Trong bất kỳ cuộc họp nào, đội nhóm của bạn đều có 4 nhóm tính cách: Dominant – Thống trị, Expressive – Biểu cảm, Analytical – Phân tích, và Amiable – Hài hòa. Mọi người, kể cả bạn, đều có những đặc điểm chính và phụ. Với vai trò là một nhà quản lý, việc dung hợp và thấu hiểu tính cách sẽ giúp bạn điều hành và tổ chức cuộc họp hiệu quả. 

Mô hình 4 nhóm tính cách này được đề cập bởi chuyên gia nhân sự Cameron Herold. Ông cũng là tác giả của những tựa sách nổi tiếng như: Meetings Suck hay Double Double: How to Double Your Revenue and Profit in 3 Years or Less. 

1. Thấu hiểu tính cách Thống trị – Dominant

Cái tên thể hiện rất rõ đặc điểm nổi trội của nhóm tính cách này. Họ thường là những người hướng ngoại, có định hướng và mục tiêu rõ ràng. Đôi khi nóng tính, hiếu thắng và phản ứng nhanh chóng với mọi thông tin nhận được. Một số đặc điểm bề ngoài giúp bạn nhận dạng nhóm tính cách này như: có xu hướng nghiêng người về phía trước khi lắng nghe và giao tiếp bằng ánh mắt trực tiếp; Tư thế cơ thể thường cứng nhắc và kiểm soát nét mặt tốt.

Về ưu điểm, nhân viên thuộc nhóm tính cách này rất quyết đoán và tự tin khi tham gia phát biểu, góp phần giúp cuộc họp nhanh tìm ra giải pháp. Tuy nhiên, nhược điểm là họ hiếm khi lãng phí thời gian vào các cuộc nói chuyện cá nhân nên thường bị đồng nghiệp coi là khắc nghiệt và nghiêm khắc trong việc theo đuổi mục tiêu.

Khi tổ chức cuộc họp, nhà quản lý sẽ là người dẫn dắt và điều hành. Vì thế, đôi khi nhóm Thống trị sẽ khiến bạn khó chịu hoặc không thể kiểm soát họ. Để quản lý nhóm tính cách “Thống trị” trong cuộc họp, bạn cần thể hiện sự lãnh đạo mạnh mẽ và chuẩn bị cuộc họp với cấu trúc rõ ràng. Hãy tạo cơ hội để họ thể hiện quan điểm. Đồng thời hiểu rõ đặc điểm và nhu cầu của để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
Tóm lại, để quản lý nhân viên nhóm Dominant cần:

• Tổ chức cuộc họp ngắn gọn và dứt khoát
• Thể hiện sự lãnh đạo
• Tạo cơ hội cho họ nêu quan điểm

2. Nhóm tính cách Biểu cảm – Expressive

Nhân viên thuộc nhóm Biểu cảm là người ngoại và chú trọng đến cảm xúc. Họ thể hiện sự nhiệt huyết, năng động, thường xuyên chia sẻ ý kiến cá nhân. Một số đặc điểm bề ngoài giúp nhà quản lý nhận dạng nhanh chóng là: sử dụng nhiều cử chỉ tay và nghiêng người về trước khi nói chuyện; tư thế ngồi thoải mái và thể hiện cảm xúc trên nét mặt.

Về ưu điểm, nhân viên biểu cảm là nguồn năng lượng tích cực, thường là người mở đầu cho các cuộc thảo luận sôi nổi và đưa ra những ý tưởng độc đáo. Họ không phản ứng quá mạnh mẽ khi nhận phản hồi từ người khác. Tuy nhiên, nhược điểm của nhóm nhân viên này là dễ lái cuộc họp khỏi chủ đề chính. Nếu kiểm soát không tốt, cuộc họp của bạn sẽ trở thành buổi “tám chuyện”.

Để khắc phục tình trạng và phát huy ưu điểm của nhóm nhân viên này, hãy thường xuyên đặt những câu hỏi để kích thích sự sáng tạo của họ. Đặc biệt, họ sẽ rất ưa thích những buổi brainstorming. Bên cạnh đó, cần thiết lập mục tiêu cuộc họp rõ ràng và quản lý thời gian hiệu quả.
Tóm lại, thấu hiểu tính cách Biểu cảm cần:

• Thiết lập mục tiêu họp
• Kiểm soát thời gian
• Ưu tiên sáng tạo

3. Nhóm tính cách Phân tích – Analytical

Đây là nhóm nhân viên hướng nội và rất nguyên tắc. Họ chú trọng đến sự chính xác, đúng đắn, có trật tự, tuân thủ các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Nhóm “Phân tích” cần nhiều thời gian để chọn lọc thông tin trước khi đưa ra ý kiến, vì vậy, họ phản ứng chậm. Một số biểu hiện bề ngoài như: Nói chuyện chậm rãi, ngã lưng ra sau, không thường xuyên giao tiếp bằng mát và kiểm soát nét mặt tốt.

