Thuật ngữ vòng đời nhân viên – Employee Life Cycle có vẻ khá quen thuộc đối với những ai làm trong lĩnh vực nhân sự. Doanh nghiệp biết tối ưu trải nghiệm nhân viên dựa trên vòng đời nhân sự thường được đánh giá cao trong thị trường tuyển dụng.
Vậy cụ thể vòng đời nhân viên là gì? Cần làm gì ở các giai đoạn của vòng đời nhân viên để nâng cao trải nghiệm? Cùng VMP khám phá ngay tại bài viết này bạn nhé!
Nội dung thuộc chuỗi L&D vocab – Từ điển làm đào…tạo.
Vòng đời nhân viên (Employee Life Cycle – ELC) là gì?
“Vòng đời nhân viên” (ELC) là thuật ngữ được sử dụng để mô tả các giai đoạn mà một nhân viên trải qua trong quá trình tương tác với một tổ chức. Nó bao gồm: Trước tuyển dụng, tuyển dụng, hội nhập, gắn kết, phát triển, thăng tiến, rời đi.
Vòng đời nhân viên được nhắc đến trong công trình nghiên cứu về văn hóa tổ chức của tác giả Edgar Schein mang tên “Organizational Culture and Leadership”. Hay trong cuốn “Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us”, tác giả Daniel H. Pink cũng đã thảo luận về các khía cạnh của vòng đời nhân viên, bao gồm việc cung cấp cơ hội tự do, thúc đẩy việc học tập liên tục và định hình mục tiêu nghề nghiệp.
Đây là một khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực quản lý nhân sự và nguồn nhân lực. Nó được sử dụng để giúp tổ chức hiểu và quản lý quá trình phát triển của nhân viên từ khi họ tiếp cận đến khi rời khỏi. Ngoài ra, các doanh nghiệp thường xây dựng trải nghiệm nhân viên dựa trên ELC.
Tóm lại, vòng đời nhân viên:
- Là các giai đoạn nhân viên trải qua khi tương tác tại tổ chức.
- Được sử dụng để quản lý quá trình phát triển của nhân viên từ khi tiếp cận đến khi rời khỏi.
- Sử dụng để xây dựng trải nghiệm nhân viên.
Vậy, làm sao để gia tăng trải nghiệm nhân viên (EX) qua các giai đoạn của vòng đời nhân viên? Cùng khám phá ngay bên dưới nhé.
Thu hút
Đa số chúng ta đều lầm tưởng vòng đời nhân viên chỉ bắt đầu khi nhân viên gia nhập tổ chức. Tuy nhiên, điều đó đã bắt đầu khi nhân viên tiếp cận với thương hiệu của doanh nghiệp thông qua sách báo, truyền thông trên các nền tảng xã hội,… Khi này, giữa nhân viên và tổ chức đã tồn tại “hợp đồng thương hiệu”.
Tổ chức có thương hiệu tuyển dụng càng tốt, càng thu hút được nhiều ứng viên có năng lực. Bạn cần làm gì để gia tăng thương hiệu tuyển dụng cho công ty?
Tăng cường sự hiện diện trên các kênh truyền thông. Bạn tận dụng các nền tảng mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Instagram, và Twitter để chia sẻ thông điệp và nội dung về thương hiệu tuyển dụng. Tạo các bài đăng hấp dẫn và tương tác với cộng đồng mạng. Bạn cũng có thể chia sẻ các hoạt động diễn ra trong tổ chức như các chương trình dành cho nhân viên nhân dịp lễ, tết, khen thưởng,… Tất cả nhằm mục đích xây dựng niềm tin cho những ứng viên tiềm năng rằng đây là một môi trường tốt đáng để làm việc.
Tóm lại:
- Vòng đời nhân viên đã bắt đầu khi ứng viên tiếp cận với thương hiệu công ty.
- Gia tăng sự hiện diện thương hiệu trên các kênh truyền thông.
Tuyển dụng
Giai đoạn tuyển dụng là giai đoạn ứng viên có sự tiếp xúc trực tiếp với doanh nghiệp của bạn. Nếu ở bước xây dựng thương hiệu bạn đã làm tốt rồi, ở bước này bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng để khớp với những gì đã truyền thông trước đó.
