Bạn là L&D và đang đau đầu với câu hỏi: Làm thế nào để tối ưu chi phí xây dựng chiến lược đào tạo? Đừng bỏ lỡ bài viết này! VMP sẽ chia sẻ những giải pháp thiết thực giúp giảm tải chi phí và xây dựng chiến lược đào tạo hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Nội dung thuộc chuỗi bài viết chào đón sự kiện Training Lab – Xây dựng chiến lược đào tạo năm 2025.

1. Phân tích nhu cầu đào tạo chính xác

Đầu tiên, để tối ưu chi phí xây dựng chiến lược đào tạo, LnD cần phân tích nhu cầu đào tạo chính xác. Việc này giúp tổ chức các chương trình đáp ứng đúng nhu cầu và mang lại hiệu quả. Nếu nhu cầu sai, các chương trình đào tạo sẽ gây lãng phí nguồn lực, thời gian và không mang lại hiệu quả. 

L&D cần:

Tập trung vào nhu cầu thiết thực: Thực hiện khảo sát và đánh giá nhu cầu đào tạo một cách rõ ràng, đảm bảo các chương trình đào tạo giải quyết được vấn đề thực tế và phù hợp với chiến lược kinh doanh.

Loại bỏ đào tạo không cần thiết: Hạn chế tổ chức các khóa đào tạo không mang lại giá trị hoặc không đúng thời điểm.

Công cụ hỗ trợ phân tích nhu cầu đào tạo hiệu quả: GAP Model, Mô hình Front-End Analysis, Mô hình 5W, Mô hình Kemp.

2. Tối ưu chi phí xây dựng chiến lược đào tạo: Tận dụng nguồn lực nội bộ

Cách tiếp theo để tối ưu chi phí xây dựng chiến lược đào tạo là tận dụng nguồn lực nội bộ gồm: Trainer và tài liệu tiêu chuẩn. Bằng cách này, LnD có thể tiết kiệm một khoảng lớn so với thuê ngoài. 

Để làm được điều này, LnD cần:

Xây dựng đội ngũ giảng viên nội bộ: Đào tạo và phát triển đội ngũ Trainer nội bộ để giảm chi phí thuê ngoài. Thông thường, Trainer sẽ là những quản lý trong doanh nghiệp, họ có kinh nghiệm công việc sát với thực tế, đồng thời, họ sẽ hiểu rõ văn hóa và nhu cầu của doanh nghiệp hơn Trainer thuê ngoài. Việc đào tạo cũng trở nên hiệu quả hơn khi giải quyết vấn đề thực tế trong doanh nghiệp.

Tái sử dụng tài liệu đào tạo: Bạn có thể phát triển tài liệu đào tạo tiêu chuẩn cho các khóa đào tạo thường niên (ví dụ: đào tạo an toàn lao động, đào tạo onboarding…) và điều chỉnh linh hoạt khi cần để tiết kiệm thời gian và chi phí.

3. Ứng dụng công nghệ đào tạo

Tips thứ 3 LnD có thể áp dụng để tiết kiệm chi phí xây dựng chiến lược đào tạo là ứng dụng công nghệ. Bạn có thể chuyển các khóa offline thành online hoặc blended learning để cắt giảm chi phí tổ chức, thuê địa điểm, ăn uống, chi phí đi lại… Hoặc bạn có thể áp dụng công nghệ để giúp công việc đào tạo diễn ra nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực. 

LnD có thể ứng dụng công nghệ bằng cách: 

Đào tạo trực tuyến (E-learning): Sử dụng các nền tảng học trực tuyến như LMS (Learning Management System), Zoom, Microsoft Teams,… để cung cấp khóa học mọi lúc, mọi nơi.

Kết hợp Blended Learning: Tổ chức đào tạo kết hợp giữa đào tạo trực tiếp và đào tạo trực tuyến để tối ưu nguồn lực và thời gian.

Áp dụng công nghệ vào công việc đào tạo: bạn có thể dùng AI như Chat GPT, Poe, Gemini… để phục vụ cho công việc đào tạo diễn ra nhanh chóng hơn. Ví dụ: Thay vì dành hàng giờ đồng hồ để đọc từng báo cáo, bạn có thể nhờ AI tổng hợp và phân tích cho bạn. Khi này bạn chỉ cần đọc lại trên kết quả phân tích của AI, nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Và còn nhiều tips hay ho hơn như: Ứng dụng công nghệ để phân tích nhu cầu người học, soạn outline bài giảng, tạo powerpoint trình chiếu hiệu quả,… Tất cả có tại khóa PDT – Ứng dụng công nghệ thiết kế khóa học.

4. Đánh giá và tối ưu chi phí đào tạo liên tục

Tiếp theo, để tối ưu chi phí xây dựng chiến lược đào tạo, LnD cần đánh giá và điều chỉnh liên tục. Việc này giúp LnD kiểm soát liệu chiến lược có đang đi đúng hướng và mang lại hiệu quả như mong muốn hay không. Nếu không, điều chỉnh ngay để tránh tình trạng tổ chức khóa học không phục vụ đúng mục tiêu gây lãng phí. 

