Các cuộc họp với đội ngũ từ xa là một vấn đề rất khủng khiếp đối với không ít các nhà quản lý. Thế nhưng các cuộc họp cho dù là dưới hình thức trực tiếp hoặc online đều một phần bình thường trong quy trình làm việc hàng ngày của nhóm. Các cuộc họp rất hữu ích cho đội ngũ để kết nối, cải thiện năng suất và nhận sự trợ giúp với những gì họ đang làm. Nhưng chỉ khi được tổ chức đúng cách. Vì các cuộc họp đội ngũ luôn là điều cần thiết. Sau khi đọc qua bài viết này, hy vong các nhà quản lý có thể tổ chức một cuộc Họp trực tuyến hiệu quả với đội ngũ từ xa.
Xem thêm: Kỹ thuật phản hồi “FAST” hiệu quả với đội ngũ từ xa
Những cách để cuộc họp trực tuyến trở nên hiệu quả
Xem thêm: 06 điều cần làm khi quản lý đội ngũ từ xa
Lựa chọn đúng công cụ
Muốn bắt đầu, điều hành cuộc họp nhóm hiệu quả, nhà quản lý phải lựa chọn các công cụ phù hợp. Hầu hết các cuộc họp bị các vấn đề như: sự cố kỹ thuật, sự cố kết nối, thành viên không có phản hồi.
Sử dụng kết hợp các công cụ, trong đó mỗi cái thực hiện một chức năng nhất định. Ví dụ: sử dụng Skype để kết nối, MeetNotes để ghi chú hoặc thăm dò ý kiến để thu thập thông tin phản hồi. Nhà quản lý cũng có thể sử dụng Google Hangouts. Tìm công cụ phù hợp với đội ngũ, đưa chúng vào thử nghiệm và điều chỉnh cho hợp lý (nếu cần thiết).
Sử dụng video nhằm nâng cao trải nghiệm cuộc họp online
Những phi ngôn từ trên khuôn mặt đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp. Tận dụng video để làm cho các cuộc họp online có ý nghĩa hơn. Hãy để ý để ánh mắt, các cơ mặt giọng điệu, âm lượng khi giao tiếp với nhau.. Điều này cải thiện giao tiếp, gia tăng khả năng hợp tác và giảm nguy cơ hiểu lầm. Có một số công cụ video chúng ta có thể sử dụng như Zoom, Skype,..
Giới hạn số người tham dự
Việc có quá nhiều người tham gia vào một cuộc họp từ xa dẫn đến làm tăng các yêu cầu công nghệ. Hầu hết những thanh viên sẽ bị buộc phải giữ im lặng (đôi khi chỉ có người chủ trì cuộc họp được nói) và cuộc trò chuyện có thể trở nên khó khăn. 1-10 người là một con số lý tưởng. Làm cho mỗi thành viên chịu trách nhiệm ít nhất một mục nội dung, theo cách này họ sẽ không coi việc họp là một sự lãng phí thời gian đối với mình. Nhà quản lý cũng có thể chỉ định các vai trò như: người chủ trì hoặc hỗ trợ, chấm công và ghi chú cho từng thành viên.
Chuẩn bị trước
Đừng để cuộc họp của mình bị thất bại vì không có một sự chuẩn bị kỹ càng. Trước khi cuộc họp diễn ra, yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm chuẩn bị một ghi chú ngắn về những gì đã hoàn thành và các kế hoạch hàng tuần của họ. Tốt nhất trong cuộc họp, nên dành thời lượng 10 phút đầu tiên để đọc những ghi chú này. Thảo luận chỉ bắt đầu sau khi các kế hoạch hay công việc được hoàn thành.
Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu, nội dung được chia sẻ trước khi cuộc họp diễn ra. Tuyệt đối không chia sẻ tài liệu mới trong cuộc họp từ xa. Thông thường các thành viên có thể tham gia vào việc chuẩn bị bài thuyết trình của riêng họ hoặc diễn tập những gì mình sẽ nói
Đặt ra những nguyên tắc, quy định
Mặc dù mỗi cuộc họp sẽ có các quy tắc khác nhau, nhưng có một số quy định cơ bản mà nhân viên nên tuân theo để tạo ra trải nghiệm cuộc họp trực tuyến trơn tru.
