Theo một báo cáo trải nghiệm nhân viên, 70% lao động cho rằng họ không được lắng nghe trọn vẹn trong quá trình giao tiếp, đặc biệt với cấp trên. Điều này gián tiếp gia tăng tỷ lệ nghỉ việc, từ đó khiến doanh nghiệp thất thoát nguồn kinh phí lớn cho công tác tuyển dụng.

Từ đó có thể thấy rằng, kỹ năng lắng nghe hiệu quả rất cần thiết đối với mọi nhà quản lý bền vững. Vậy, làm thế nào để rèn luyện và thành thạo kỹ năng này? Theo dõi tại bài viết này nhé.

1. Kỹ năng lắng nghe dành cho quản lý là gì?

Chúng ta vẫn thường nhập nhằng giữa hai khái niệm “nghe” và “lắng nghe”. Cụ thể, hoạt động “nghe” chỉ dừng lại ở việc tiếp nhận âm thanh mọi loại một cách thụ động. Ngược lại, “lắng nghe” là một quá trình chủ động tiếp nhận thông tin, não bộ sẽ tiến hành phân tích để đưa ra lời phản hồi.

Vậy, kỹ năng lắng nghe dành cho quản lý không chỉ là hoạt động tập trung vào những gì đối tác nói mà còn bao gồm thấu hiểu ý kiến, cảm xúc và quan điểm của họ một cách chủ động. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các đồng nghiệp, cấp dưới, cấp trên cũng như các bên liên quan khác. Đồng thời, việc này cũng đòi hỏi sự đánh giá và phản hồi một cách thích hợp.

Việc thiếu kỹ năng lắng nghe có thể tạo ra hiểu lầm, gây ra sự bất đồng quan điểm và ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường làm việc. Do đó, cải thiện khả năng lắng nghe là một nhiệm vụ cần thiết đối với các quản lý bền vững. Để làm được điều đó, bạn cần nhận ra và xác định nguyên nhân khiến bản thân lắng nghe kém hiệu quả, từ đó hiệu chỉnh để trở nên xuất sắc hơn. 

2. Nguyên nhân khiến quản lý lắng nghe kém hiệu quả?

Thực tế cho thấy, chúng ta thường “ngó lơ” tầm quan trọng của việc lắng nghe hiệu quả, kể cả những người đã từng tham gia các chương trình đào tạo quản lý. Nguyên nhân có thể đến từ môi trường sống và thói quen cá nhân. Cụ thể, chúng được chia thành 2 trường hợp chính:

• Nguyên nhân khách quan: Đây là những tác động từ môi trường bên ngoài, ảnh hưởng đến hiệu quả lắng nghe, ví dụ như: không gian nhiều tạp âm, công cụ hỗ trợ không tốt, tiếp nhận quá nhiều thông tin cùng 1 thời điểm… Ngoài ra, lịch trình quá tải cũng là một trở ngại, khiến nhà quản lý không có đủ thời gian để tập trung lắng nghe và đồng cảm với nhân viên, đồng nghiệp.
• Nguyên nhân chủ quan:Những tác động này đến từ cá nhân nhà quản lý, ví dụ như: bất đồng quan điểm, tình trạng mệt mỏi và thiếu tập trung do áp lực công việc, không luyện tập thường xuyên, thiếu sự quan tâm và tính kiên nhẫn. Đặc biệt, không nắm rõ mục tiêu giao tiếp sẽ khiến bạn mơ hồ, lạc lối trong “núi thông tin”, từ đó khiến bạn lắng nghe kém hiệu quả.

Từ những nguyên nhân này, VMP gửi đến bạn 5 nguyên tắc và thói quen giúp nhà quản lý rèn luyện kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp hiệu quả.

3. 5 thói quen để rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả

Như đã đề cập ở trên, không rèn luyện thường xuyên là một trong những nguyên nhân chủ quan khiến việc lắng nghe kém hiệu quả. Vậy, nhà quản lý cần tạo thói quen lắng nghe hiệu quả, cụ thể gồm 5 bước:

• Xác định mục tiêu và đối tượng giao tiếp: Hoạt động này sẽ giúp nhà quản lý chọn lọc được thông tin nhanh chóng, chính xác và gia tăng khả năng lắng nghe hiệu quả.
• Tạo không gian thoải mái: Để người khác có thể chia sẻ ý kiến một cách tự do và chân thành, nhà quản lý cần tạo môi trường thoải mái và không gian an toàn.
• Hiểu đúng và xác nhận lại: Khi người khác đang trình bày ý kiến, nhà quản lý cần đảm bảo hiểu rõ thông điệp và ý định của họ, bằng cách hỏi thêm hoặc tóm tắt ý chính.
• Thể hiện sự tôn trọng: Hãy biểu lộ sự quan tâm, đồng cảm đối với cảm xúc và tâm tư của người chia sẻ. Và đặc biệt, nhà quản lý cần trân trọng ý kiến và quan điểm của họ dù bất đồng quan điểm.
• Phản hồi tích cực: Hãy ghi nhận những điểm quan trọng hoặc những thông tin quan trọng mà bạn muốn nhớ. Bạn có thể phản hồi tích cực bằng một số mô hình: FAST, Hamburger,…

4. Áp dụng LACE – mô hình lắng nghe trọn vẹn

Để giúp các nhà quản lý dễ dàng ghi nhớ cũng như áp dụng linh hoạt kỹ năng lắng nghe vào quá trình làm việc, các chuyên gia tại VMP đã nghiên cứu và tổng hợp mô hình LACE – kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp. Bằng cách áp dụng các bước của mô hình này, nhà quản lý có thể xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhân viên, tăng cường sự hiểu biết và tôn trọng, cũng như khám phá các thông tin quan trọng mà người khác muốn truyền đạt. Cụ thể gồm 4 bước: 

• Listen: Tập trung lắng nghe và ghi nhận thông tin từ nhân viên.
• Acknowledge: Thể hiện sự đồng tình bằng cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể như: mắt chớp chớp, miệng đớp đớp và đầu gật gật.
• Confirm: Xác nhận lại hiểu đúng ý của nhân viên sau khi tiếp nhận thông tin.
• Enquire: Hỏi thêm thông tin khéo léo để hiểu rõ hơn về vấn đề mà nhân viên đang gặp phải.

Ngoài ra, một số lưu ý để áp dụng LACE nhằm nâng cao khả năng lắng nghe hiệu quả: kết hợp ngôn ngữ cơ thể, tránh ngắt quãng khi người khác chia sẻ ý kiến, không phán xét, đánh giá, và đặc biệt, đừng vội trả lời khi đang tức giận.

Tạm kết

Trên đây là những kiến thức thú vị về kỹ năng lắng nghe hiệu quả, được tổng hợp bởi các chuyên gia tại VMP Academy. Để biết nhiều hơn về đào tạo quản lý, bạn có thể tham khảo các chương trình tại đây.