Quản lý thường bị phân tâm bởi nhiều đầu công việc, email, mạng xã hội và những cuộc họp không hồi kết. Deep Work – phương pháp làm việc dành cho quản lý của Cal Newport chính là giải pháp cho việc này. Cùng khám phá ngay tại bài viết này nhé!
Nội dung thuộc chuỗi Tips for learner – Bí quyết để việc học dễ như ăn bánh.
Phương pháp làm việc sâu – deep work là gì?
Deep work là một trong những phương pháp làm việc dành cho quản lý hiệu quả. Khái niệm do Cal Newport, một nhà nghiên cứu và tác giả nổi tiếng đề xuất. Phương pháp này nhấn mạnh vào việc đạt được trạng thái tập trung cao độ, không bị gián đoạn trong một khoảng thời gian dài để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi tư duy sâu sắc. Đây là chìa khóa giúp bạn tạo ra những sản phẩm/dịch vụ có giá trị cao, tăng cường khả năng học hỏi và phát triển bản thân.
Cal Newport là tác giả của các đầu sách nổi tiếng như: Làm ra làm chơi ra chơi (Deep Work), Đại học đừng học đại, Lối sống tối giản thời công nghệ số đã trở thành những cuốn sách gối đầu giường cho nhiều người muốn nâng cao năng suất làm việc.
Tại sao phương pháp làm việc sâu lại hiệu quả?
Đối với người đã đi làm, đặc biệt là đối tượng quản lý, việc phát triển không chỉ dừng lại ở việc nắm bắt kiến thức mới mà còn cần phải ứng dụng kiến thức đó vào công việc và phát triển sự nghiệp. Phương pháp Làm việc sâu (deep work) là một trong các phương pháp làm việc hiệu quả, giúp bạn:
- Tối ưu hóa thời gian: Thay vì làm việc/học tập trong tình trạng phân tâm, bạn sẽ dành những khoảng thời gian nhất định để tập trung tuyệt đối vào việc học, giúp nắm bắt kiến thức nhanh hơn và sâu sắc hơn.
- Nâng cao khả năng tư duy phản biện: Khi tập trung hoàn toàn vào một vấn đề, bạn có thể phân tích và hiểu sâu sắc hơn, từ đó phát triển khả năng tư duy phản biện và sáng tạo.
- Giảm căng thẳng và tăng hiệu quả: Bằng cách loại bỏ những phiền nhiễu và tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, bạn sẽ cảm thấy ít căng thẳng hơn và hoàn thành việc học một cách hiệu quả hơn.
05 bước ứng dụng deep work – phương pháp làm việc dành cho quản lý
1. Đặt mục tiêu rõ ràng:
Trước mỗi phiên áp dụng phương pháp làm việc dành cho quản lý – deep work, hãy xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được, chẳng hạn như đọc xong một chương tài liệu hoặc nắm vững một kỹ năng mới. Điều này giúp bạn có định hướng rõ ràng và đo lường được kết quả.
Ở bước này bạn có thể sử dụng phương pháp đặt mục tiêu SMART hoặc biểu đồ xương cá Ishikawa để lên mục tiêu làm việc hiệu quả.
2. Lên lịch làm việc sâu:
Xác định những khoảng thời gian cố định trong ngày mà bạn có thể hoàn toàn tập trung vào những công việc khó, chẳng hạn vào khung buổi sáng hoặc chiều. Hãy tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình này.
Để làm điều này hiệu quả, bạn cần xác định bản thân thuộc kiểu nào trong 04 kiểu đồng hồ sinh học làm việc năng suất. Việc xác định khung giờ năng suất sẽ giúp bạn dễ dàng chọn được lịch trình làm việc sâu.
3. Tạo môi trường làm việc không bị gián đoạn:
Tìm một không gian yên tĩnh, tắt điện thoại, và loại bỏ mọi yếu tố gây phân tâm. Nếu cần, bạn có thể sử dụng tai nghe chống ồn hoặc phần mềm chặn các trang web gây xao nhãng.
4. Sử dụng phương pháp Pomodoro:
Kết hợp phương pháp làm việc sâu với kỹ thuật Pomodoro – làm việc tập trung trong 25 phút và nghỉ 5 phút – để duy trì sự tập trung và ngăn ngừa mệt mỏi.
5. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh:
Ghi lại thời gian và hiệu quả của mỗi phiên làm việc sâu để theo dõi tiến độ làm việc. Nếu cần, hãy điều chỉnh thời gian và phương pháp để đạt được kết quả tốt nhất.
Ví dụ áp dụng phương pháp làm việc dành cho quản lý – deep work
1. Đặt mục tiêu rõ ràng
Minh là quản lý của một công ty, anh phụ trách lên chiến lược cho đội nhóm của mình. Trước khi bắt đầu phương pháp làm việc dành cho quản lý – deep work, anh chọn mục tiêu SMART. “Trong phiên làm việc sâu này, tôi sẽ hoàn thành bản dự thảo kế hoạch chiến lược cho năm tiếp theo, bao gồm các mục tiêu chính, các chiến lược thực hiện, và phân bổ nguồn lực.” Quản lý có thể sử dụng phương pháp đặt mục tiêu SMART để làm rõ mục tiêu này:
- Specific (Cụ thể): Hoàn thành bản dự thảo kế hoạch chiến lược.
- Measurable (Đo lường được): Bản dự thảo hoàn thiện với ít nhất 10 trang nội dung.
- Achievable (Có thể đạt được): Dự thảo dựa trên dữ liệu đã thu thập từ các phòng ban.
- Relevant (Liên quan): Kế hoạch này phục vụ cho việc đạt các mục tiêu công ty trong năm tới.
- Time-bound (Có thời hạn): Hoàn thành trong phiên làm việc sâu kéo dài 3 giờ.
2. Lên lịch làm việc sâu
Minh nhận thấy mình làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, từ 8:00 đến 12:00, dựa trên việc xác định bản thân thuộc kiểu sư tử trong 4 kiểu đồng hồ sinh học. Vì vậy, quản lý Minh quyết định lên lịch cho một phiên làm việc sâu vào mỗi sáng thứ Hai trong tuần, trong khoảng thời gian này để tập trung vào việc lập kế hoạch chiến lược.
3. Tạo môi trường làm việc không bị gián đoạn
Minh chọn một phòng họp yên tĩnh, thông báo với nhân viên không làm phiền trong khoảng thời gian này, và tắt điện thoại di động cùng các thông báo email. Nếu có thể, anh sử dụng tai nghe chống ồn để loại bỏ mọi âm thanh bên ngoài, tạo ra một môi trường làm việc tập trung tối đa.
4. Sử dụng phương pháp Pomodoro
Để duy trì sự tập trung và tránh mệt mỏi khi áp dụng phương pháp làm việc dành cho quản lý, quản lý Minh quyết định áp dụng kỹ thuật Pomodoro trong phiên làm việc sâu. Quản lý đặt thời gian làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ ngắn 5 phút. Sau 4 chu kỳ Pomodoro, anh nghỉ dài hơn khoảng 15-30 phút trước khi tiếp tục làm việc.
5. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh
Sau mỗi phiên làm việc sâu, Minh ghi lại tiến độ đạt được, chẳng hạn như “Hoàn thành phần phân tích SWOT và mục tiêu chiến lược” trong kế hoạch. Anh cũng nhận xét về hiệu quả của phương pháp Pomodoro và thời gian làm việc đã chọn. Nếu thấy cần thiết, quản lý có thể điều chỉnh lịch làm việc hoặc thời gian nghỉ giữa các chu kỳ để cải thiện hiệu quả làm việc.
Tạm kết về Deep Work – phương pháp làm việc dành cho quản lý của Cal Newport
Trên đây là một vài thông tin và cách ứng dụng deep work – phương pháp làm việc dành cho quản lý của Cal Newport để làm việc hiệu quả. Tin rằng nó sẽ hữu ích cho bạn. Chúc bạn sớm áp dụng thành công và đạt kết quả tốt trong quá trình phát triển bản thân.
Cập nhật thêm nhiều phương pháp làm việc hiệu quả tại chuỗi Tips for learner – Bí quyết để việc học dễ như ăn bánh.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số khóa đào tạo do VMP tổ chức:
>>Train The Trainer 3+ | Đào tạo giảng viên số 1 Đông Nam Á
>> PDT | Ứng dụng công nghệ thiết kế khóa học
>> Coaching Skills For Manager | Kỹ năng huấn luyện kèm cặp nhân viên
>> UMM | Đào tạo kỹ năng nền tảng cho quản lý
>> Leading Emotional | Lãnh đạo bằng trí tuệ cảm xúc