- Đừng nhìn chăm chú vào điện thoại của mình trong khi người khác đang trình bày
- Đừng ngắt lời người khác khi họ đang nói (hoặc cố gắng nói qua họ)
- Kiểm tra tất cả công nghệ (camera / video, Wi-Fi và chia sẻ màn hình) trước cuộc họp
- Chuẩn bị kỹ càng nội dung cuộc họp
- Tránh làm việc khác (trừ khi ảnh hưởng đến quá trình diễn ra buổi họp) trong cuộc họp ảo
- Tắt tất cả các thông báo và đảm bảo điện thoại ở chế độ im lặng
- Hãy chắc chắn rằng tất cả các thành viên trong nhóm đang ở trong một khu vực yên tĩnh, tránh những phiền nhiễu không cần thiết
Khi có vấn đề thắc mắc, chỉ cần thực hành phép lịch sự thông thường (chờ đồng nghiệp kết thúc phần trình bày và đến mục hỏi đáp). Mọi người ai cũng muốn được lắng nghe, được nhìn thấy và được tôn trọng trong một cuộc họp trực tuyến
Khuyến khích đưa ra phản hồi sau cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, yêu cầu từng thành viên đánh giá cuộc họp. Dành thời gian để nhận phản hồi, mối quan tâm và các vấn đề của nhân viên. Hỏi các thành viên làm thế nào để cuộc họp có thể diễn ra tốt hơn và sử dụng ý tưởng đó cải thiện cho buổi tiếp theo. Điều này sẽ thiết lập một nền văn hóa nơi những thành viên ở xa cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe.
Giữ trạng thái tích cực và sự quan tâm của các thành viên
Dưới đây là những lời khuyên hàng để giữ cho các thành viên trong đội giữ được trạng thái tích cực và quan tâm để cuộc họp từ đầu đến cuối
Mọi người tự giới thiệu
Nếu có nhiều người tham dự một cuộc họp, thật khó để theo dõi ai là ai. Hãy để mọi người tự giới thiệu về phần trình bày là một cách tốt để giúp họ theo dõi các thành viên khác trong nhóm và cách mình đóng góp cho cuộc họp.
Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên
Không có một mục đích rõ ràng cho các thành viên là cách nhanh nhất để giết chết sự tích cực và hứng thú của nhóm. Trước cuộc họp, hãy chắc chắn mọi cá nhân trong nhóm đều có việc làm. Ví dụ, yêu cầu một thành viên ghi tóm tắt lại những nội dung được trình bày.
Trao cho mỗi cá nhân một công việc sẽ khiến họ cảm thấy như là một phần quan trọng trong cuộc họp. Thay vì bắt buộc mọi người phải trở thành người nghe thụ động, một điều mà chúng ta có thể thấy là nhàm chán và tẻ nhạt.
Sử dụng ma trận RACI vào cuộc họp từ xa
Ma trận RACI là biểu đồ phân công trách nhiệm, vạch ra nhiệm vụ, cột mốc hoặc các quyết định quan trọng liên quan đến việc hoàn thành dự án. Đồng thời, RACI phân rõ vai trò nhân sự nào chịu trách nhiệm triển khai cho từng mục hành động (R – Responsible), thành viên nào chịu trách nhiệm phê duyệt (A – Accountable), những cá nhân cần được Tư vấn (C – Consulted) hoặc Nắm bắt thông tin cập nhật về dự án (I – Informed). Từ RACI là viết tắt của bốn vai trò, ma trận này có thể ứng dụng hầu như trong bất kỳ dự án nào.
Có thể bạn quan tâm: Thiết lập mục tiêu cho đội ngũ vận hành từ xa
Responsible – Chịu trách nhiệm
Những nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện và triển khai công việc. Họ phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu hoặc đưa ra quyết định. Nhiều người có thể đóng vai trò là ‘Responsible’ để cùng nhau thực hiện công việc.
Accountable – Có trách nhiệm
Người có vai trò này phải phê duyệt khi nhiệm vụ, mục tiêu hoặc quyết định được hoàn thành. Người này phải đảm bảo rằng các trách nhiệm được phân công trong ma trận cho tất cả các hoạt động liên quan. Để thành công đòi hỏi chỉ có một nhân sự hoặc bộ phận đóng vai trò ‘Accountable’.
Consulted – Tư vấn
Người nắm giữ vai trò này cần cung cấp các thông tin đầu vào cũng như tư vấn, tham mưu trước khi công việc có thể được thực hiện và phê duyệt.
Informed – Nắm được tin tức
Đối với cá nhân nắm vai trò I cần nắm thông tin chi tiết về dự án. Họ cần cập nhật về tiến độ, tuy nhiên không cần tư vấn chính thức, cũng như không tham gia trực tiếp vào các nhiệm vụ hoặc quyết định.
Thật dễ dàng để nản lòng khi các cuộc họp từ xa làm mất nhiều thời gian cũng như năng lượng. Thay vì bỏ cuộc, hãy tập trung vào việc chuẩn bị nội dung, công cụ cho cuộc họp và phát triển kế hoạch khi các thành viên đi theo đúng hướng.
Xây dựng một cuộc họp trực tuyến hiệu quả đối với đội ngũ từ xa không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Tuy nhiên, với bài viết này sẽ giúp chúng ta tạo ra một khuôn khổ để xây dựng một cuộc họp từ xa hiệu quả.
Xem thêm hàng trăm chủ đề về đào tạo TẠI ĐÂY