Đặt câu hỏi là kỹ năng giao tiếp quan trọng. Hơn thế nữa, trong quá trình huấn luyện, việc đặt câu hỏi là một kỹ năng mạnh mẽ mà tất cả các nhà quản lý cần có để có thể đưa ra được phản hồi hiệu quả hơn cho nhân viên.
Không riêng các nhà quản lý, mọi người thường xuyên mắc sai lầm khi đặt ra các câu hỏi đóng (Yes/No) nhiều hơn các câu hỏi mở (What/Where/When/Why). Các nhà quản lý nên thường xuyên đặt các câu hỏi mở vì việc đưa ra những câu hỏi đóng sẽ hạn chế lượng thông tin được cung cấp. Hỏi đúng sẽ cho phép nhà quản lý đi vào tâm trí cấp dưới cũng như giúp bạn hiểu cách suy nghĩ của họ.
Đặt câu hỏi là một cách huấn luyện nhân viên hoàn hảo
Với vị trí của mình, không ít nhà quản lý thường xuyên muốn nói, muốn trình bày hơn là hỏi hay lắng nghe nhân viên. Nếu nói với nhân viên, về cơ bản nhà quản lý sẽ cung cấp cho cấp dưới những chỉ dẫn cần phải thực hiện. Nhân viên có thể hiểu hoặc chưa, và điều thường thấy là họ vẫn thực hiện công việc, không hỏi lại nhà quàn lý. Điều này dẫn đến những bất cập, phát sinh mà đáng lẽ có thể giải quyết nếu nhân viên làm rõ ngay từ ban đầu.
Và đặt câu hỏi chính là cách giúp nhân viên đi vào một “con đường” suy nghĩ dẫn đến kết luận và quyết định hiệu quả.
Chính vì thế, việc đặt một loạt câu hỏi mở để hướng dẫn nhân viên theo một luồng lý luận cụ thể là cách vô cùng mạnh mẽ để huấn luyện nhân viên.
Một ví dụ như nhân viên mắc lỗi và không ít nhà quản sẽ chỉ trích, trách mắng nhân viên. Nếu là một nhà quản lý, với hành động như thế không thể mang lại cho nhân viên bất cứ điều gì có lợi.
Thay vì chỉ trích, hãy hỏi nhân viên nguyên nhân tại sao lại gây ra lỗi và đặt ra nhiều câu hỏi cụ thể hơn về sự việc, tình trạng, hậu quả. Những câu hỏi mà nhà quản lý cần đặt trong tình huống này là nguyên nhân do đâu lại xảy ra việc này? Hiện tại, thiệt hại đang như thế nào? Việc này xảy ra lúc nào?
Khi đặt câu hỏi, nhà quản lý sẽ giúp cho nhân viên biết cách giải quyết và khắc phục hậu quả của mình. Thêm một chút tinh tế trong giao tiếp, hãy cho nhân viên thấy cần phải làm cụ thể những gì để có thể từng bước một sửa chữa sai sót.
Nếu như không có kỹ năng đặt câu hỏi tốt trong việc huấn luyện thì chuyện gì xảy ra? Đáp án rất đơn giản. Việc huấn luyện của bạn sẽ diễn ra không hiệu quả. Bởi vì, bạn không hiểu được mạch tư duy và suy nghĩ của nhân viên. Thử hỏi, không hiểu được nhân viên, làm thế nào để bạn có thể kèm cặp và phát triển được họ.
Điều gì để thuần thục và đặt câu hỏi đúng
Có 3 bước giúp nhà quán lý đặt câu hỏi hiệu quả:
- Bước 1: Hỏi rõ ràng và chính xác
- Bước 2: Dừng lại cho người nghe có thời gian suy nghĩ
- Bước 3: Hỏi lại cách khác nếu người nghe không trả lời được
Có 2 dạng câu hỏi cần xác định:
- Câu hỏi đóng, dùng để:
- Xác nhận
- Kiểm tra sự hiểu biết
- Tìm kiếm chi tiết cụ thể
Những câu hỏi đóng lại đòi hỏi một câu trả lời Có hay Không. Phương pháp đặt câu hỏi này phù hợp trong trường hợp chúng ta cần xác nhận một điểm nhất định. Ví dụ “Có phải khách hàng đã từ chối bạn phải không?”, “Có phải anh là người đã quyết định dừng chiến dịch này?”, “Hôm nay bạn không muốn làm việc tăng ca phải không?
- Câu hỏi mở, dùng để:
- Ai? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Như thế nào?
- Dùng để khai thác thông tin chiều sâu.
Một câu hỏi mở được đặt theo cách đòi hỏi người khác phải đưa ra ý kiến. Dạng câu hỏi này đặc biệt hữu ích trong các tình huống mà chúng ta cần nhân viên đưa ra quan điểm của mình. Ví dụ: “Khách hàng đã nói gì khi họ không mua?”, “Tại sao doanh số tháng này của chúng ta lại tuột dốc?”…
Những điều “nên” và “không nên” khi đặt câu hỏi
Nên
- Hỏi rõ ràng và chính xác tập trung vào một vấn đề.
- Đưa ra câu hỏi khơi gợi suy nghĩ ở người nghe.
- Đưa ra câu hỏi phù hợp với sự hiểu biết của người nghe
Không nên
- Đặt câu hỏi mơ hồ, bao gồm nhiều vấn đề.
- Đặt câu hỏi không khuyến khích người nghe suy nghĩ.
- Đưa ra câu hỏi nhưng người nghe không trả lời được.
- Đưa ra câu hỏi để bẫy người nghe.
Cũng giống như các kỹ năng khác, đặt câu hỏi cần phải liên tục thực hành. Điều này muốn nói rằng chúng ta có thể sẽ không đạt được hiệu quả tối đa trong mỗi lần đưa ra câu hỏi. Chúng ta phải thường xuyên luyện tập, kỹ năng sẽ được cải thiện và mài dũa theo thời gian. Hãy nhớ rằng, muốn nhân viên phát triển và cuộc huấn luyện theo kết quả tốt, điều đó đến từ việc hỏi những câu hỏi hay.
Kỹ năng đặt câu hỏi , 1 trong 8 kỹ năng phối hợp giúp nhà Quản lý Huấn luyện nhân viên thành công. Tại khóa Đào tạo Coaching Skills For Manager học viên được luyện tập và hoàn thiện toàn diện 8 kỹ năng này.