Để nâng cao trải nghiệm nhân viên ở bước này, bạn cần làm tốt các giai đoạn như: cung cấp bản yêu cầu công việc rõ ràng trong tin tuyển dụng. Khi có ứng viên, tiến hành sàng lọc và liên lạc đặt lịch hẹn phỏng vấn để tìm ra người phù hợp. Gửi thư thông báo tình trạng cho ứng viên khi kết thúc phỏng vấn. Đây là các công việc cơ bản trong tuyển dụng. Tùy vào quy trình tuyển dụng ở từng công ty, sẽ có thêm một số bước cụ thể chi tiết hơn.
Ở giai đoạn hậu phỏng vấn, đa số HR mắc phải sai lầm là không gửi thông báo cho những ứng viên không phù hợp. Đây là điểm gãy tạo nên trải nghiệm nhân viên tệ. Nó có thể ảnh hưởng đến hợp đồng thương hiệu của doanh nghiệp. Vì vậy, hãy lưu ý thông báo cho cả những ứng viên không đậu phỏng vấn để giữ hình ảnh chuyên nghiệp của cả HR và công ty nhé.
Tóm lại:
- Xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp.
- Gửi thư hậu phỏng vấn cho những ứng viên không đậu.
Hội nhập
Giai đoạn hội nhập – onboarding thường diễn ra trong 6 tháng đầu tiên. Đây là giai đoạn nhân viên bắt đầu làm quen với công việc và văn hóa của tổ chức. Bạn có thể thực hiện các việc sau để giúp gia tăng trải nghiệm nhân viên giai đoạn này:
Chuẩn bị trước hội nhập: Cung cấp thông tin đầy đủ và rõ ràng cho nhân viên mới trước khi họ bắt đầu làm việc. Điều này bao gồm việc cung cấp thông tin về tổ chức, nhiệm vụ công việc, quản lý trực tiếp và các quy trình cơ bản.
Tổ chức các chương trình đào tạo hội nhập hấp dẫn: Các buổi này nhằm mục đích giới thiệu văn hóa tổ chức, quy định công ty, quy trình làm việc và các kỹ năng cần thiết cho công việc của nhân viên mới. Các chương trình đào tạo càng thú vị càng giúp gia tăng sự hứng thú của nhân viên đối với tổ chức. Trải nghiệm cũng vì thế mà tăng theo khi các kỳ vọng được đáp ứng ngoài mong đợi. Ngoài ra, bạn cũng có thể tổ chức các chương trình giao lưu giữa nhân viên mới và nhân viên cũ để hỗ trợ quá trình hội nhập, xây dựng mối quan hệ trong tổ chức.
Tóm lại:
- Giai đoạn nhân viên bắt đầu làm quen với tổ chức.
- Chuẩn bị trước hội nhập.
- Tổ chức chương trình đào tạo hội nhập hấp dẫn.
Gắn kết
Giai đoạn tiếp theo của vòng đời nhân viên là gắn kết với tổ chức. Khi nào, nhân viên bắt đầu quen hơn với văn hóa doanh nghiệp và đi vào guồng công việc. Khi này quản lý trực tiếp cần tạo cơ hội để nhân viên phát huy năng lực của mình bằng cách:
Xây dựng văn hóa đội nhóm tích cực: Tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, hỗ trợ lẫn nhau. Tại đây, nhân viên cảm thấy được đánh giá cao, được tôn trọng và có ý nghĩa trong công việc của mình.
Theo dõi và phản hồi: Quản lý theo dõi hiệu quả công việc và đưa ra phản hồi giúp nhân viên hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Việc này nhằm giúp nhân viên thấy được bản thân luôn được quan tâm, hỗ trợ từ cấp trên trực tiếp.
Tóm lại, quản lý cần:
- Xây dựng văn hóa đội nhóm tích cực.
- Theo dõi và phản hồi.
Thúc đẩy
Giai đoạn này nhân viên cần được khơi gợi và thúc đẩy kỳ vọng cao hơn trên chính công việc của họ. Làm sao để đạt được A+ khi kết quả hiện tại đang là A. Ở giai đoạn này, quản lý đóng vai trò quan trọng giúp khơi gợi mong muốn phát triển của nhân viên và để họ tự học.
Để gia tăng trải nghiệm nhân viên ở giai đoạn này, bạn có thể cung cấp thông tin về các khóa học liên quan đến năng lực mà nhân viên đang cần phát triển. Ngoài ra, hỗ trợ các buổi tư vấn coaching 1:1 để giúp nhân viên gia tăng năng lực làm việc
Ghi nhận nỗ lực cũng giúp gia tăng trải nghiệm nhân viên ở giai đoạn này. Họ sẽ cảm thấy những nỗ lực là xứng đáng khi có sự ghi nhận và nhìn thấy từ cấp trên.
