02 Dec 2019

10 THỦ THUẬT CHO CUỘC HỌP HIỆU QUẢ (PHẦN 1)

Các cuộc họp là những mắc xích không thể thiếu ở Doanh nghiệp. Các cuộc họp là khung thời gian để thảo luận, tăng hiệu suất và hợp tác lẫn nhau giữa đồng nghiệp, đối tác. Tuy nhiên, các cuộc họp cũng là “cỗ máy giết thời gian”, làm hỏng các mối quan hệ và giảm hiệu suất công việc. Sau đây là 10 thủ thuật để bạn cải thiện hiệu quả của các cuộc họp:

  1. Chỉ tổ chức 1 cuộc họp cho vài vấn đề đem lại lợi ích cao

Trước khi bắt đầu cuộc họp, hãy hỏi bản thân rằng có thực sự cần tổ chức hay không. Hãy để lên bàn cân đo lường “chi phí cơ hội” và lợi ích của cuộc họp. Nếu lợi ích lớn hơn thì bạn nên tổ chức cuộc họp ấy. Sẽ rất lãng phí nếu phải tổ chức cuộc họp lặp lại nhiều lần chỉ bởi phải tuân theo “lịch trình công ty”. Hãy tổ chức một cuộc họp duy nhất với “outcome” đã xác định trước. Tránh tổ chức nhiều cuộc họp “trường kỳ” chỉ để phục vụ một “outcome” mà mỗi lần kết thúc cũng chưa kết luận được gì. Chuỗi các cuộc họp “trường kỳ” có thể làm mất sự tập trung, hao tổn nguồn lực và giảm chất lượng công việc của người dự họp.

không khí lớp học supervior skills

  1. Thiết kế cuộc họp ngắn và trọng tâm

Tất cả các cuộc họp đều cần cấu trúc rõ ràng. Bạn hãy in ra các mục tiêu cuộc họp bằng vài gạch đầu dòng kết hợp khung thời gian cho mỗi phần, tài liệu này gọi là “agenda”. Hãy chèn một khung thời gian “dự trù” cho trường hợp cuộc họp kéo dài hơn dự tính. Hạn chế tối đa tổ chức nhiều cuộc họp liên tiếp để giải quyết một vấn đề duy nhất. Lý do là thành viên sẽ có xu hướng bỏ quên các giải pháp ở cuộc họp đầu tiên trong những buổi tiếp theo. Không có một khoảng thời gian hoàn hảo nào cho cuộc họp, việc này tuỳ vào mục đích của chúng. Nhưng thường thì 30 phút sẽ là vừa đủ. Các cuộc họp chứa số lượng lớn thành viên kéo dài nhiều giờ liên tiếp thường chỉ để đàm phán về “Hiệp ước Hoà bình Toàn cầu” hoặc “Nhiệm vụ Du hành Không gian”.

  1. Chọn chính xác nhóm thành viên dự họp

Bạn có thể thấy hứng thú trong việc chia sẻ thông tin của từng bộ phận cho toàn bộ nhân sự dự án. Tuy nhiên hãy lưu ý về hiệu quả công việc và ngân sách của bạn. Hãy mua phần mềm công nghệ để chia nhỏ các đối tượng thành viên theo từng mục đích cụ thể. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi mỗi bộ phận chỉ cần nghe một số thông tin nhất định.

ky-nang-cua-nha-quan-ly

  1. Đăng tải toàn bộ thông tin hỗ trợ

Soạn và đăng tải tất cả các thông tin hỗ trợ cho cuộc họp sớm nhất có thể. Việc này sẽ giúp các thành viên cập nhật và chuẩn bị tốt cho cuộc họp. Hãy đảm bảo tất cả các tài liệu kỹ thuật phải được gửi cho thành viên trước cuộc họp để việc thảo luận diễn ra trong khoảng thời gian vừa phải.

  1. Đảm bảo cuộc họp diễn ra có trật tự

Khi bắt đầu cuộc họp, bạn hãy tóm tắt các mục tiêu, ai là người dẫn dắt và ghi chú. Việc này tuy tốn thời gian bước đầu, nhưng sẽ giúp phòng họp đi vào trật tự nhanh chóng.

 

Đọc tiếp Phần 2 tại: https://vmptraining.com/tin-khac/10-thu-thuat-cho-cuoc-hop-hieu-qua-phan-2.html

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

English EN Vietnamese VI