Onboarding là chuỗi đào tạo hội nhập nhằm mục đích giúp nhân viên nhanh chóng quen thuộc với môi trường mới. Tuy nhiên, không quá nhiều doanh nghiệp quan tâm tới quy trình này hoặc không thể triển khai thành công do chưa nắm được những bước cần chuẩn bị.
Hãy cùng đọc bài viết để lên kế hoạch triển khai Onboarding – chuỗi đào tạo hội nhập hiệu quả.
1. Xác định năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên mới
Mỗi nhân viên ứng tuyển vào những vị trí riêng biệt thì sẽ có có những yêu cầu khác nhau cần được đào tạo trong chuỗi Onboarding. Vì vậy, nhà quản lý cần phải nắm bắt những thông tin về năng lực, chức vụ, nhu cầu học hỏi của nhân viên mới để có những kế hoạch đào tạo hội nhập phù hợp.
Một số cách để xác định được năng lực chuyên môn và nhu cầu học hỏi của nhân viên mới là:
- Bài test hoặc khảo sát trước khi nhận việc
- Phỏng vấn về những gì học quan tâm
- Phân loại nhóm nhân viên theo vị trí công việc: thực tập sinh, nhân viên chính thức, chuyên gia, quản lý,…
2. Xây dựng quy trình và triển khai Onboarding
Theo các chuyên gia của những công ty hàng đầu, quy trình Onboarding cần được thực hiện từ 3 tháng đến nhiều nhất 1 năm. Và đặc biệt, những gì được triển khai trong Onboarding tác động rất lớn đến trải nghiệm của nhân viên và góp phần giữ chân họ tiếp tục cống hiến cho doanh nghiệp.
Chính vì vậy, nhà quản lý cần ứng dụng quy trình 7 bước để triển khai Onboarding hiệu quả:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Bước 2: Gửi thư xác nhận và chào mừng
Bước 3: Chuyến thăm văn phòng đầu tiên của nhân viên
Bước 4: Đào tạo định hướng – Orientation
Bước 5: Theo dõi quy trình Onboarding
Bước 6: Điều chỉnh kế hoạch phù hợp
Bước 7: Xây dựng lộ trình phát triển trong tương lai của mỗi cá nhân
3. Các hình thức hiệu quả để triển khai Onboarding
Onboarding là một chuỗi đào tạo gồm nhiều hoạt động. Vì vậy, nhà quản lý có thể ứng dụng nhiều khi thức khác nhau vào nhiều hoàn cảnh khác nhau để tạo hiệu quả cao nhất. Một số hình thức có thể sử dụng như:
- Đào tạo trực tuyến E – learning: Là hình thức sử dụng công nghệ điện tử để truyền tải nội dung giữa người dạy và người học.
- Đào tạo On the job Training – đào tạo trên công việc: Hướng dẫn trên công việc cụ thể để nhân viên được ứng dụng kỹ năng.
- Hybrid Onboarding: Hình thức đồng thời giảng dạy trực tiếp và trực tuyến cùng một lúc. Có thể sử dụng Hybrid Onboarding vào trường hợp có nhiều nhân viên không thể đến công ty vào buổi đào tạo.
- Coaching – Huấn luyện: Dẫn dắt và đặt câu hỏi để giúp nhân viên tự điều chỉnh và làm tốt hơn.
Có thể bạn quan tâm: 04 BƯỚC GIÚP QUẢN LÝ HUẤN LUYỆN NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ – VMP COACHING
4. Cách thức để đánh giá, đo lường hiệu quả quy trình Onboarding
Để đánh giá, đo lường mức độ hiệu quả của quy trình Onboarding và tạo cơ sở để điều chỉnh kế hoạch đào tạo trong tương lai, nhà quản lý có thể sử dụng mô hình Kirkpatrick – thang đo 4 cấp độ. Đây là mô hình được sáng tạo bởi Giáo sư Donald Kirkpatrick vào năm 1950 và vẫn được sử dụng cho đến ngày nay.
Cấp độ 1: Phản ứng (Reaction): Thu thập và phân tích cảm nhận của học viên để có những cải tiến trong tương lai.
Cấp độ 2: Học tập (Learning): Đánh giá sự tiếp thu kiến thức, kỹ năng của người học.
Cấp độ 3: Hành vi (Behavior): Đánh giá khả năng ứng dụng kiến thức vào thực tế
Cấp độ 4: Kết quả (Results): Đánh giá thông qua hiệu quả đào tạo ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
5. Xây dựng thời điểm vàng trong văn hóa học tập chủ động
Văn hóa học tập chủ động là đích đến mà mọi doanh nghiệp đều mong muốn xây dựng thành công. Không gì hấp dẫn hơn một môi trường mà ở đó luôn đề cao tinh thần phát triển năng lực liên tục, luôn tồn tại cơ hội học tập ở mọi ngóc ngách trong chính nơi làm việc của bạn.
Onboarding – chuỗi đào tạo hội nhập chính là bước đệm để nhân viên mới xây dựng văn hóa học tập và chia sẻ chủ động. Một số cách để nâng cao tinh thần này cho cả nhân viên mới và đội nhóm hiện tại của bạn là: team building, các buổi đào tạo chuyên đề, khuyến khích khả năng tự học hỏi và tự tìm câu trả lời, cung cấp cho họ tài liệu cần thiết, hỗ trợ các khóa học nâng cao năng lực chuyên môn,…
Có thể bạn quan tâm: 07 BƯỚC XÂY DỰNG DỰNG VĂN HÓA HỌC TẬP VÀ CHIA SẺ DÀNH CHO QUẢN LÝ
Kết luận
Onboarding không phải một hoạt động khó khăn để triển khai. Tuy nhiên, để chuỗi đào tạo hội nhập được diễn ra thuận lợi và thành công nhất, thì các khâu chuẩn bị cần được đầu tư kỹ lưỡng. Trên đây là 5 điều cần chuẩn bị để triển khai Onboarding hiệu quả, hy vọng bài viết sẽ đem lại cho bạn những thông tin thú vị.
Có thể bạn quan tâm: 04 Điều cần biết về Onboarding – chuỗi đào tạo hội nhập