tập đoàn lớn trong cả nước như Tập Đoàn Đá quý Doji, TH True Milk,…
Khóa Train The Training Manager ngày 20, 22, 27/08/2021 với sự góp mặt của các Quản lý đến từ doanh nghiệp hàng đầu trong nước.
Thế nào là xây dựng chiến lược đào tạo hiệu quả?
Một chiến lược đào tạo hiệu quả là một chiến lược giúp nhà quản lý T&D có thể triển khai các hoạt động đào tạo một cách bài bản và trơn tru. Chiến lược đào tạo hiệu quả được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, của người học và các bên liên quan như Lãnh đạo cấp cao, giảng viên nội bộ, vì vậy, nội dung triển khai bám sát với thực tế và đạt được hiệu quả mong đợi.
Xây dựng chiến lược đào tạo tốt, quá trình thực thi tốt giúp nâng cao năng lực người nhân viên, qua đó giúp tổ chức thích ứng với những biến động và phát triển mạnh mẽ trong bối cảnh thị trường hiện nay.
Áp dụng 05 bước dưới đây để có thể xây dựng chiến lược đào tạo hiệu quả:
Quy trình xây dựng chiến lược đào tạo hiệu quả theo 05 bước.
Bước 1: Phân tích bối cảnh – PESTLE
PESTLE là công cụ phân tích hữu ích giúp nhà quản lý T&D biết được “bức tranh toàn cảnh” về môi trường đào tạo của doanh nghiệp, từ đó nhận dạng được những cơ hội và mối đe dọa tiềm ẩn trong nó.
Việc xây dựng chiến lược đào tạo sẽ thay đổi theo bối cảnh. Xác định, phân tích bối cảnh bằng cách sử dụng công cụ PESTLE: Political (Chính trị) – Economic (Kinh tế) – Sociocultural (Văn hóa xã hội) – Technological (Công nghệ) – Environmental (Môi trường) – Legal (Pháp lý).
Ở mỗi yếu tố, bạn nêu ra thách thức và cơ hội liên quan tới vấn đề đào tạo tại doanh nghiệp. Ví dụ, năm 2021 bạn muốn tổ chức khóa bán hàng offline lớp 15 người, nhưng vấn đề về pháp lý không cho phép tụ tập đông người do giãn cách xã hội, thách thức là không thể tổ chức offline, cơ hội là có thể chuyển sang online, tiết kiệm chi phí tổ chức, mặt bằng thuê lớp học.
Bước 2: Xác định mối quan tâm của đối tượng tham gia – OTP
Phương pháp này được đặt tên là OTP vì muốn tiến tới bước tiếp theo, bạn phải “vượt qua” được bước này, cũng giống như muốn truy cập vào tài khoản ngân hàng, bạn cần phải có mã xác nhận OTP từ ngân hàng.
Theo đó, người quản lý T&D phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) thông qua việc xin ý kiến từ Lãnh đạo cấp cao, cấp trung, chuyên gia đào tạo về các mối quan tâm của họ đối với tổ chức, công việc và con người. Ví dụ, lãnh đạo cấp cao quan tấm đến mục tiêu trong năm của công ty là đạt doanh số, người quản lý cấp trung lại quan tâm đến việc nâng cấp đội ngũ marketing,… Dựa vào các mối quan tâm này, người làm T&D xây dựng chiến lược đào tạo sát với thực tế.
Có 07 căn cứ giúp bạn dễ dàng xác định các mối quan tâm, đó là:
- Yêu cầu về năng lực (kiến thức, kỹ năng) để đạt được KPIs hàng năm.
- Phân tích thực tế thực hiện KPIs của năm trước và nhận biết các năng lực cần được chú trọng, cải tiến.
- Đánh giá năng lực chuyên môn, năng lực quản lý thực tế so với tiêu chuẩn năng lực của vị trí công việc trên cơ sở bảng mô tả công việc.
- Ý kiến phản hồi từ học viên về chương trình đào tạo – Level 1.
- Phản hồi ý kiến của các trưởng đơn vị về đánh giá khóa đào tạo năm trước – Level 3
- Quan sát, đánh giá của phòng Đào tạo thông qua các khóa học.
- Định hướng chiến lược của công ty/ Ban Lãnh đạo.
Bước 3: Đánh giá thực tế thông qua mô hình SWOT
Mô hình SWOT là viết tắt của Strengths (thế mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức). Ở các yếu tố, bạn nêu ra một số ý mà doanh nghiệp mình đang có. Ví dụ: Điểm mạnh của doanh nghiệp đang là kế hoạch đào tạo bài bản, học viên cải thiện thích cực sau khóa học,….
Sau khi nêu đầy đủ cho 4 yếu tố SWOT, bạn bắt đầu kết hợp chúng lại với nhau để biết được rằng công ty mình nên phát triển điểm nào và cải thiện điều gì. Các tổ hợp sẽ là ST, ST, OW, TW.
