Onboarding là tổng hợp các hoạt động đào tạo hội nhập, nhằm chào đón và giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc. Tuy nhiên, để Onboarding diễn ra thành công nhất, nhà quản lý cần có kế hoạch và quy trình cụ thể. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 7 bước xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả.
1. Xác định mục tiêu của quy trình Onboarding
Nhà quản lý cần phải phối hợp chặt chẽ với phòng nhân sự hoặc bộ phận tuyển dụng để xác lập những tiêu chí và giá trị cốt trong cần phải có khi triển khai Onboarding, ví dụ như:
- Mùa tuyển dụng nhân viên sẽ bắt đầu khi nào?
- Đâu là những thông tin mà nhân viên sẽ quan tâm
- Những chính sách, thủ tục và điều lệ nào mà nhân viên cần nắm rõ?
- Điều gì mà bạn có thể chia sẻ cho nhân viên
- Hoạt động nào sẽ giúp nhân viên mới hòa nhập với đội nhóm của bạn.
- Ai sẽ là người đồng hành cùng họ trong quá trình Onboarding.
- Mục tiêu mà bạn đặt ra cho nhân viên mới là gì?
2. Gửi thư xác nhận và chào mừng
Sau khi hoàn thành phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng cần gửi cho ứng viên thư xác nhận chính thức, đồng thời thể hiện sự chào mừng và những thông tin cơ bản về ngày đầu nhận việc. Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và chuẩn bị sẵn sàng để bắt đầu.
Những nội dung cần có trong thư xác nhận gồm:
- Xác nhận ngày, giờ và địa điểm bắt đầu làm việc
- Hoạt động sẽ diễn ra vào ngày đầu tiên
- Thông tin về các tài khoản email mà ứng viên cần chuẩn bị trước khi đi làm (nếu có)
- Những dụng cụ cần thiết (laptop, điện thoại,…)
- Yêu cầu về trang phục
3. Chuyến thăm văn phòng đầu tiên
Buổi thăm quan văn phòng sẽ tạo ấn tượng quan trọng nhất đối với nhân viên vì đây là lần đầu tiên họ chính thức cảm nhận được môi trường doanh nghiệp với tư cách là một thành viên. Môi trường phù hợp không chỉ gia tăng sự hứng khởi mà còn tạo động lực cho nhân viên về một hành trình mới.
Bên cạnh đó, hãy sắp xếp cho nhân viên mới được gặp gỡ và làm quen với những đồng nghiệp mà họ sẽ làm việc cùng trong tương lai. Đồng thời giúp họ có cái nhìn toàn cảnh về không gian làm việc, sự bố trí giữa các phòng ban và giới thiệu các phòng chức năng trong công ty.
4. Đào tạo định hướng – Orientation
Orientation thường diễn khoảng 1 đến 2 ngày trong tuần làm việc đầu tiên. Các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi đào tạo định hướng – Orientation là: giới thiệu về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp,…
Tuy nhiên, đào tạo định hướng truyền thống thường bị đánh giá là nhàm chán và gây buồn ngủ, vì vậy, nhà quản lý hoàn toàn có thể biến Orientation trở nên thú vị hơn bằng cách ứng dụng E – learning (học qua nền tảng trực tiếp) hoặc Micro learning (chia nhỏ khóa học thành nhiều học phần trong ngày).
Bạn có thể tham khảo: 05 “thời điểm vàng” giúp nhà quản lý tạo nên văn hoá học tập, chia sẻ trong tổ chức
5. Theo dõi quy trình Onboarding
Bộ phận nhân sự hay quản lý trực tiếp cần theo dõi quy trình Onboarding liên tục để đảm bảo quy trình này được diễn ra hiệu quả và đúng kế hoạch. Việc theo dõi liên tục cũng sẽ tạo cơ hội cho bạn dễ dàng đưa ra lời nhận xét phù hợp cho nhân viên, tránh tạo ra những ngộ nhận và lỗ hổng kiến thức không đáng có.
Giai đoạn này cũng là cơ hội để bạn truyền tải tinh thần học tập chủ động cho nhân viên bằng cách: cung cấp cho họ những tài liệu để tiếp nhận công việc hiệu quả, khuyến khích nhân viên tự tìm ra câu trả lời cho những thắc mắc của họ, tạo cơ hội cho nhân viên thỏa sức sáng tạo trong phạm vi trách nhiệm,…
Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể ứng dụng thêm hình thức đào tạo On the job training – hướng dẫn và đào tạo trực tiếp trên công việc để nhân viên có cơ hội sử dụng kĩ năng đã học vào môi trường làm việc thực tế.
Có thể bạn quan tâm: Điểm danh 08 phương pháp đào tạo hiệu quả
6. Điều chỉnh kế hoạch phù hợp
Quy trình Onboarding thường diễn ra từ 3 tháng đến nhiều nhất là 1 năm tùy vào mức độ tiếp thu của nhân viên và kế hoạch của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà quản lý có thể linh động điều chỉnh thời gian hội nhập sao cho phù hợp nhất để tiết kiệm chi phí và tận dụng tối đa năng suất của nhân viên.
Tuy nhiên, hoạt động này yêu cầu nhà quản lý cần có những công cụ đánh giá và đo lường cụ thể để tránh tình cảm nhận chủ quan.
Có thể bạn quan tâm: MÔ HÌNH CIPP | CÔNG CỤ ĐÁNH GIÁ ĐÀO TẠO HIỆU QUẢ
7. Xây dựng lộ trình phát triển trong tương lai của mỗi cá nhân
Sau khi kết thúc chuỗi đào tạo hội nhập, quản lý trực tiếp cần tổ chức những cuộc họp nhỏ để nhận xét và góp ý với từng cá nhân. Hoạt động này sẽ giúp nhân viên cô đọng lại những kiến thức và có cái nhìn tổng quan về những giá trị mà bản thân đã nhận được.
Đặc biệt, điều nhân viên quan tâm chính là lộ trình phát triển của họ sau khi kết thúc quy trình Onboarding. Nhà quản lý cần đưa ra những phản ánh chân thật nhất và hỗ trợ nhân viên định hướng sự nghiệp. Theo lẽ dĩ nhiên, nếu nhân viên không thể đáp ứng được mong muốn của công ty hoặc ngược lại, thì đây cũng là lúc họ nhận ra môi trường này hoàn toàn không phù hợp với họ.
Có gần 90% nhân viên sẽ quyết định nên tiếp tục hay rời khỏi công ty trong 6 tháng đầu tiên, và Onboarding sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lựa chọn của họ. Sự tôn trọng và quan tâm sẽ là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài.
Tạm kết về quy trình Onboarding
Quy trình Onboarding không phải là một khóa học ngắn hạn, nó là một chuỗi đào tạo hội nhập gồm nhiều hoạt động và sự tham gia của các bên khác nhau. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích góp phần giúp bạn đọc dễ dàng hình dung và triển khai hiệu quả Onboarding.
