Theo một khảo sát, hàng năm, các doanh nghiệp tiêu tốn hơn 37 tỷ USD cho những buổi họp không hiệu quả. Đặc biệt, trách nhiệm này là do các nhà quản lý không nắm vững kỹ thuật điều hành cuộc họp.
Tại bài viết này, bạn sẽ tìm thấy một số gợi ý và các bước tổ chức cuộc họp hiệu suất, nhằm đạt được mục tiêu cụ thể. Bao gồm việc kích thích sự sáng tạo về ý tưởng mới, thông báo về những thành tựu quan trọng, giải quyết xung đột trực tiếp với các thành viên trong nhóm hoặc bất kỳ vấn đề nào khác xuất hiện giữa các thành viên.
|
Bài viết này thuộc Tips For Leader Chuỗi bài viết giúp bạn lái con tàu “VƯỢT CẠN” |
Chuẩn bị sẵn sàng cho một cuộc họp.
Các cuộc họp thường mất thời gian, vì vậy, chỉ nên sử dụng khi thực sự cần. Có 3 câu hỏi giúp bạn hoàn thành bước chuẩn bị hiệu quả:
- Bạn có thực sự cần một cuộc họp? Trước khi quyết định, hãy xem xét xem có cách giao tiếp nào khác có thể đạt được mục tiêu mà không cần sử dụng cuộc họp. Nếu không có sự chuẩn bị đầy đủ, đôi khi tốt hơn là trì hoãn cuộc họp. Hiệu quả làm việc tăng lên khi cuộc họp được lên kế hoạch một cách hợp lý từ trước.
- Những ai nên tham gia? Hãy xem xét ai có thể hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu và ai sẽ chịu ảnh hưởng từ kết quả của cuộc họp. Định rõ những người có thẩm quyền quyết định, có kiến thức chuyên sâu (hoặc liên quan) đến chủ đề hiện tại, cần thông tin để hoàn thành nhiệm vụ, và bất kỳ ai có trách nhiệm thực hiện các quyết định đã đưa ra.
- Cần bao nhiêu thời gian? Đây có phải là một cuộc họp ngắn và linh hoạt, hay nó sẽ đòi hỏi thêm thời gian để đạt được mục tiêu? Hãy xem xét việc lên kế hoạch cho cuộc họp với thời gian dài hơn để đảm bảo rằng nó không bị giới hạn.
Tóm lại, để chuẩn bị cho cuộc họp, nhà quản lý cần xác định:
- Mục đích cuộc họp;
- Những ai nên tham dự;
- Thời gian hoàn tất cuộc họp.
Điều hành cuộc họp với LION
Để điều hành cuộc họp hiệu quả, ngoài bạn, nhân viên cũng cần được thông báo và chuẩn bị nội dung sẵn sàng. Bạn có thể yêu cầu nhân viên áp dụng mô hình LION, gồm 4 yếu tố cần chuẩn bị, bao gồm: Last time – Issue – Options – Next step. Ngoài ra, đây cũng là một kỹ thuật điều hành cuộc họp giúp tăng cường sự hiệu quả và định hình rõ ràng hướng đi sau cuộc họp.
Last time – Mục tiêu đã đạt: Hãy yêu cầu nhân viên đánh giá và chia sẻ những kinh nghiệm họ đã học được từ công việc trước đó. Nhà quản lý có thể khởi đầu bằng việc tổng kết công việc của từng thành viên, tập trung vào những thành công và học được từ những thất bại.
Issue – Vấn đề đang đối mặt: Hãy khuyến khích họ chia sẻ quan điểm cá nhân về cách cải thiện khó khăn trong công việc. Mục tiêu là xác định nguyên nhân gây ra vấn đề và tìm kiếm giải pháp.
Options – Giải quyết như thế nào: Sau khi hiểu rõ vấn đề, nhà quản lý và nhân viên cùng thảo luận về các phương án giải quyết. Nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thảo luận tích cực và tập trung vào mục tiêu cuối cùng.
Next step – Thay đổi điều gì cho lần kế: Cuối cùng, sau khi chọn lựa phương án, nhà quản lý hướng dẫn nhân viên về các bước cần thực. Đồng thời, đây cũng là mục tiêu mới mà nhân viên cần báo cáo cho cuộc họp kế tiếp.
Tóm lại, đề điều hành cuộc họp Lion gồm:
- Last time – Mục tiêu đã đạt
- Issue – Vấn đề đang đối mặt
- Options – Giải quyết như thế nào
- Next step – Thay đổi điều gì cho lần kế
Ghi chép và chia sẻ biên bản cuộc họp
Để tránh hiểu lầm và đảm bảo mọi người được cập nhật thông tin, cần ghi chép chính xác về nội dung thảo luận và quyết định trong cuộc họp. Tuy nhiên, với vai trò là người điều hành cuộc họp, bạn cần phân công rõ ràng để nhân viên hoàn thành nhiệm vụ này.