Về ưu điểm, nhóm tính cách này thiên về công việc và rất chắc chắn về quy trình. Họ tạo cho mọi người cảm giác an tâm khi xử lý số liệu và sắp xếp công việc ngăn nắp. Tuy nhiên, khi họp chung với nhóm thống trị và biểu cảm, họ có thể cảm thấy “quá tải” do lượng lớn ý kiến và tranh luận. Sự phân tán tâm trí và chậm trễ trong quá trình xử lý thông tin là điểm yếu của nhóm tính cách này.

Để thấu hiểu tính cách và hỗ trợ nhóm Phân tích, nhà quản lý cần khiến buổi họp chậm lại, tạo điều kiện cho họ thể hiện quan điểm sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể giao cho nhóm Phân tích các công việc liên quan đến tổng hợp thông tin sau buổi họp. Điều này sẽ giúp họ có thời gian để xử lý thông tin và gia tăng độ chính xác.
Tóm lại, thấu hiểu tính cách nhân viên Analytical:

• Tổ chức cuộc họp theo quy trình
• Thông tin dữ liệu chính xác ccccc
• Điều tiết tốc độ cuộc họp.

4. Nhóm tính cách Hài hòa – Aminable

Những cá nhân này thường tránh xung đột và thể hiện tính hòa nhã một cách thụ động. Họ ít khi chủ động đưa ra ý kiến, hoặc chỉ phát biểu khi được yêu cầu. Các câu cửa miệng của họ là: “Sao cũng được,” hoặc “Không sao đâu,” hoặc “Tôi cũng ổn.” Đôi khi, điều này khiến họ “tàng hình” trong cuộc họp.

Nhân viên thuộc nhóm Hài hòa rất cảm xúc, họ thường cảm thấy như không có ai thực sự quan tâm đến cảm giác của họ. Hoặc cảm giác mình không tạo ra giá trị gì cho đội nhóm. Tuy nhiên, ưu điểm của nhóm thể hiện ở khả năng quan sát và phân tích tốt. Họ có thể nhìn ra bức tranh tổng quan và phát hiện vấn đề tiềm ẩn.

Khi tổ chức cuộc họp, nhà quản lý cần lưu tâm và thấu hiểu tính cách nhiều hơn đến nhóm nhân viên này. Bạn có thể giao cho họ các công việc liên quan đến ghi chú, thu thập thông tin hoặc phân tích tổng hợp. Hãy tạo ra một không khí an toàn, thoải mái, và lắng nghe ý kiến của họ một cách tích cực.
Tóm lại, thấu hiểu tính cách Aminable:

• Quan tâm đến cảm xúc
• Lắng nghe ý kiến
• Tạo không khí thoải mái.

Cách thấu hiểu tính cách khi điều hành cuộc họp.

Để tổ chức cuộc họp hiệu quả, nhà quản lý cần xác định mục tiêu rõ ràng và phân công nhiệm vụ phù hợp. Nhóm Thống trị có thể đưa ra quyết định, Biểu cảm thể hiện sự sáng tạo, Phân tích xử lý chi tiết, và Hòa nhã hỗ trợ và kết nối. Hãy sử dụng công cụ thích hợp, điều chỉnh giao tiếp, và kiểm soát thời gian sẽ giúp duy trì sự cân bằng trong cuộc họp.

Quan trọng nhất, quản lý cần tôn trọng sự đa dạng trong ý kiến và phong cách làm việc, khích lệ sự sáng tạo từ sự kết hợp của các góc nhìn khác nhau. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường cuộc họp đồng thuận, đồng thời phát huy sức mạnh của tất cả các nhóm tính cách.

Ngoài ra, bạn cần thấu hiểu tính cách của bản thân thuộc nhóm nào. Điều này sẽ giúp bạn thích ứng và tương tác hiệu quả với nhân viên. Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi để nhận biết: Bạn mất bao lâu để xử lý thông tin? Bạn nghĩ gì nói đó hay cần thời gian suy nghĩ? Bạn có dễ nắm bắt thông tin khi nhân viên đưa ra ý kiến liên tục? Bạn có lo lắng khi trình bày quan điểm?…
Tóm lại, để tổ chức cuộc họp cần:

• Thấu hiểu bản thân
• Lắng nghe tích cực
• Khích lệ sáng tạo
• Tôn trọng sự đa dạng

Tạm kết về thấu hiểu tính cách để tổ chức cuộc họp.

Để điều hành cuộc họp hiệu quả, nhà quản lý cần quan sát và thấu hiểu tính cách nhân viên. Chúc bạn áp dụng thành công.