LnD cần:

Theo dõi ngân sách đào tạo: Đặt mục tiêu chi phí cụ thể và so sánh chi phí thực tế với ngân sách kế hoạch. Thông thường, kế hoạch ngân sách đào tạo đã có từ đầu năm, LnD chỉ cần theo dõi theo mục tiêu ban đầu và đưa ra điều chỉnh khi cần thiết. 

Đánh giá ROI (Tỷ suất hoàn vốn): Đo lường hiệu quả đào tạo để đảm bảo khoản đầu tư mang lại kết quả xứng đáng. LnD cần lưu ý rằng không phải khóa học nào cũng đánh giá ROI vì việc này cần nhiều thời gian, công sức để có thể đo lường được. Do vậy, LnD chỉ chọn ra một vài khóa trọng tâm trong năm và tiến hành đo lường phần này.

Sử dụng công cụ đo lường: Bạn có thể sử dụng các công cụ đo lường hiệu quả đào tạo như Kirkpatrick, Phillips ROI hoặc CIPP. Các chỉ số bạn cần quan tâm thông thường sẽ là: Tỷ lệ tham gia và hoàn thành đào tạo; Tỷ lệ áp dụng kiến thức vào công việc (Level 3 – Kirkpatrick); Chỉ số hiệu suất sau đào tạo (KPIs cải thiện).

5. Đàm phán chi phí với đối tác đào tạo

Để giảm chi phí xây dựng chiến lược đào tạo, LnD cũng có thể đàm phán chi phí với đối tác đào tạo nếu lựa chọn thuê ngoài. 

LnD có thể: 

• Đàm phán gói dịch vụ: Tìm kiếm giải pháp linh hoạt và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Ví dụ như tại VMP có dịch vụ tư vấn đào tạo theo nhu cầu doanh nghiệp. Chúng tôi để xuất các giải pháp đúng với nhu cầu của doanh nghiệp và chi phí phù hợp. 
• Ưu tiên hợp đồng dài hạn: Nhận ưu đãi chi phí cho các chương trình đào tạo trọn gói hoặc theo năm. Thông thường, các lộ trình đào tạo hoặc gói đào tạo theo năm sẽ có chi phí ưu đãi hơn các gói lẻ. Nếu chọn được đối tác phù hợp, LnD cũng có thể ký trọn gói để tiết kiệm chi phí.

6. Thúc đẩy văn hóa học chủ động

Tips cuối cùng để tối ưu chi phí xây dựng chiến lược đào tạo LnD có thể tham khảo là xây dựng văn hóa học tập chủ động trong doanh nghiệp. Khi xây dựng thành công văn hóa này, mỗi cá nhân trong tổ chức có ý thức hơn về việc học tập và phát triển. Do đó tâm thế tham dự vào khóa học của họ cũng trở nên chủ động hơn. Chính việc này giúp gia tăng hiệu quả đào tạo và ngăn ngừa lãng phí do người tham dự đi học với tâm thế “bị ép”.

Để xây dựng văn hóa học tập, LnD có thể:

• Tổ chức workshop chia sẻ nội bộ: Bạn có thể thường xuyên tổ chức các hoạt động chia sẻ nội bộ, nơi mà các thành viên có thể chia sẻ học hỏi lẫn nhau về chuyên môn công việc.
• Xây dựng thư viện tài liệu: Cung cấp video, ebook, và tài nguyên học miễn phí cho nhân viên.
• Lôi kéo quản lý: Quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy nhân viên học tập, áp dụng. Họ chính là “key person” tạo nên văn hóa học tập chủ động trong tổ chức. Chính vì vậy,  LnD cần lôi kéo quản lý tham gia vào quá trình này để nhanh chóng xây dựng thành công văn hóa.

Tạm kết về làm sao để tối ưu chi phí xây dựng chiến lược đào tạo?

Trên đây là 06 gợi ý giúp bạn tối ưu chi phí xây dựng chiến lược đào tạo. Bạn có đang áp dụng cách nào trên đây chưa? Kết quả nhận được ra sao? Hãy cùng chia sẻ với VMP bằng cách để lại bình luận bên dưới nhé!

Và để có thể xây dựng được chiến lược đào tạo phù hợp cho doanh nghiệp của mình, mời bạn tham dự chương trình lớn nhất năm 2025 do VMP tổ chức mang tên:

Training Lab – Strategic Training Alignment 

Xây dựng chiến lược đào tạo năm 2025

Ngày diễn ra: 22/02/2025.

Địa điểm: Sân golf Tân Sơn Nhất, Số 6, Tân Sơn, Phường 12, Gò Vấp, Hồ Chí Minh. 

Chi tiết chương trình và đăng ký: https://www.traininglab.vn/

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ 1800 6981 hoặc gửi mail về địa chỉ daotao@vmp.edu.vn để được tư vấn miễn phí.