Để viết biên bản cuộc họp chính xác, hãy sử dụng mẫu ghi chú có cấu trúc về thông tin ngày, giờ, người tham dự và người vắng mặt. Mô tả từng mục trong cuộc họp một cách ngắn gọn, bao gồm các hành động cần thực hiện, giải thích về quyết định, và các lập luận nếu có. Bên cạnh đó, cần đảm bảo sử dụng các ngôn ngữ chung nhất để tránh hiểu lầm.
Nếu cuộc họp diễn ra từ xa, việc ghi âm và chia sẻ liên kết cho những người không thể tham gia trực tiếp sẽ là một phương thức hiệu quả. Đây cũng là cách để đối mặt với xung đột múi giờ và lịch trình.
Tóm lại, để ghi chép hiệu quả cần:
- Phân công người ghi chép
- Có cấu trúc rõ ràng
- Đối với cuộc họp từ xa, cần ghi âm.
Tổ chức cuộc họp với các nhóm nhân viên khác nhau
Trong bất kỳ cuộc họp nào, đội nhóm của bạn đều có 4 nhóm tính cách: Dominant – Thống trị, Expressive – Biểu cảm, Analytical – Phân tích, và Amiable – Hài hòa. Việc thấu hiểu tích cách và dung hòa họ sẽ là thách thức mà quản lý cần vượt qua.
Cụ thể, nhân viên nhóm Thống trị rất mạnh mẽ, có thể hỗ trợ bạn đưa ra quyết định. Nhóm Phân tích mạnh về chi tiết và con số, giúp bạn tổng hợp thông tin hiệu quả. Nhóm Biểu cảm sẽ giúp cuộc họp thoải mái, sáng tạo và đánh bay không gian nặng nề,bí bách. Nhóm Hài hòa có cái nhìn tổng quan về toàn bộ mục tiêu, kết quả và mong đợi của cuộc họp.
Tùy vào điểm mạnh của từng nhóm, nhà quản lý có thể đặt họ vào những vị trí thích hợp, từ đó tạo ra một môi trường cuộc họp đồng thuận, đồng thời phát huy sức mạnh của tất cả các nhóm tính cách. Quan trọng nhất, quản lý cần tôn trọng sự đa dạng trong ý kiến và phong cách làm việc, khích lệ sự sáng tạo từ sự kết hợp của các góc nhìn khác nhau.
Tóm lại, để dung hòa 4 nhóm tính cách trong cuộc họp cần:
- Tôn trọng sự đa dạng
- Giao cho nhân viên nhiệm vụ thuộc thế mạnh của họ.
Câu hỏi thường gặp về quản lý cuộc họp hiệu quả
Ngay cả những nhà quản lý nhiều kinh nghiệm cũng có thể học hỏi và áp dụng những cách mới để thu hút đội ngũ nhân viên trong các cuộc họp công ty. Điều này bao gồm: quyết định về tần suất tổ chức cuộc họp, tích hợp các hoạt động tăng cường tinh thần nhóm; thay đổi địa điểm,…. Dưới đây là câu trả lời cho một số câu hỏi phổ biến nhất về cách điều hành cuộc họp:
- Làm thế nào để lên kế hoạch và chuẩn bị cho một cuộc họp hiệu quả? Xác định mục tiêu cuộc họp; Chuẩn bị nội dung; Thông báo và kêu gọi sự tham gia.
- Làm thế nào để cuộc họp linh hoạt và không mất thời gian? Thiết lập thời gian cho từng phần; Giữ cuộc họp tập trung vào mục tiêu chính; Hạn chế thời gian mỗi người nói để tránh lan man.
- Cách quản lý thời gian hiệu quả trong cuộc họp? Theo dõi thời gian mỗi phần; Sử dụng đồng hồ để báo hiệu khi chuyển từng phần; Hạn chế thời gian cho mỗi thảo luận và giải quyết vấn đề.
- Làm thế nào để tăng cường sự tham gia và tương tác trong cuộc họp? Khuyến khích mọi người đưa ý kiến và đặt câu hỏi; Sử dụng phương tiện hỗ trợ như bảng trắng, slide, để minh họa ý; Tạo không khí thoải mái và khích lệ sự chia sẻ.
- Làm thế nào để đánh giá hiệu suất của cuộc họp sau khi kết thúc? Ghi chép các quyết định và cam kết; Thực hiện đánh giá cuộc họp từ phản hồi của các thành viên; Xác định những điểm cần cải thiện cho cuộc họp tiếp theo.
- Làm thế nào để giải quyết xung đột và quản lý ý kiến trái chiều trong cuộc họp? Khích lệ sự thảo luận xây dựng và tôn trọng ý kiến đa dạng; Sử dụng kỹ thuật giải quyết xung đột khi cần thiết; Tạo không gian cho mọi người để chia sẻ quan điểm của họ.
Tạm kết về 5 tips điều hành cuộc họp hiệu quả.
Trên đây là 5 tips giúp nhà quản lý điều hành cuộc họp hiệu quả. Hy vọng bạn sẽ rèn luyện thường xuyên và áp dụng thành công.