Trong một đội nhóm, luôn có những nhân viên thiếu động lực và năng lực, từ đó gây ảnh hưởng đến tiến trình công việc. Nếu bạn không nhanh chóng giải quyết, tình trạng này sẽ diễn biến liên tục và tạo nên một văn hóa xấu. Tips for leader tuần này sẽ gửi đến bạn 5 cách quản lý nhân viên có hiệu suất thấp, hãy áp dụng cùng tôi nhé.

1. Xác định tình trạng làm việc của nhân viên có hiệu suất thấp

Cách quản lý nhân viên hiệu quả nhất chính là thấu hiểu và xác định tình trạng của họ. Hành động này sẽ giúp bạn nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân, từ đó có những phương pháp quản lý hiệu quả. Dựa trên mô hình 4 phương pháp quản lý theo tình huống, những nhân viên hiệu suất kém thường rơi vào nhóm 1 (thiếu cả động lực và năng lực) và 2 (có năng lực nhưng thiếu động lực).

Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần tìm hiểu tại sao họ làm việc kém hiệu quả. Tựu chung, sẽ có 4 nguyên nhân chính, cụ thể: thứ nhất – không đủ kỹ năng, thứ 2 – không hiểu rõ nhiệm vụ, thứ 3 – công việc quá tải, thứ 4 – thiếu động lực. Vậy, đối với từng nguyên nhân, làm sao để giải quyết triệt để? Cùng đọc phần tiếp theo nhé.

2. Chỉ đạo rõ ràng cho nhân viên không hiểu nhiệm vụ

Khi quản lý nhân viên cứng đầu hoặc không hiểu tính chất công việc, nhà quản lý cần áp dụng hình thức chỉ đạo trực tiếp. Cụ thể, bạn cần áp dụng mô hình DONE, gồm 4 bước: Direct – nhiệm cụ đó cụ thể là gì, Outcome – tiêu chí nào để đánh giá thành công/ mong đợi của bạn về kết quả, Next steps – các bước thực hiện như thế nào, Enquire – yêu cầu nhân viên xác nhận lại thông tin bạn truyền tải.

Hãy lưu ý rằng, để đảm bảo nhân viên đủ khả năng hoàn thành, nhà quản lý cần giao cho họ những công việc ngắn hạn, đơn giản và dễ kiểm soát. Ngoài ra, khi nhân viên đã quen và thực hiện thành thạo, bạn cần giao cho họ những mục tiêu mới và nhiều thử thách hơn.

3. Đào tạo và trang bị kỹ năng cho nhân viên

Một sai lầm phổ biến mà hầu như quản lý nào cũng từng gặp phải, đó là làm luôn công việc của nhân viên thay vì tốn thời gian chỉ dẫn họ. Việc này sẽ thường xảy ra đối với những công việc gấp, làm nhanh cho kịp tiến độ hoặc bạn cảm thấy quá đơn giản. Tuy nhiên, nếu tình trạng trên diễn biến lâu dài, bạn sẽ là một quản lý tồi với những nhân viên yếu kém về kỹ năng.

Vì vậy, hãy rèn luyện kỹ năng đào tạo nội bộ và huấn luyện nhân viên ngay bây giờ, kể cả những công việc tưởng chừng đơn giản. Bạn cũng có thể khuyến khích những nhân viên giỏi chuyên môn, tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm cho đội nhóm. Việc này sẽ gia tăng văn hóa học tập, đồng thời khai thác tối đa nguồn lực nội bộ.

Có thể bạn quan tâm: 05 “thời điểm vàng” giúp nhà quản lý tạo nên văn hoá học tập, chia sẻ trong tổ chức

4. Kiểm tra công việc theo quá trình 

Đối với những người quá tải dẫn tới tình trạng chán nản, căng thẳng và làm việc qua loa, bạn có thể áp dụng cách quản lý nhân viên theo quá trình MBP.  Phương pháp này có tên đầy đủ là Management by Process (1903), quản lý theo một chu trình đã được phân tích kỹ lưỡng và xác định các mốc thời hạn cần hoàn thành. Đây cũng là nền tảng của hệ thống kiểm định chất lượng ISO.

Phương pháp này sẽ giúp bạn kiểm soát số lượng công việc bàn giao cho nhân viên hiệu quả, từ đó tránh tình trạng quá tải. Cụ thể, bạn có thể thiết lập một danh sách, bao gồm các cột: đầu công việc, mốc thời gian cần hoàn thành, các chỉ số để đánh giả định kỳ. Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể ứng dụng các phần mềm trực tuyến để kiểm soát công việc như: Trello, Asana, Todoist,…

5. Phản hồi tạo động lực cho nhân viên

Giao tiếp và thường xuyên phản hồi là những cách quản lý nhân viên giỏi hiệu quả. Tuy vậy, làm thế nào để phản hồi tích cực mang tính xây dựng thì không phải quản lý nào cũng biết. Trong trường hợp này, bạn có thể ứng dụng mô hình Hamburger, bao gồm 3 bước: Ghi nhận, khen ngợi những gì nhân viên làm tốt, Khéo léo, nhắc nhở về những việc chưa đạt yêu cầu, Gợi ý hướng giải quyết vấn đề.

Ngoài ra, còn những cách tạo động lực khác như: AID, KFDB, FAST. Hãy tìm hiểu và luyện tập để có thể ứng dụng linh hoạt trong nhiều tình huống khác nhau. Ngoài ra, một sai lầm thường thường hay mắc phải khi phản hồi và quản lý nhân viên cấp dưới là: quá tập trung vào tính cách thay vì kết quả công việc. Điều này sẽ dễ gây mâu thuẫn giữa quản lý và nhân viên, vì vậy, bạn hãy cẩn thận nhé.

Tạm kết

Trên đây là 5 kỹ thuật quản lý nhân viên hiệu quả, được tổng hợp bởi các chuyên gia đào tạo tại VMP Academy. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo các khóa đào tạo quản lý, nhằm nâng cao kỹ năng và có môi trường thực hành nhé.