5 mẹo phản hồi hiệu quả là một trong những khó khăn lớn nhất của quản lý thiếu kinh nghiệm là không biết cách để phản hồi Nhân viên hiệu quả. Nếu là trưởng phòng vừa “nhận chức”, quản lý phải chịu trách nhiệm về sự thành công và thất bại của cả nhóm. Thay vì nghĩ rằng phản hồi là một cuộc giao tiếp tiêu cực, hãy nhìn vấn đề theo hướng sau: Phản hồi có thể là tích cực lẫn tiêu cực nhằm tạo ra cơ hội để Nhân viên phát triển năng lực. Với 05 mẹo sau đây, Quản lý sẽ “bỏ túi” kỹ năng phản hồi Nhân viên như một “chuyên gia” trong thời gian ngắn nhất:
Xem thêm: Kỹ thuật phản hồi F.A.S.T
1. Chuẩn bị trước kịch bản phản hồi
Hãy xác định rõ:
- Điều gì sẽ xảy ra khi phản hồi?
- Tại sao cần phản hồi?
- Phản hồi cải thiện hiệu quả công việc như thế nào?
- Các bước để Nhân viên phát triển sau phản hồi?
Quản lý xác định tình huống càng cụ thể càng tốt. Theo Tổng giám đốc của Career Contessa, Lauren McGoodwin: “Tốt nhất là Quản lý nên chuẩn bị những ví dụ cụ thể để gợi ý hướng giải quyết cho Nhân viên”. McGoodwin cũng lưu ý rằng phản hồi cần mang tính xây dựng, hạn chế chỉ trích.
2. Thông báo trước lịch phản hồi cho Nhân viên
Không Nhân viên nào muốn Sếp phản hồi một cách bất ngờ. Sai lầm lớn nhất từ Quản lý là đưa ra phản hồi vào thời điểm phù hợp với họ (không quan tâm lịch trình của Nhân viên). Để hiệu quả, Quản lý cần đưa ra thời gian phản hồi cho từng Nhân viên một cách linh hoạt và thực tế. Việc này giúp Nhân viên có thời gian chuẩn bị và dễ dàng tiếp nhận những phản hồi hơn. Vì vậy, hãy sắp xếp thời gian gặp từng Nhân viên và đảm bảo họ biết điều đó.
3. Phản hồi ngay khi sai lầm phát sinh
Quản lý không nên xem các buổi phản hồi là cơ hội để chỉ trích. Hãy xem chúng như cuộc thảo luận về chủ đề nhất định để giúp Nhân viên phát triển năng lực trong tương lai. Theo Carole Robin ở đại học Stanford, Quản lý nên sử dụng từ “tôi” nhiều hơn từ “bạn” để hạn chế xúc phạm, kết tội hoặc đổ lỗi cho Nhân viên. Và đặc biệt, khi Quản lý cần phản hồi điều gì, hãy thực hiện ngay trong thời gian sớm nhất, không nên đợi đến vài tháng sau để tránh sai lầm của Nhân viên trở thành thói quen.
4. Tập trung hoàn toàn vào giải pháp
Hãy sử dụng các buổi phản hồi để tìm ra giải pháp hợp lý cho Nhân viên trong tương lai. Đừng bao giờ đưa ra phản hồi về việc tại sao Quản lý “chưa hài lòng” điều gì đó mà không có bất kỳ giải pháp gợi ý nào. Trước khi đưa ra ý kiến, Quản lý cần lắng nghe cách Nhân viên phân tích tình huống cũng như giải pháp khả thi. Sau đó, hãy thể hiện sự thiện chí bằng cách hỏi Nhân viên có cần tham khảo giải pháp từ Quản lý hay không. Tình huống cụ thể: Nếu tồn tại quá nhiều lỗi chính tả trong tài liệu gửi cho khách hàng, hãy hỏi Nhân viên có cần thêm 1 người “dò lại” hay không.
5. Không bao giờ quên việc thừa nhận năng lực của Nhân viên
Hãy thừa nhận và đánh giá cao các thành tích của Nhân viên. Họ sẽ rất hạnh phúc nếu thấy sự nỗ lực, quy trình và thành tựu của bản thân được ghi nhận. Đưa ra phản hồi tích cực như vậy sẽ giúp Nhân viên cải thiện động lực làm việc với hiệu suất ngày càng tăng.
Cuối cùng, hạn chế chỉ phản hồi: “Great Job! (Làm tốt lắm!)”. Hãy giải thích tại sao tốt và điều đó đem lại lợi ích gì cho công ty, đội nhóm. Nếu làm được điều này, năng lực của Quản lý đã đạt đến cấp độ chuyên nghiệp.