Bước 4: Đề xuất chiến lược học tập trong doanh nghiệp
Sau khi phân tích ma trận SWOT, bạn biết được những công việc cần làm trong thời gian tới (tối đa 7 hoạt động). Hãy đánh giá mức độ quan trọng của từng hoạt động, bạn sẽ biết được mình nên tập trung vào hoạt động nào trước và đưa ra các chương trình đào tạo nhằm phục vụ các hoạt động đó.
Ở bước này, bạn có thể sắp xếp các hoạt động dựa vào mô hình quản lý thời gian Eisenhower. Ma trận quản lý thời gian chia tất cả các công việc thành 4 nhóm trên cơ sở đánh giá tính chất khẩn cấp và quan trọng của công việc.
Đối với các công việc quan trọng và khẩn cấp, bạn nên làm ngay. Các công việc không quan trọng và khẩn cấp thì nên giao quyền cho cấp dưới để xử lý. Đối với các công việc quan trọng nhưng không gấp, bạn nên lên kế hoạch để thực hiện chúng vì những công việc này có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cũng như tiến độ công việc của bạn. Cuối cùng, cần loại bỏ những công việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp.
Bước 5: Trình bày thuyết phục
Khi đã chuẩn bị đầy đủ nội dung cần thiết theo các bước nêu trên, điều cuối cùng bạn cần làm đó là trình bày thuyết phục trước ban lãnh đạo về chiến lược đào tạo của mình. Các bước để trình bày thuyết phục gồm:
Tóm lược tình hình: Trước khi đề xuất một chiến lược đào tạo mới, bạn nên nêu ra tình hình đào tạo hiện tại của công ty. Dữ liệu có thể lấy từ những khóa đào tạo của quý trước hoặc năm trước.
Đề xuất ý kiến: Trước tình hình hiện tại, bạn đề xuất ý kiến cải thiện khóa học thông qua các mô hình hoặc cách thức cụ thể. Các dẫn chứng nên được lấy từ các chuyên gia hoặc tổ chức có uy tín để tăng tính thuyết phục. Ví dụ, bạn đề xuất mở khóa đào tạo năng lực quản lý cấp trung, khi này bạn trình bày dẫn chứng bằng cách đưa công thức P.LOC vào bài thuyết trình. Công thức P.LOC được VMP sử dụng để giảng dạy trong các khóa đào tạo quản lý và đã được kiểm chứng bởi kết quả công việc của học viên tăng lên sau khóa học.
Giải thích cách thức thực hiện: Sau khi đề xuất ý kiến một cách thuyết phục, bạn giải thích các thức thực hiện các chương trình đào tạo như thế nào, các bên tham gia gồm những ai, cách đo lường hiệu quả đào tạo như thế nào, lựa chọn hay đào tạo giảng viên nội bộ được thực hiện như thế nào,….
Nhấn mạnh các lợi ích chính: Để thuyết phục nhà lãnh đạo đồng ý với chiến lược đào tạo của bạn, hãy nhấn mạnh vào các lợi ích chính. Ví dụ: Tổ chức khóa đào tạo kỹ năng bán hàng sẽ giúp nhân viên Sale dễ dàng hơn trong việc trao đổi với khách hàng, dễ chốt đơn và nâng cao doanh số của công ty. Mục tiêu của công ty là muốn nâng cao doanh số và khóa học này mang lại lợi ích phục vụ cho mục tiêu chung. Hãy cố gắng “link” những lợi ích với những mối quan tâm mà bạn đã thu thập được ở bước 2.
Kết thúc – đề nghị bước tiếp theo: Cuối cùng, bạn nên chốt lại vấn đề vừa trình bày bằng cách điểm qua các đầu mục lớn trong chiến lược đào tạo. Sau đó chủ động đề xuất bước triển khai tiếp theo là gì và lắng nghe ý kiến.
Tạm kết về xây dựng chiến lược đào tạo hiệu quả
Xây dựng chiến lược đào tạo giúp việc triển khai các chương trình đào tạo diễn ra một cách bài bản, logic và hiệu quả. Đồng thời, giúp tiết kiệm chi phí thông qua việc đào tạo đúng (đúng nhu cầu, năng lực và phù hợp với định hướng của công ty). Việc xây dựng chiến lược đào tạo đúng cách cũng giúp nhà quản lý T&D khẳng định được năng lực làm việc, qua đó nâng cao uy tín cá nhân và phát triển bền vững trong nghề đã chọn.
Trên đây là một số nội dung được chia sẻ tại khóa Train The Training Manager ngày 20, 22, 27/08/2021. Hy vọng những tổng kết này sẽ giúp ích được đến công việc của các anh chị.
Khóa Train The Training Manager cung cấp đến học viên đầy đủ các kiến thức, kỹ năng, công cụ, form mẫu cũng như case thực tế trong quá trình quản lý và triển khai đào tạo tại doanh nghiệp.