Trong môi trường VUCA đầy biến động, các vấn đề phát sinh trong công việc là không thể tránh khỏi. Nếu không trang bị kỹ năng giải quyết vấn đề đạt hiệu suất cao, bạn sẽ vô tình rơi vào vòng xoáy của chúng, tại đó bạn tiêu tốn thời gian để giải quyết “núi” vấn đề phát sinh và hiệu suất làm việc cũng từ đó giảm theo.
Dưới đây là 05 bước giải quyết vấn đề giúp bạn nhanh chóng áp dụng vào thực tiễn. Đây cũng là nội dung do Trainer Nguyễn Chí Bình chia sẻ cùng các anh chị quản lý thuộc AQUA ngày 15/01/2022.
Bước 1: Xác định và thu thập thông tin về vấn đề
Khi nào chúng ta biết được chúng ta đang gặp vấn đề? Vấn đề được hiểu là những rắc rối, những khó khăn, trì trệ, mâu thuẫn xảy ra trong quá trình làm việc. Chúng ta cần tìm cách khắc phục để đảm bảo các hoạt động đi đúng quỹ đạo và nhanh chóng đạt được mục tiêu.
Để xác định và thu thập thông tin vấn đề một cách chính xác, bạn cần đảm bảo hai yếu tố sau: Thông tin kịp thời và thông tin được thu thập từ nhiều chiều. Kịp thời giúp cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể giải quyết ngay vấn đề khi mới phát sinh, tránh gây ra những hậu quả lớn hơn. Thông tin nên được thu thập từ nhiều chiều để đảm bảo tính xác thực, khách quan.
Sau khi xác định chắc chắn có một vấn đề đang tồn tại và vấn đề đó cần phải được giải quyết. Tiếp theo bạn cần xác định chủ sở hữu của vấn đề – người có trách nhiệm phải giải quyết vấn đề và các hậu quả phát sinh.
Bước 2: Phân tích vấn đề
Sau khi xác định vấn đề và chủ sở hữu, bạn cần phân tích nó để có cái nhìn trực quan và hiểu sâu hơn về vấn đề. Có hai công cụ giúp bạn làm tốt bước này đó là biểu đồ xương cá và 5WH.
Biểu đồ xương cá được phát minh bởi ông Kaoru Ishikawa vào những năm 1960. Biểu đồ xương cá được thiết kế giúp chúng ta nhận biết được nguyên nhân và kết quả. Xương trung tâm là xương sống, các nhánh vẽ ra lần lượt là xương lớn vừa và nhỏ (tương ứng hạng mục lớn, vừa và nhỏ). Cách nhánh xương này là cầu nối giữa nguyên nhân và kết quả, những nguyên nhân được sắp xếp càng hợp lý, vấn đề càng nhanh chóng sáng tỏ.
5WH là phương pháp giúp bạn tìm được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề (Root Cause). 5WH là viết tắt của 5 Whys. Để dễ hình dung về việc áp dụng 5WH, bạn có thể tham khảo ví dụ sau:
Vấn đề: Giả sử A thường xuyên đi muộn khiến công việc đình trệ.
WH 1: Tại sao A thường xuyên đi muộn? A bị tắc đường.
WH 2: Tại sao A bị tắc đường? A ra khỏi nhà muộn.
WH 3: Tại sao A ra khỏi nhà muộn? A phải thức khuya làm việc mang về từ Công ty.
WH 4: Tại sao A phải thức khuya làm việc mang về từ Công ty? Vì sếp giao quá nhiều việc.
WH 5: Tại sao sếp giao quá nhiều việc? Phòng có 4 người chỉ có A là có năng lực, các nhân viên khác không được việc.
Bước 3: Đề xuất hình thành giải pháp giải quyết vấn đề đạt hiệu suất cao
Tìm giải pháp là một quá trình xác định, phân tích nguyên nhân, lựa chọn giải pháp tối ưu, triển khai và đánh giá giải pháp nhằm loại bỏ mâu thuẫn giữa thực tế và mong muốn.