Tóm lại:
- Quản lý khơi gợi thúc đẩy kỳ vọng ở nhân viên.
- Cung cấp thông tin các kháo đào tạo liên quan.
- Ghi nhận nỗ lực.
Phát triển
Mỗi nhân viên sẽ có mong muốn phát triển và thăng tiến khác nhau. Có người sẽ muốn phát triển theo cấp bậc đi lên, có người muốn trở thành chuyên gia trong chính công việc mình làm mà không muốn lên chức. Hoặc có người vừa muốn nâng cao năng lực chuyên môn và cấp bậc. Dựa vào mong muốn phát triển của nhân viên, bạn đưa ra lộ trình thăng tiến phù hợp.
Để làm tốt ở giai đoạn này, quản lý cần chuẩn bị cho mình một bản kế hoạch phát triển nhân tài – Succession plan. Dựa vào đây, quản lý biết được cần tập trung phát triển cá nhân nào trong đội ngũ của mình.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cần trao đổi rõ thông tin với nhân viên về lộ trình sắp tới, nhằm giúp họ chuẩn bị tinh thần và thời gian để đầu tư vào việc phát triển bản thân, đáp ứng nhu cầu công việc. Nhà quản lý cũng cần bày tỏ rõ kỳ vọng của mình đối với nhân viên, cũng như nắm được kỳ vọng của họ cho lộ trình này. Từ đó, đưa ra tương thích kỳ vọng nhằm đáp ứng và gia tăng trải nghiệm nhân viên ở giai đoạn này.
Tóm lại:
- Làm rõ nhu cầu thăng tiến của nhân viên.
- Chuẩn bị Succesion plan.
- Xây dựng lộ trình thăng tiến phù hợp.
Giai đoạn cuối của vòng đời nhân viên: Thôi việc
Nếu nhân viên có trải nghiệm thôi việc không tốt đẹp, nó sẽ trở thành vệt đen trong thương hiệu tuyển dụng của bạn. Vì vậy, ở giai đoạn này, bạn vẫn phải quan tâm đến trải nghiệm nhân viên. Để nhân sự rời đi trong êm đẹp, bạn có thể thực hiện quy trình thôi việc gồm:
Thông báo về quyết định thôi việc cho nhân viên: Sau khi tổng hợp thông tin quyết định nghỉ từ nhân viên và quản lý trực tiếp, hãy chắc chắn rằng bạn gửi thông tin chi tiết đến họ gồm: thông tin về ngày cuối cùng làm việc, người bàn giao, việc thu hồi thông tin và tài sản liên quan đến công việc.
Phỏng vấn thôi việc: Buổi phỏng vấn nhằm mục đích lắng nghe lý do rời khỏi tổ chức và các vấn đề liên quan đến nguyên nhân rời khỏi. Thông thường, các buổi phỏng vấn diễn ra không mấy êm đẹp vì đa số nhân viên nghỉ việc do xuất phát từ mâu thuẫn cá nhân. Tuy nhiên những tư liệu này sẽ vô cùng quý giá giúp bạn cải thiện trải nghiệm nhân viên tốt hơn.
Hoàn thành các vấn đề liên quan đến thủ tục tài chính: Hãy đảm bảo rằng công ty thanh toán lương, BHXH và những khoản khác cho nhân viên theo đúng hợp đồng đã thỏa thuận. Việc này giúp giữ danh tiếng cho công ty và thể hiện là môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Tất cả những nỗ lực ở bước này nhằm giúp nhân viên có trải nghiệm nghỉ việc tốt nhất. Họ sẽ trở thành những cá nhân xây dựng hợp đồng thương hiệu cho công ty sau khi rời khỏi. Sẽ không ai muốn làm việc cho doanh nghiệp đầy tiếng xấu phải không nào.
Tóm lại:
- Thông báo quyết định nghỉ việc.
- Phỏng vấn thôi việc.
- Hoàn thành vấn đề liên quan đến thủ tục tài chính.
Tạm kết về vòng đời nhân viên
Trên đây là một vài thông tin liên quan đến vòng đời nhân viên – Employee Life Cycle. Hy vọng rằng nó giúp bạn hiểu hơn về vòng đời nhân viên là gì, và làm cách nào để gia tăng trải nghiệm nhân viên dựa trên vòng đời này.
Nội dung thuộc L&D vocab – Từ điển làm đào…tạo. Nếu thấy hay đừng quên truy cập vmptraining mỗi tuần để cập nhật thêm nhiều bài viết mới nhất về chủ đề này nhé!