Hơn 75% các doanh nghiệp cho rằng, kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những năng lực cần thiết của quản lý. Vậy, để dẫn dắt đội nhóm hiệu quả, bạn đã rèn luyện kỹ năng này chưa?

Tại bài viết này, VMP gửi đến 5 công cụ giải quyết vấn đề dành cho lãnh đạo, bao gồm: kỹ thuật đặt câu hỏi 5Why, sơ đồ xương cá, 6 chiếc mũ tư duy, mindmap, phân tích Pareto.

1. Kỹ thuật đặt câu hỏi giải quyết vấn đề 5 Why

5 Why là  kỹ thuật đặt câu hỏi liên tục đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Được phát triển bởi những người làm việc tại Toyota vào những năm 1930, mô hình này đã trở thành một phần quan trọng của quy trình làm việc của Toyota và được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới.

Nguyên tắc của phương pháp 5 Why là giải quyết triệt để vấn đề của những người có liên quan đến sự việc. Vì vậy, nhà quản lý cần bắt đầu bằng việc tập trung tất cả những nhân viên liên quan. Sau đó, hãy đặt câu hỏi “tại sao” liên tục, đến khi không thể hỏi thêm nữa. Mỗi lần hỏi, câu trả lời sẽ trở thành cơ sở để đặt câu hỏi tiếp theo. Thông thường, khi đặt đến câu hỏi số 5, bạn sẽ tìm được nguyên nhân gốc rễ cần giải quyết. Trong trường hợp không tìm ra, hãy tiếp tục sử dụng sơ đồ xương cá, được đề cập tại phần tiếp theo. 

2. Sơ đồ xương cá

Sơ đồ xương cá (Ishikawa) được cho là xuất hiện từ năm 1920, bởi giáo sư kỹ thuật người Nhật Bản, Kaoru Ishikawa. Mô hình này được gọi là “xương cá” do cấu trúc của nó giống hình dạng của một xương cá, với một đỉnh tương ứng với điểm bắt đầu và các nhánh tương ứng với các khía cạnh khác nhau của vấn đề đang được nghiên cứu.

Có 5 bước để áp dụng mô hình này trong việc giải quyết vấn đề cho lãnh đạo, bao gồm: xác định vấn đề cần giải quyết và ghi chép lại tại đỉnh, xác định các nhánh chính đại diện cho các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề, phân tích từng nhánh và tìm các nguyên nhân con của mỗi nhánh, tiếp tục đặt câu hỏi “tại sao?” cho đến khi tìm ra nguyên nhân cốt lõi, đề xuất giải pháp.

3. Ứng dụng 6 chiếc mũ tư duy

6 chiếc mũ tư duy là một trong những phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả, được đề xuất bởi Edward de Bono, một nhà tư duy học và tác giả người Malta. Mô hình này giúp nhà quản lý sử dụng sáu cách suy nghĩ khác nhau trong việc tiếp cận một vấn đề, bao gồm:.

1. Mũ trắng: Thu thập thông tin và dữ liệu có sẵn.
2. Mũ đỏ: Suy nghĩ cá nhân và cảm giác về vấn đề.
3. Mũ đen: Xem xét mặt tối, những khía cạnh tiêu cực và khó khăn.
4. Mũ vàng: Những khía cạnh tích cực, lợi ích và cơ hội.
5. Mũ xanh lá cây: Tư duy sáng tạo, đưa ra ý tưởng mới và phát triển giải pháp.
6. Mũ xanh dương: Tổng hợp và đưa ra kết luận

Khi sử dụng phương pháp này để giải quyết vấn đề, nhà quản lý cần lưu ý rằng: tránh sử dụng quá nhiều chiếc mũ trong 1 lần, luôn cởi mở để tiếp cận nhiều ý tưởng khác nhau, các thông tin cần minh bạch, cụ thể và rõ ràng…

4. Tìm phương pháp để giải quyết vấn đề với mindmap

Mindmap là phương pháp phổ biến, được ứng dụng hầu hết trong tất cả các lĩnh vực. Phương pháp này hoạt động bằng cách phân tích và tổng hợp vấn đề dưới dạng hình ảnh, màu sắc để dễ hình dung bức tranh tổng quan. Ngoài ra, mindmap còn giúp bạn tăng khả năng ghi nhớ, khuyến khích sự sáng tạo để tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Để sử dụng sơ đồ tư duy hiệu quả, nhà quản lý có thể kết hợp cùng phương pháp Brainstorming để liệt kê những nguyên nhân con. Cụ thể gồm 5 bước: xác định chủ đề cần giải quyết, thu thập thông tin liên quan bằng brainstorming, tạo mindmap, phân tích các khía cạnh của vấn đề, đề xuất giải pháp và hành động.

5. Quy luật Pareto

Quy luật Pareto được đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, ra đời vào năm 1895. Quy luật này thường được biết đến với cái tên thông dụng hơn – quy tắc 80/20 giúp bạn tìm ra những yếu tố quan trọng nhất trong một vấn đề. Theo Pareto, 80% kết quả được tạo ra bởi 20% nguyên nhân. Ví dụ: 80% lợi nhuận của công ty, đến từ 20% khách hàng trung thành. Vậy, để tăng doanh thu, bạn cần tập trung chăm sóc 20% nhóm khách hàng này.

Cách sử dụng Pareto cũng tương tự như những công cụ trên, bao gồm việc xác định vấn đề cần giải quyết và phân tích các thông tin liên quan, từ đó xác định 20% quan trọng nhất. Một điểm khác biệt là, nhà quản lý cần lên kế hoạch chi tiết để tập trung xử lý 20% vấn đề cốt lõi. Bên cạnh đó, cũng cần lưu ý sử dụng linh hoạt công cụ vì nó không hoàn toàn chính xác trong mọi tình huống.

Tạm kết

Trên đây là 5 công cụ giúp nhà quản lý giải quyết vấn đề hiệu quả. Để sử dụng thành thạo, bạn cần rèn luyện thường xuyên trên chính công việc hằng ngày. Ngoài ra, bạn có thể ứng dụng linh hoạt các công cụ trong nhiều tình huống khác nhau, nhằm tìm ra nhiều giải pháp sáng tạo. 

Để nâng cao năng lực giải quyết vấn đề và phát triển đội ngũ, bạn cũng có thể tham khảo các khóa đào tạo quản lý, huấn luyện và đào tạo nhân viên. Chúc bạn áp dụng thành công.