Bạn có thể bắt đầu hành trình tìm giải pháp bằng cách tổ chức buổi họp Brainstorming. Tại đó, các thành viên lần lượt đưa ra ý tưởng về giải pháp cho vấn đề. Khi đã thu thập đủ các ý kiến, bạn tiến hành lọc và chọn ra 3-5 giải pháp được cho là tối ưu nhất cho vấn đề hiện tại. Sau đó tính điểm cho từng giải pháp theo thang điểm 10, trên 4 khía cạnh: rủi ro, chi phí, khả thi, hiệu quả và tổng điểm của từng giải pháp để so sánh.
Cuối cùng, để chọn ra giải pháp tối ưu, bạn chọn theo các tiêu chí sau: Nếu tổng điểm các giải pháp bằng nhau, bạn chọn giải pháp có điểm rủi ro thấp nhất. Trường hợp tổng điểm bằng nhau, rủi ro bằng nhau bạn ưu tiên chọn phương pháp có chi phí thấp.
Bước 4: Thực thi giải pháp
Khi đã tìm ra được giải pháp tối ưu, giờ là lúc bạn cần phải hành động và triển khai thực thi giải pháp đó. Hai công cụ giúp bạn thực hiện bước này tối ưu đó là STARS và PDCA.
STARS giúp bạn lên kế hoạch thực thi giải pháp một cách quy củ và bài bản. Theo đó, STARS là viết tắt của Steps – các bước cần thực hiện, Timing – thời gian thực hiện, Assignment – người thực hiện, Responsibility – Người chịu trách nhiệm, Success Criteria – Tiêu chí thành công.
Trong khi đó, PDCA là quy trình 4 bước giúp bạn triển khai kế hoạch, trong đó Plan chúng ta đã làm với STARS. Bước 2 là Do, bạn làm thử giải pháp theo kế hoạch ban đầu, sau đó Check xem nó có hiệu quả hay không. Nếu đạt hiệu quả tiếp tục Action tiếp theo của kế hoạch, nếu chưa đưa ra Action thay thế và tiếp tục vòng lặp trên.
Bước 5: Theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện giải quyết vấn đề
Mặc dù đã lập kế hoạch thực hiện giải quyết vấn đề đạt hiệu suất cao, nhưng bạn vẫn cần một công cụ để theo dõi và đánh giá, đó là Gantt Chart. Sơ đồ này được Henry L. Gantt xây dựng vào năm 1915.
Trong sơ đồ Gantt, các danh mục thực hiện sẽ được liệt kê ở trục tung và khoảng thời gian thực hiện sẽ được biểu thị ở trục hoành. Nhìn vào sơ đồ này ta có thể biết chính xác công việc cần được thực hiện và kết thúc ở giai đoạn nào, do ai thực hiện, qua đó việc theo dõi tiến độ cũng trở nên “dễ thở” hơn.
Bên cạnh việc theo dõi tiến độ, bạn cũng cần đưa ra feedback liên tục để người thực hiện biết được công hiện tại có mang lại hiệu quả như mong muốn hay không, qua đó tiếp tục cải tiến phương pháp làm cho đến khi vấn đề được giải quyết triệt để. Bước này cũng chính là bước Check trong chu trình PDCA.
Tạm kết về 05 bước giải quyết vấn đề đạt hiệu suất cao trong công việc
Trên đây là 05 bước giúp bạn giải quyết vấn đề đạt hiệu suất cao trong công việc. Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp tư liệu hữu ích cho công việc của bạn. Đây cũng là nội dung được chia sẻ cùng các anh chị quản lý thuộc AQUA trong khóa Kỹ năng giải quyết vấn đề.
AQUA đặt nền móng phát triển tại Việt Nam từ năm 1996, cung cấp hơn 16 triệu sản phẩm điện gia dụng cho các gia đình Việt. VMP Academy hân hạnh đồng hành cùng AQUA trong dự án đào tạo lần này.